Тайм-менеджмент ч.2
Работа в DNS - подписывайся!
С тем, что управлять своим временем очень важно, мы уже определились благодаря нашей первой статье. Это хорошо, но что делать с этим желанием дальше? Конечно же осуществлять и применять на практике!
Настало время углубиться в тему!
Перечислим готовые техники тайм-менеджмента, которые ты можешь брать и применять для своих текущих дел!
Матрица Эйзенхауэра — помогает расставить приоритеты. Об этой технике мы уже упоминали в статье о подготовке к отпуску. Матрица помогает разделить все задачи на 4 категории по важности и срочности.
Принцип Парето — в общем виде формулируется как «20 процентов усилий дают 80 процентов результата, а остальные 80 процентов усилий — лишь 20 процентов результата». В контексте тайм-менеджмента это правило звучит так: 20 процентов дел и затраченного времени дают 80 процентов результатов; 80 процентов дел и затраченного времени дают 20 процентов результатов. Поэтому сначала нам необходимо определить те 20 процентов дел, которые принесут максимальный результат и начинать с них.
Диаграмма Ганта — один из наиболее популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.
Эта техника позволяет:
- Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность
- Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач
- Детально проанализировать реальный ход выполнения задач
Хронометраж — позволяет изучить сколько времени затрачивается на то или иное действие и таким образом выявить те моменты, на которые приходится больше всего неэффективных трат. Часто эту технику используют на производстве отдельные специалисты в этой области, но чтобы провести хронометраж своего рабочего дня самостоятельно рекомендуем делать это в три этапа:
- Зафиксировать. В течение минимум 2-х недель раз в один-два часа фиксируй выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить.
- Выделить важное. На основе данных первого этапа определи, какое время тратилось с пользой, в каком случае задачу можно было сделать быстрее, а какое время было потрачено зря.
- Планировать. На основе полученной статистики скорректируй свою работу.
Список задач (to do list) — эта техника представляет собой перечень запланированных действий. Каждый пункт списка — задача для выполнения. Выполнил задачу - ставь галочку или вычеркивай пункт. Всё очень просто, а главное не нужно держать все задачи в голове, боясь что-то упустить!
Постановка целей по схеме SMART — технология постановки и формулировки целей, о которой мы подробно писали в статье о целеполагании:)
Подготовка с вечера — этот способ особенно полезен тем, кому трудно вставать по утрам. Чтобы сэкономить время, с вечера нужно подготовить список задач, чтобы заранее понять нагрузку, которая предстоит. А также не помешает подготовить рабочую одежду и обед в офис.
Дедлайны — если сроки не поставлены кем-то извне, попробуй установить их для себя сам, так легче бороться с прокрастинацией. А так как самостоятельно установленные сроки обычно менее эффективны, чем внешние дедлайны, чтобы сдвинуть дела с мертвой точки, можешь выделить себе “куратора”, который поможет с контролем. Им может стать твой коллега, а для внерабочих дел — друг.
Автофокус особенно полезен тем, кто работает без дедлайнов, плюс затрудняется определиться, какую задачу делать первой. Поэтому все дела нужно занести в один список, а затем начать читать его пока не захочется остановиться на какой-нибудь задаче. При этом масштаб задачи не важен, важно желание ее выполнить. Завершил дело — вычеркни его и повтори тот же принцип с оставшимися в списке задачами.
Сделай это завтра или метод закрытого списка — список задач на день неизменен, новые задачи могут быть добавлены только в список на следующий день. Таким способом предлагают отделять “настоящую работу” и “занятость”. Настоящая работа поможет тебе расти в своей профессии, здесь полноценно применяются твои навыки и знания, обычно это сложные задачи, которые могут вызывать сопротивление. А занятость появляется если эту работу откладывать ради мелких текущих задач, что создает ощущение перегруженности.
Деление большой задачи или техника поедания салями по кусочкам. Чтобы большая задача не пугала объемом, необходимо ее разложить на этапы или шаги. Тогда задача станет понятным списком действий и не будет больше казаться невыполнимой.
Методы фиксированного времени. Сюда относят методы работы по таймеру.
Например, техника Pomodoro.
Большое количество коротких перерывов позволяет немного отдохнуть, сменить деятельность. Важны как промежутки работы, так и отдыха. И чтобы все работало — промежутки должны быть фиксированными.
Принцип девяти дел — основан на иерархии задач. Следуя ему, в течение дня нужно выполнить одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. В эту технику рекомендуют вносить как рабочие, так и личные задачи.
Напоминаем, что не нужно использовать все техники сразу! Можно подобрать несколько, которые будут эффективны именно для тебя и твоих задач.
Это еще не всё, что мы хотим рассказать о тайм-менеджменте :)
Продолжение следует...
Наши предыдущие статьи:
Текст составила Олеся