รับมือกับการขาดงานของพนักงาน

รับมือกับการขาดงานของพนักงาน

Weladee


March 21, 2021

Weladee


ในขั้นต้น การขาดงานหรือการมาทำงานสายของพนักงานอาจจะดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ ตราบจนกระทั่งมีเหตุฉุกเฉินเกิดขึ้น ตารางกะต้องถูกปรับเปลี่ยน การจัดเตรียมจัดหาพนักงานมาทำงานทดแทนพนักงานที่ขาด แต่ถ้าหากการขาดงานเกิดขึ้นบ่อย อาทิตย์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง จะเกิดอะไรขึ้นถ้าการขาดงานกลายเป็นพฤติกรรมประจำของพนักงาน


การขาดงานของพนักงานคืออะไร?

การขาดงานของพนักงานเป็นการขาดงานบ่อยครั้งโดยไม่มีสาเหตุที่ถูกต้อง การขาดงานไม่รวมถึงการไม่แจ้งลาเป็นครั้งคราว การไม่มาทำงาน หรือกรณีที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่นความเจ็บป่วย หรืออุบัติเหตุ


รับมือกับการขาดงานของพนักงานอย่างไร

การขาดงานของพนักงานอาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ เมื่อสิ่งนี้กลายเป็นนิสัยหรือพฤติกรรมที่ทีมของคุณยอมรับ ท้ายที่สุดคุณไม่สามารถบังคับให้พนักงานมาทำงานตรงเวลาได้ แต่แทนที่จะดูค่าใช้จ่ายของการขาดงานที่ไม่คาดคิดเพิ่มขึ้นลองใช้กระบวนการ 6 ขั้นตอนนี้เพื่อลดการขาดงานของพนักงาน:

1. สร้างนโยบายการเข้า-ออกงานของพนักงาน

ขั้นตอนแรกในการเรียนรู้วิธีจัดการกับการขาดงานของพนักงาน  สร้างนโยบายการเข้า-ออกงานของพนักงาน  การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานที่สถานที่ทำงานควรตรงไปตรงมา แสดงการเข้างานตรงเวลาตามกำหนด แต่ในความเป็นจริงการหาวิธีติดตาม จัดทำเอกสาร และแก้ไขปัญหาการขาดงานของพนักงานอาจเป็นเรื่องซับซ้อนและมี หากเป็นเช่นนั้นแล้วจะเกิดอะไรขึ้นมากมาย (IFTTWIFTTW—if that, then what)  จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพนักงานมาสาย 45 นาที แต่ยังคงมาทำงาน? จะเป็นอย่างไรหากมีลูกป่วยหรือเหตุฉุกเฉินอื่น ๆ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพวกเขาไม่มาทำงานเลย? แล้วยังไง?

ไม่สำคัญว่าธุรกิจของคุณจะมีแผนกทรัพยากรบุคคลอย่างเป็นทางการหรือไม่ หรือมีพนักงาน 5 หรือ 50 คน นโยบายการเข้า-ออกงานอย่างเป็นทางการ ทำให้ความคาดหวังสำหรับพฤติกรรมการทำงาน และการดำเนินการทางวินัยชัดเจนสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน ดังนั้น ใช้เวลาสักพักในการกำหนดนโยบายที่ยุติธรรมต่อทั้งคุณ และพนักงานของคุณ พิจารณาปัญหาการเข้า-ออกงานที่แตกต่างกัน เช่น การขาดงานโดยการแจ้งล่วงหน้า การขาดงานที่กระทันหัน และการมาทำงานสาย จากนั้นตัดสินใจลงโทษทางวินัยที่จำเป็น และขั้นตอนต่อไปสำหรับแต่ละข้อ ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ให้มุ่งเน้นไปที่การสร้างนโยบายที่กำหนดความเป็นส่วนตัว และกำหนดความหมายของการขาดงานแต่ละประเภทด้วยภาษาที่ชัดเจน และเข้าใจง่าย

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว อย่าเพียงยึดนโยบายการเข้า-ออกงานใหม่ของคุณไว้ในแฟ้มบนชั้นวาง หรือซ่อนไว้ในสมุดคู่มือพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนรวมถึงพนักงานใหม่มีโอกาสได้เห็น และรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลง เน้นความสำคัญของการเข้า-ออกงานเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน ให้พนักงานของคุณลงนามเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้อ่านนโยบาย และยินยอมที่จะทำงานภายใต้ข้อกำหนดการเข้า-ออกงานใหม่ เป็นความคิดที่ดีสำหรับคุณเพื่อยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรหากมีปัญหาทางวินัยเกิดขึ้นในภายหลัง และพูดประเด็นทางวินัย…


2. บังคับใช้นโยบายการเข้า-ออกงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ

นิสัยไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน พฤติกรรมการขาดงานของพนักงานเป็นสิ่งที่พัฒนาขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป และอาจถูกมองว่าเป็นพฤติกรรมที่ยอมรับได้ แล้วเมื่อปัญหามาถึงคุณ เพื่อเรียนรู้วิธีจัดการกับการขาดงานของพนักงาน คุณต้องบังคับใช้นโยบายการเข้างานของคุณอย่างสม่ำเสมอทุกครั้ง

นั่นไม่ได้หมายความว่า คุณจะไม่แสดงความเอาใจใส่พนักงาน หรือไม่มีที่ว่างสำหรับกรณีฉุกเฉิน ให้สร้างสถานการณ์เหล่านั้นในนโยบายของคุณในเชิงรุกแทน ขอให้มีการเลื่อนระดับสำหรับการขาดงานกระทันหัน วิธีหนึ่งอาจเป็นที่ยอมรับได้ แต่ทั้งสองอย่างอาจทำให้เกิดการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ แต่จำไว้ว่า: การขาดงานกระทันหันนั้นแตกต่างจากการ "ไม่มาทำงานโดยไม่แจ้งให้ทราบ" มาก

การส่งข้อความว่าจะมาทำงานสาย แลกเปลี่ยนกะงานกับเพื่อนร่วมงาน หรือโทรแจ้งลาป่วย อย่างน้อยก็ช่วยให้คุณรับทราบได้ว่าจะมีพนักงานไม่มาทำงานตามกำหนดการที่วางไว้ และอาจให้เวลาคุณในการจัดหาพนักงานทดแทน หรือเตรียมการสำหรับกะที่มีพนักงานไม่เพียงพอ การไม่มาปรากฏตัวอาจทำให้คุณสงสัยว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน เกิดอะไรขึ้น และปล่อยให้ทั้งทีมของคุณรอ มีแผนดำเนินการที่แตกต่างกันสำหรับทั้งสถานการณ์การเข้า-ออกงาน และนำไปใช้กับพนักงานทุกคนรวมถึงหัวหน้างานและฝ่ายบริหาร


3. ติดตามการขาดงานของพนักงาน 

เมื่อต้องจัดการกับการเข้า-ออกงานของพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องเก็บบันทึกให้ครบถ้วน วิธีติดตามการขาดงานของพนักงานขึ้นอยู่กับวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณ และหัวหน้ากะงานหรือหัวหน้างานที่จะบังคับใช้นโยบายการเข้า-ออกงานร่วม วิธีง่ายๆ อย่างหนึ่งในการติดตามเวลาของพนักงานคือการใช้แอปบันทึกเวลาอย่าง Weladee ซึ่งมีการแจ้งเตือนให้บันทึกเวลาเข้า-ออกงานได้ทันที

ทุกครั้งที่มีการขาดงาน ให้จดบันทึกไว้ไม่ว่าจะในระบบการบันทึกเวลาของพนักงานหรือในเครื่องมือการปฏิบัติงานของพนักงาน หรือพิจารณาใช้รายงาน Weladee เพื่อให้ได้รายงานการเข้างานที่แน่นอน หากไม่มีกลยุทธ์ในการจัดทำเอกสารการขาดงานของพนักงาน อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามการเข้า-ออกงานของพนักงาน และตั้งค่าสถาะนว่าเมื่อใดการขาดงานกระทันเพียงครั้งเดียวเริ่มกลายเป็นนิสัย

If your team is small enough, limiting access to yourself may be enough to track employee behavior. But if you’re not able to be everywhere at once, make sure other supervisors also have a way of documenting absences and late arrivals—even if it’s just a separate column or a notation on that weeks’ shift schedule.

หากทีมของคุณมีขนาดเล็ก การจำกัดการเข้าถึงตัวคุณเองอาจเพียงพอที่จะติดตามพฤติกรรมของพนักงานได้ แต่ถ้าคุณไม่สามารถไปได้ทุกที่ในคราวเดียว โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวหน้างานคนอื่น ๆ มีวิธีบันทึกการขาดงาน และการมาสายของพนักงาน แม้ว่าจะเป็นเพียงคอลัมน์ที่ระบุการขาดงานหรือมาสาย หรือเป็นสัญลักษณ์ในตารางกะของสัปดาห์นั้นก็ตาม

ทำไมต้องทำเอกสารทุกอย่าง? เนื่องจากการขาดงานไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่มีหลักฐานที่จะไล่ออกใครก็ได้ที่คุณต้องการ การไล่ออกที่ไม่ดียังคงทำให้คุณเสี่ยงต่อการถูกตัดสินโดยมิชอบได้ และเป็นการป้องกันด่านแรกของคุณคือบันทึกที่มีเอกสารกำกับไว้อย่างดี


4. จัดการการขาดงานที่ไม่ได้แจ้งล่วงหน้า และการไม่มาทำงานทันที

การขาดงานเกิดขึ้น แต่พนักงานไม่โทรมาแจ้งลาป่วย หรือไม่มาทำงานตามตารางกะ ให้จัดการกับสถานการณ์โดยตรง อย่าปล่อยให้เวลาผ่านไปนานเกินไป (หรือแม้แต่การขาดงานอื่น) เมื่อพวกเขากลับไปทำงาน ให้สนทนาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เหตุใดจึงเกิดขึ้นและสิ่งที่คาดหวังสำหรับพวกเขาในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทราบว่าการขาดงานของพวกเขาทำให้เกิดการลงโทษทางวินัย หรือแผนการปฏิบัติงานประเภทใด ขึ้นนอยู่กับระยะเวลาที่ขาดงาน คุณอาจจะต้องทำการอธิบายการทำงานใหม่ การวิจัยที่ผ่านมาแสดงให้เห็นว่าการอธิบายการกลับไปทำงานส่งผลในเชิงบวกต่ออัตราการขาดงาน และอาจได้ผลดีกว่าสำหรับนายจ้างรายย่อย โดยการจัดการกับการขาดงานเป็นสิ่งแรกเมื่อพวกเขากลับมา พนักงานจะรับรู้ว่าพฤติกรรมของพวกเขาถูกนำมาใช้อย่างจริงจังและไม่ได้เลื่อนลอยไปโดยไม่มีใครสังเกตเห็น


5. อย่าเพียงรักษาอาการให้ค้นหาสาเหตุ

เช่นเดียวกับที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ มีเหตุผลทางกฎหมายที่ถูกต้องสำหรับการขาดงานของพนักงาน สำหรับสถานการณ์อื่น ๆ คุณจะกำหนดกฏเกณฑ์การขาดงานของพนักงานอย่างไร พนักงานขาดงานทุกวันศุกร์ หรือวันจันทร์ จนเป็นพฤติกรรมปกติ พวกเขาดูเหมือนจะไม่ตรงเวลาทุกๆ วันอังคารหรือไม่ หรือมีใครขาดงานบ่อยเกินไป

ถ้าคุณสังเกตเห็นพฤติกรรมการขาดงานของพนักงานที่ดูเหมือนจะกลายเป็นพฤติกรรมปกติ ให้เรียกคุยกับพนักงานเพื่อสอบทถามโดยตรง พร้อมมีเอกสารหลักฐานที่จะแสดงให้พนักงานเห็นว่าทำไมจึงมีการลางานวันศุกร์ หรือวันจันทร์บ่อยๆ และสังเกตชี้แจ้งของพนักงาน

คุณอาจพบว่ามีสิ่งอื่นๆ นอกเหนือจากงานที่ส่งผลต่อการเข้าทำงานของพนักงาน และนำไปสู่การขาดงานมากเกินไป อาจมีการเปลี่ยนแปลงตารางการดูแลลูก ซึ่งทำให้หาคนเลี้ยงยากในบางวันของสัปดาห์ พวกเขาอาจเริ่มเรียนกลางคืน และดิ้นรนเพื่อให้ทันเวลาในตอนเช้า ท้ายที่สุดแล้วอาจไม่ใช่พนักงาน แต่เป็นตารางเวลาของพวกเขา

หากพนักงานของคุณมีเหตุผลที่เหมาะสมสำหรับการขาดงานมากเกินไป และผลการปฏิบัติงานของพวกเขาดีมาก ให้หาวิธีแก้ไขร่วมกัน สร้างแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพอัปเดตแบบฟอร์มความพร้อมของพนักงาน และปรับตารางเวลาที่คุณสามารถทำได้ตามต้องการ ตั้งเป้าหมายสำหรับพวกเขาในช่วง 30 วันข้างหน้า รวมถึงไม่ขาดงานหรือการมาทำงานสายอีกต่อไป 

สิ่งสำคัญคืออย่าปล่อยให้สิ่งต่างๆ ไปไกลเกินไป หวังว่านโยบายใหม่การเข้า-ออกของพนักงานของคุณจะช่วยแก้ไขปัญหาการเข้า-ออกงานเมื่อเริ่มต้นงาน การสื่อสารกับพนักงานอย่างเปิดเผยยังสามารถช่วยให้พวกเขาสบายใจในการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับตารางการทำงานที่อาจนำไปสู่การขาดงานได้

 

6. อย่าลืมให้รางวัลกับพฤติกรรมที่ดี

ลองนึกย้อนไปว่าพนักงานคนไหนของคุณทำงานพลาด มาสาย หรือลาป่วยในช่วงเดือนที่แล้ว ตอนนี้ลองนึกถึงคนที่มาทำงานปกติ มันยากไหม? หรือง่ายกว่า? ใครโดดเด่นกว่ากัน?

ในที่ทำงานการขาดงานมักจะเป็นที่สังเกตกว่าการมาทำงาน และด้วยเหตุผลที่ดี หากมีใครไม่ปรากฏตัวเพื่อทำหน้าที่ของตนก็จะสร้างความตึงเครียดให้กับทั้งทีม แต่พนักงานที่มาทำงานตรงเวลาทุกวัน และทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นในเบื้องหลังล่ะ?

มาดูสถิติกัน :


  • พนักงานที่รู้สึกไม่ได้รับการยอมรับในการทำงานมีแนวโน้มที่จะลาออกในปีหน้าเป็นสองเท่า ในขณะที่พนักงานที่ได้รับการยอมรับมีความภักดีและมีส่วนร่วมมากกว่า
  • ในปัจจุบันมีคนงานที่กำลังเติบโตขึ้น 76 เปอร์เซ็นต์ของคนรุ่นมิลเลนเนียลบอกว่าพวกเขาจะออกจากงานหากไม่รู้สึกถูกชื่นชม
  • มีคนงานเพียงหนึ่งในสามของประเทศไทย "เห็นด้วยอย่างยิ่ง" ที่พวกเขาได้รับการยอมรับหรือยกย่องว่าทำผลงานได้ดีในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมา


การยกย่องพนักงานว่ามีการเข้า-ออกงาน และผลงานที่ดีอาจเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่มีต้นทุนต่ำที่สุด แต่มีผลกระทบสูงสุดสำหรับธุรกิจของคุณ แม้ว่าคุณอาจต้องการมุ่งเน้นไปที่การกำจัดพนักงานที่มีผลงานไม่ดี แต่คุณก็ไม่ต้องการสูญเสียพนักงานที่ยอดเยี่ยมที่คุณมีอยู่ในกระบวนการนี้ หาวิธีแสดงออกและให้รางวัลกับการทำงานที่ดีเป็นประจำ กระตุ้นให้พนักงานสร้างรายชื่อในเดือนหน้าด้วยการเสนอรางวัลที่ไม่อยากพลาด เช่นวันหยุดพิเศษ หรือโอกาสในการเลือกตารางเวลาของตนเองเป็นเวลา 1 สัปดาห์

ไม่มีวิธีแก้ปัญหาในชั่วข้ามคืนในการแก้ไขปัญหาการขาดงานของพนักงาน คุณจะยังคงได้รับการแจ้งเกี่ยวกับเรื่อง “อาหารเป็นพิษ” หรือไข้หวัดวันศุกร์ แต่ด้วยการใช้นโยบายการเข้า-ออกงานของพนักงานที่เป็นธรรม การจัดทำเอกสาร และการติดตามการเข้า-ออกงาน การจัดการการขาดงานเมื่อเกิดขึ้นมีแผนปฏิบัติการสำหรับการขาดงานมากเกินไป การขาดงานที่กระทันหันจะกลายเป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่กฎ คุณอาจไม่สามารถแก้ไขสถานการณ์การเข้า-ออกทุกครั้ง (หรือแบกรับอยู่ในสนามหลังบ้าน) แต่คุณจะสามารถตั้งความคาดหวังใหม่สำหรับทีมของคุณและมีกลยุทธ์สำหรับการขาดงานของพนักงานในอนาคต

บทความอื่นที่เกี่ยวข้อง : รับมือการมาทำงานสายของพนักงาน