"Как перестать гореть", или немного о проблемах входящего потока информации современного человека, часть 2
Думал уместить все в нее, но видимо будет еще продолжение, извините.
Про организацию задач я решил рассказать по своей истории, в этом тексте - первая часть, как я, собственно, дошел до их записи, работы с ними и первом этапе обработки задач. В среду напишу дальше.
Необходимый disclaimer #1: значительная часть вещей это мои додумки - и, наверняка, все это уже придумано заранее, и, наверняка, что-то может быть и неправильно, но на текущий момент для меня - работает (с некоторыми ловушками, о которых - в конце).
Необходимый disclaimer #2: если это работает для меня, это совсем не значит, что это будет работать для всех. Я включаю "режим наставника", но это не панацея для всех.
В моем случае речь идет о режиме работы менеджера с очень большим количеством входящих задач (технически сейчас получается 30-60 задач в день, но это уже на микроуровне).
Итак, если кратко пересказать первый пост, то основная моя позиция состоит в том, что, учитывая то, что значительная часть задач приходит извне или модифицируется в процессе исполнения - заранее запланировать день/неделю становится невозможно, а главное - объем входящих запросов практически не поддается регуляции - соответственно, надо научиться с этим жить.
Очень важным моментом является, собственно, понимание того, что значит "научиться с этим жить".
Первая детализация "научиться жить с потоком", которая у любого человека приходит в голову - "не забывать про дела", "выполнять максимальное количество дел", "получить больше свободного времени", и так далее.
На самом деле, если задуматься, то единственное, что хочется сделать - сделать так, чтобы жить было комфортно.
Для меня это в первую очередь не испытывать тревоги, беспокойства, расстройства в этом потоке.
Свободное время не появится в запланированном режиме само по себе.
Если ты "запланировал" на воскресенье отдыхать, но всю дорогу думаешь о делах на понедельник и понимаешь, что с ними надо справиться (и непонятно, как это сделать) - отдых не получится. Поэтому остановимся на снижении тревоги и большем чувстве комфорта, а если это поможет, то свободное время вы уже дальше сможете организовать.
Я попытался начать этот текст с точки зрения текущего понимания, но осознал, что такие тексты я читал и до этого, и, лично мне, они мало помогали. Для меня это, как и разработка - итеративный процесс и я просто пройдусь по итерациям до текущего момента.
1. Как это было до трекеров.
До последнего времени я был очень неорганизованный в плане "административных" процессов человек.
Я никогда нормально не мог (да и сейчас не могу) вести бумажные ежедневники, записать и сформулировать задачу - очень сложное для меня дело, а регулярно сидеть в каком-то таск трекере - так совсем тяжело.
Я это принял, и моей основной концепцией было то, что дела, которые есть у меня в голове - самые важные.
Обработка задач у меня происходила в таком режиме:
- задача про которую помню - выполнить, как дойдут руки
- входящая задача - если делается быстро, выполнить сразу как получил, если делается долго - пообещать, что сделаю
- задачи, про которые забыл - сделать только тогда, когда про них напомнили.
С этим более-менее нормально жилось какое-то количество времени, пока "задачи, про которые забыл" не превратились в проблему.
В проблему это превратилось в двух ипостасях:
- Практически каждый день прилетали забытые задачи, которые нужно было сделать уже край - сегодня (хардкор, который добил - смска от приставов о списании денег со счетов за штраф ГИБДД перед вылетом в Штаты и срочная необходимость разобраться - пустят ли меня вылетать вообще)
- Огромное количество людей считает некорректным переспрашивать про просьбу и оставляет это в себе. Люди обижаются на то, что ты что-то забыл, если это личная просьба, а если это рабочая просьба - она, в итоге, превращается в пожар, который надо сделать сегодня (см. пункт первый)
Каждый пожар дергал, жить с этим пожаром стало невозможно и я решил что-то с этим сделать.
2. Первые шаги
Первым этапом, который я решил начать - была просто выгрузка всех дел из головы в наипростейшую для меня систему, ей оказалось трелло: интерфейс очень быстрый, процедура создания таска - минимальна по времени, есть простая аппа на телефон.
Тут начинается перекличка с GTD, о котором прочитал чуть позже.
- Первая крутая штука из GTD:
Cлава богу, я 10 лет так или иначе занимаюсь менеджментом в айти и понимаю, что "создать приложение" - таск обреченный, также как и "сходить к врачу".
Я сразу же стал разбивать задачи на декомпозированные задачи в виде действий.
Я четко понимаю, что я человек, очень зависимый от положительного фидбека, который в виде фидбека "смотри сколько ты сегодня сделал", я и сам могу себе дать (если вижу).
Поэтому задача "сходить к врачу" превращается в задачи "выбрать к какому врачу сходить", "выбрать время когда можно пойти к врачу", "позвонить и записаться к врачу", при этом я не хочу себя напрягать - каждую из задач вполне можно сделать в один из дней недели, и быть довольным что какой-то шаг в задаче ты уже прошел.
Ключевой поинт: декомпозиция тасков, и запись тасков в виде коротких действий
- Вторая крутая штука из GTD (до этого не дошел сам пока не прочитал):
Пока задача у тебя в голове, пока ты думаешь, что ее надо когда-то выполнить - ты не будешь спокоен.
Если она еще при этом и не записана, и ты ее забыл - ты будешь мучиться, когда вспомнишь о ней и вспомнишь, что забыл.
Это касается всех дел, включая бытовые: уехать на работу и по дороге вспомнить, что забыл выкинуть мусор - совсем не круто.
Эти переживания просто не нужны. Поэтому я стал записывать _вообще_ все дела.
Задача состоит в том, чтобы, натренировав в себе выгрузку всех (абсолютно всех) дел в любой трекер (я на том этапе использовал трелло), следующим этапом ты начинаешь потихонечку перестаешь думать о записанных делах в голове.
Когда ты понимаешь, что _все_ о чем ты думал сделать записано, и рано или поздно до этого дойдешь - лично для меня, беспокойство уходит.
Ты перестаешь дергаться от того, что посреди дня вспоминаешь, что хотел поменять лампочки в коридоре, поговорить с работником или написать документ (и срочно кидаешься его писать).
Минимизируя количество забытых (в этом контексте - незаписанных) задач я минимизирую беспокойство, которое возникает, когда я вспоминаю об этих самых забытых задачах.
Все не записать и не вспомнить, но если раньше таких задач было 100, то к определенному моменту их остается 10, и просто "инцидентов" беспокойства становится меньше.
Ключевой поинт: записываем все, вообще все, даже если уверены, что запомним. Все не запомнить, как бы глупо это не звучало я записываю все вплоть до "выгулять собаку".
3. Как это технически выглядело на первом этапе (с небольшими доработками в процессе).
1. Таск менеджер - трелло, десктопное приложение на компьютере и приложение на телефоне.
2. Доски: Задачи на сегодня, Задачи, Сделано сегодня, Готово, Бэклог.
Бэклог: задачи про которые не надо задумываться сейчас, но которые стоит сделать, когда появилось время.
Задачи: задачи которые надо делать в ближайшее время.
Задачи на сегодня: каждый вечер в задачи на сегодня я переношу набор задач, которые нужно будет сделать на следующий день.
Сделано сегодня: перекидываю сделанные сегодня задачи, ну и
Готово: весь пул сделанных задач.
4. Про обработку входящего потока
Теперь - важный момент про входящий поток и чувство неудовлетворенности от невыполненных задач в конце дня.
На этом этапе я еще не стал разруливать поток, но _каждую_ входящую просьбу, которую я делал я стал записывать в "Сделано сегодня".
Подписал документы - записываю.
Поговорил с Ивановым, Петровым, Сидоровым, которые пришли поговорить - каждое из этих действий - карточка в сделано сегодня.
Поговорил 1 минуту - все равно записал.
Это стало _очень_ помогать на первом этапе не переживать по поводу того, что не все дела, которые были запланированы сегодня сделаны. ВСЕГДА будет оставаться некоторое количество дел, которые не были выполнены), а в дальнейшем - приоритезировать входящий поток. Но об этом позже.
К этому моменту ключевыми достижениями для меня стали:
1. Пропали напоминалки от людей про задачи, про которые я вообще забыл, это перестало дергать и беспокоить.
Я понимаю, что тот или иной человек ждет от меня фидбека и, даже если он напомнил про обещание - это не гром среди ясного неба "Блин, я же ему обещал и забыл!", минус беспокойство.
2. Значительно снизилось количество неудовлетворенности от прожитого дня - "задумал сделать то, то и то и НИЧЕГО вообще не сделал" - задачи не сделал, так как было 20 других задач, которые пришли на вход и которые я решил, что надо сделать. Возможно, надо было не делать то, что делал в течении дня - для того чтобы выполнить запланированное, но записанные "незапланированные" дела дают возможность анализа приоритезации в дальнейшем (см. пункт 3)
3. Потихонечку стал подходить к приоритезации и делегированию задач, но об этом (и усложнении организации досок в трелло, которые привели к тудуисту, и как я научился пользоваться календарем) - постараюсь в среду