"Как перестать гореть", или немного о проблемах входящего потока информации современного человека, часть 4

Был в разъездах, немного притормозил. Возвращаемся к теме ;)

Итак, все предыдущие посты были о том, почему стоит организовать свою жизнь, а этот пост — уже про непосредственное техническое исполнение моей версии GTD. Для тех, кто не читал предыдущие темы:

https://telegra.ph/Kak-perestat-goret-ili-nemnogo-o-problemah-vhodyashchego-potoka-informacii-sovremennogo-cheloveka-chast-1-03-27 - размышления о жизни современного менеджера

https://telegra.ph/Kak-perestat-goret-ili-nemnogo-o-problemah-vhodyashchego-potoka-informacii-sovremennogo-cheloveka-chast-2-03-27 - способы организации задач, так, чтобы эта жизнь стала лучше

https://telegra.ph/Kak-perestat-goret-ili-nemnogo-o-problemah-vhodyashchego-potoka-informacii-sovremennogo-cheloveka-chast-3-03-27 - ловушки, в которые можно попасть самоорганизовываясь

https://habr.com/ru/company/itsumma/blog/445886/ - сводка вышеперечисленного на хабре

Начать вести задачи я пытался уже, наверное, в 20-й раз, и каждый предыдущий раз срывался у меня, как теперь я понимаю, по двум причинам.

Во-первых, для того, чтобы выделять время ведению задач, нужно понять — зачем это делается.

Вообще, сложно вести любую работу, когда ты не понимаешь для чего она. "Упорядочить жизнь" - не самая лучшая цель, так как "упорядоченная жизнь" — это достаточно размытое явление.

Ты начинаешь вести задачи, тратить на это время, делаешь меньше задач, все это начинает копиться — во имя чего?

Снизить уровень тревоги, снизив уровень неизвестности - цель гораздо лучше, на которую вполне можно потратить час в день.

Во-вторых, все методологии, которые я читал, описывают сразу конечное состояние процесса. "Вам нужно взять ToDoIst, разбить по проектам, интегрировать с календарем, делать ревью задач за неделю, приоритезировать задачи" — это просто очень сложно начать делать сразу. Как и в программной разработке, я считаю, что нужно пользоваться методом прогрессивного джпега (https://www.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/167/) - итеративно дорабатывая процесс.

Поэтому, пройдусь по своим "итерациям", и, может быть, в таком же виде это пригодится и вам.

Трелло, пара списков.

Создаем всего 4 списка, используем десктопное и мобильное приложение.

Списки:

Дела — все задачи, которые приходят в голову записываем сюда. Записываем сразу, как только они приходят в голову. "Выкинуть мусор" — задача. "Вымыть посуду" — задача. "Назначить планерка" — задача. Ну, и так далее. Еще раз - записываем абсолютно все задачи, я не хочу переживать про то, что уже третий день забываю купить лампочку. Даже самые очевидные вещи могут быть забыты, если случилось что-то внезапное или просто был тяжелый день.
Дела на сегодня — каждый вечер переносим дела из доски "Дела" в доску "Дела на сегодня". Абсолютно нормально, если к вечеру часть дел — будет там оставаться, об этом чуть ниже. Со временем - начнем понимать сколько же задач может быть в списке, чтобы большую часть этих задач можно было сделать в запланированный день.
Сделано сегодня — эта доска, главный способ снизить тревогу "я ничего сегодня не сделал" и хороший путь для дальнейшей рефлексии по поводу самоорганизации. Записываем сюда все задачи, которые сделали сегодня, даже не из списка запланированных. "Позвонил Вася по поводу документов" - записали. "Попросили подписать бумаги" - записали. "Обсудили с Антоном договор" - записали. Таким образом к концу дня вы поймете, на что на самом деле вы потратили время, и что могли не делать из этих задач ради выполнения плана.
Готово — список всех выполненных задач. В начале, или в конце дня я переношу "Сделано сегодня" в "Готово". По сути, это такая мусорка, в которой просто можно найти выполненные задачи, регулярно чищу.

В процессе записи всех задач есть сложность — они могут приходить в голову за рулем или, в целом, в тот момент — когда печатать сложно. Неожиданно открыл для себя возможность голосового набора в андроиде, которая, как оказалось, работает сильно лучше, чем я думал. Скорее всего, такое есть и в айфоне.

Трелло, "мини-календарь"

В какой-то момент становится понятно, что некоторые задачи — точно привязаны по времени, а про некоторые задачи, привязанные ко времени — хочется не забывать в течение недели, чтобы не запланировать на это время что-то еще. С календарем у меня всегда было сложно, поэтому я добавил несколько досок с названиями "Дела на понедельник", "Дела на вторник", "Дела на среду" итп, в которые стал записывать привязанные ко времени дела.

Таким образом, когда нас спрашивают: "Можем ли мы поговорить в четверг в 16:00" — бежим в доску и смотрим, что у нас там записано на это время - если ничего, можно записать. С наступлением каждого соответствующего дня — перекидываем задачи из одного списка, например, "дела на четверг" - в "дела на сегодня".

Почему не календарь? Для меня — жутко сложно использовать две утилиты одновременно. Если использовать для этого календарь — мне нужно будет в него зайти, заполнить, регулярно заходить в него, чтобы проверить - не забыл ли я что-то,

Где-то здесь я пришел к границам Trello. Основной проблемой стало то, что в день записывалось больше 50 задач, и был довольной большой пул "дел", привязанных как к общему списку, так и к спискам, привязанным к дням. Как понять, что задачу, которую мне надо сделать я уже не записал? Стали появляться дубли. Как одновременно приоритезировать все задачи по одному из проектов? Как дать другим другим людям возможность посмотреть твои календарные планы?

Мне нужна была система, которая, сохраняя относительную легкость:

Могла бы группировать задачи по проектам.
Иметь календарную привязку (выполнить завтра), и автоматически переносить это в задачи на сегодня, с наступлением дня.
Желательно — интегрировалась бы с Google-календарем.

Вот здесь - я вернулся к ToDoist, и вот на этом этапе — он оказался самым подходящим решением.

Текущий поток в ToDoist

Inbox

Любые входящие задачи пишем в Inbox, который стараемся сразу разбирать. Под разбором подразумевается:

определение даты, когда задача будет выполнена (для коротких задач я, чаще всего, ставлю Today, а уже к вечеру — понимаю, когда, на самом деле, ее можно будет сделать).
определение проекта, к которому можно будет отнести задачу (для статистики и возможности каким-то образом сменить приоритет у всех задач по проекту)

Задачи, которые пришли в голову, и которые необязательно делать в ближайшее время уходят в проекты Uncategorized Personal ("взять подстаканники в машину") и Uncategorized Work ("подумать, когда можем устроить стратсессию по PR"). В ToDoist можно назначать повторяющиеся задачи, каждые выходные у меня появляется задача "Разобрать Uncategorized Personal", а каждый понедельник — "Разобрать Uncategorized Work".

Интеграция с календарем

ToDoist отлично интегрируется с Google-календарем, причем в обе стороны. Календарь у меня расшарен с коллегами, чтобы они могли видеть, когда до меня точно не достучаться.

При этом задачи из календаря переносятся и в обратную сторону, я могу сказать "Серега, посмотри по моему времени на пятницу и запиши там встречу", которая окажется и в календаре и в ToDoist. Так, фактически, я впервые начал пользоваться календарем, при этом мне не нужно создавать события в нем.

Обработка не оперативных входящих задач

Я принудительно не бросаюсь делать задачи сразу, кроме тех задач, где пожар очевиден. "Нам срочно надо связаться с руководством компании ABC, так как сервер лежит а ответа от ее сотрудников нет" — очевидно оперативная задача, которую откладывать нельзя, а вот "Женя, можно я позвоню тебе сейчас поговорить про один проект новый" — даже если очень интересно - превращается в "Запланировать когда можно будет поговорить с X про Y", которая уже превратиться в задачу "Сказать X, что мы можем поговорить тогда-то" и задачу "Поговорить с X про Y", уже привязанную ко времени. Практически любая входящая задача превращается вначале в "Запланировать".

Приоритезация задач

Все задачи, включенные в день — не выполнить. Наблюдая за собой, я понял следующее (у каждого - числа будут иные, но главное — прийти к выводам).

На каждый день у меня записывается порядка 50-70 задач.
Комфортно для себя (без чувства усталости в конце дня) я могу сделать до 30 задач.
Сделав до 50 задач, я устану, но не критично.
Я могу закрыть 70 задач, но после этого я с трудом выйду из "потока трудоголизма", с трудом усну и в целом буду мало социален.

Исходя из этого я решаю, что мне делать сегодня. В ToDoist есть приоритезация каждой задачи, поэтому каждое утро я выбираю критические для выполнения задачи, а остальные - выполняю уже исходя из возможностей и желания. Каждый день - переношу порядка 40-20 задач на следующий, что интересно, при этом - задач на следующий день становится опять 60-70.

Ведение статистики

Очень хочется понимать в целом, сколько времени ушло сегодня на дела, связанные с работой - и на какие именно дела.

Для этого я использую приложение RescueTime (https://www.rescuetime.com/), которое стоит и на телефоне и на лэптопе и Google Maps Location History (да, я не параноик).

Мы живем за городом, поэтому время, потраченное на дорогу — очень интересно. Сейчас, когда я не уставший, я, по дороге, слушаю аудиокниги, чтобы хоть как-то использовать эти 40 минут.

Данные я пока не агрегирую, создавая своеобразный персональный Data Lake, придет время — доберусь до этого.

Заключения не будет

Четыре статьи — это довольно много. Хочется, как-то, объединить это в целом, постараюсь сделать это позже, но пока, представим, что я делаю доклад и говорю итоговые тезисы.

Жизнь современного человека — большой поток входящих задач, снизить этот поток — не удастся, надо научиться управлять этим потоком.
Большинство тревог — от неизвестности предстоящего. Если мы будем понимать, что нас ждет в ближайшие дни — этих тревог станет мало.
Ради этого — можно тратить время на организацию своего дня. Я знаю, что случится сегодня, что будет завтра и не забываю о тех задачах, о которых раньше забывал.
Ведение тасктрекинга — не самоцель, а способ воспитания. Вещи, которые раньше делать было лень или вещи, до которых никак не добирались руки - становится сильно легче делать. Многие люди (и я среди них), вообще, в целом, лучше себя чувствуют, когда задачи ставятся из внешнего мира. Тасктрекинг — это такой способ ставить задачи самому себе и научиться жить своими желаниями (это сложная, отдельная тема, о которой расскажу потом).
Работа — это не самоцель, цель - так организовать свое рабочее время, чтобы появилось предсказуемое свободное время, когда ты можешь заниматься собой, семей, своими интересами.