План работы для оптимизации работы с письмами

План продвижения сайта на 3 месяца

=== Скачать файл ===

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;. Все объявления Добавить объявление. В компании, численность которой превышает одного человека, как правило, имеются различные подразделения — сбыт, маркетинг, бухгалтерия и пр. Задачи, решаемые этими службами очень различны, различны и принципы их организации и функционирования. Тем не менее, можно описать универсальный алгоритм, который возможно использовать при оптимизации любого подразделения, не зависимо от его назначения и оргструктуры. Этим мы сейчас и займемся. Оптимизация деятельности — это комплекс мероприятий, направленный на повышение эффективности подразделения или предприятия в целом. То есть, в результате предпринятых действий подразделение начинает демонстрировать повышение производительности, снижение затрат и т. Наша задача — описание универсальных этапов оптимизации деятельности подразделения. Соответственно, во втором случае запрос обычно довольно общий, направленный на общее совершенствование системы, а в первом — более конкретный, вызванный недовольством конкретными показателями подразделения. Например, у руководителя компании может возникнуть желание уменьшить расходы конкретной службы. Дескать, слишком много она потребляет. Особенно часто такое желание возникает в отношении подразделений, напрямую не влияющих на экономические результаты компании. Пример — отдел персонала, особенно, если его функции ограничены рекрутингом. Но желание сократить издержки — далеко не единственный мотив для преобразований. Чаще всего речь идет о том, что подразделение в существующем виде недостаточно эффективно справляется со своими обязанностями. Формулирование запроса служит запускающим элементом, именно с него все и начинается. Наверное, этот пункт вызовет наибольшее удивление. Казалось бы, чего же тут определять? Отдел продаж — продает, курьерская служба — доставляет, отдел рекламы — рекламирует. Однако, все совсем не так просто. Начнем с того, что в сегодняшнем российском бизнесе понятийный аппарат более-менее устоялся, а вот с должностными обязанностями в пределах одной должности все еще очень далеко от унификации. Люди, занимающие должность с одним и тем же названием, в разных компаниях могут заниматься совершенно различными делами. Самый показательный пример — маркетологи. Разброс того, что могут вменить им в обязанности — от написания концепции развития бизнеса до личных продаж. То же самое с менеджерами по персоналу. У кого-то — обучение, мотивация, корпоративная культура, а у кого-то — хронический беспросветный рекрутинг. И такой разброс можно найти по большинству компаний. И именно поэтому, прежде чем что-то улучшать, нужно определить, какое же место это что-то занимает в общем здании компании. При ответе на данные вопросы нужно стараться соблюдать максимальную четкость и конкретность формулировок. Ответив на эти вопросы, движемся дальше. Этот пункт является ключевым. В зависимости от того, что будет избрано в качестве критерия эффективности, и будет строиться вся дальнейшая работа. Как правило, критерии выбираются исходя из задач, определенных в предыдущем пункте. Таким образом, ранее сформулированные задачи дают нам возможность оценки результативности действий подразделения. Если же мы сталкиваемся с невозможностью оценки, значит — задачи были сформулированы неверно, в процессе были допущены расплывчато-бессмысленные формулировки, и нужно возвратиться на один пункт назад. На колу мочало, начинай сначала. Берем выбранные критерии эффективности и оцениваем ситуацию по каждому из них. В итоге получаем общий отчет по подразделению, где наглядно представлена ситуация по каждой из поставленных перед ним задач. Очевидно, что этот этап также не вызывает особого труда. Формулировать задачи оптимизации стоит в положительных терминах, то есть в качестве цели указывать желаемый результат, а не отсутствие нежелательного. И вот теперь, когда все задачи поставлены, начинается самое интересное. И, как ни странно, начинаем мы эти мероприятия почти с того же самого, что и пол-страницы назад. То есть — с анализа. Но это уже другой анализ, направленный на выявление внутренних резервов. Данный список ближе всего к подробной должностной инструкции, с той разницей, что делается для всего подразделения в целом. Но для простоты его стоит разбить в соответствии с отдельными должностями. Таким образом, мы получаем детальный перечень функций, исполняемых сотрудниками подразделения. Здесь мы, опять же, проводим оценку. Но уже не в общем, как раньше, а по каждой из функций. И получаем наглядную картину — какие именно функции хромают и как они распределены среди сотрудников. В самом простом случае выясняется, что все сбои происходят у одного человека и правильное решение — этого человека заменить. Но такая ситуация — самая невероятная, поскольку этого саботажника было бы видно и безо всяких исследований. Если же выясняется невозможность оценки выполнения функций — стоит всерьез задуматься над существующей системой контроля и тем, существует ли она вообще. На этом этапе мы определяем, насколько проблемы исполнения связаны с личностными особенностями сотрудников. Например, некто по жизни очень нетороплив и у него постоянные проблемы со сроками исполнения поставленных задач. Соответственно, решением будет изменение его обязанностей в пользу тех, которые не требуют быстрых реакций. Главным из внутренних факторов, влияющих на результативность работы, является рабочая атмосфера в подразделении. Причем, к печальным последствиям приводят оба отклонения от середины — как в положительную, так и в отрицательную сторону. Если в подразделении царит атмосфера разобщенности, противостояния и агрессии, то работа, очевидно, будет буксовать в части, требующей межличностного взаимодействия. Недостаточная автоматизированность процесса например — ручное заполнение документов, ведение бумажных баз данных и пр. Кроме вышеперечисленного требуется отследить внешние факторы. Часто негативное влияние на результативность подразделения оказывают действие смежных отделов. Например, медлительность отдела закупок может объясняться скоростью, с которой выписанные счета оплачиваются бухгалтерией. Понятно, что в этой ситуации что-то править в закупках особого смысла не имеет. Теперь мы должны вооружиться карандашом, тетрадью и секундомером и поселиться в отделе на несколько дней. В результате этого сидения мы получаем картину использования рабочего времени в отделе — кто, сколько и на что тратит. Иногда выясняются странные вещи. Например, может оказаться, что большую часть рабочего времени сотрудники ходят в коридор к установленному там общему сетевому принтеру и потом ищут свои документы по другим отделам куда их случайно утащили из общей стопки. В любом случае, данные мы получаем ценные. Из них сразу становится видно, куда уходят годы нашей жизни. Сразу после наблюдательной акции проводим с аналогичной целью опрос. Предлагаем сотрудникам высказаться по поводу того, на что они тратят большую часть своего времени. Высказывания сводим в таблицу, таблицу соотносим с данными наблюдения. Еще одно демократическое мероприятие. Аналитический этап можно считать законченным, и теперь мы приступаем непосредственно к улучшениям. Смысл этого мероприятия в том, что однотипные функции, отнимающие время у различных сотрудников, поручаются отдельному работнику. Примеров таких решений масса. Это и автоответчик, либо секретарь, рассказывающий дорогу до офиса, на которого переключают абонента в конце разговора. Это и оператор ПК, который в бухгалтерии занимается вводом первичных документов, избавляя от этой рутины более квалифицированных специалистов. И много каких вариантов еще. Консолидация функций дает возможность экономить время дорогих специалистов и повышать общую производительность труда отдела. Автоматизация — конек современного бизнеса. Соответственно, эти узлы нужно выявить и придумать, как бы поставить автоматизацию на службу человеку. При поисках возможностей автоматизации стоит ориентироваться на общие потребности компании. Если в планах компании стоит приобретение единой системы управления бизнес-процессами, то возможно, проблемы отдела будут ею решены. Если внедрения общей CRM не планируется, — возможно стоит приобрести или создать какое-то типовое решение уровня отдела. Однако, обучение обучению рознь. А, поскольку в нашем случае обучение не самоцель, а средство усовершенствования, отметим следующие моменты:. Оптимизация работы в результате обучения персонала не всегда возможна, поскольку есть большое количество неучитываемых заранее факторов. К ним относятся — низкая мотивация сотрудников, различная способность к обучению у разных сотрудников, недостаточная квалификация тренера, недостаточная адаптация обучающего курса к требованиям компании и пр. Люди, к сожалению, не очень стойкий материал. Однако, так бывает далеко не всегда. Тем не менее, если исследование выявило потребность в обучении, то обучение должно состояться. Главное условие, которое необходимо соблюсти в данном случае — отслеживание результативности обучения, того, насколько реально изменилась эффективность работы подразделения. Итак, после того, как варианты оптимизации подобраны, мы подходим к самому неприятному моменту. А именно — необходимо оценить затраты на проведение этих мероприятий и сравнить их с прогнозируемым экономическим эффектом. Почему этот этап мы называем самым неприятным? Да потому, что именно тут может выясниться несопостовамый масштаб затрат и приобретаемых выгод. В том смысле, что затраты большие, а выгоды — увы. И на этом, собственно, все. Потому как после внедрения выбранных решений нужно будет еще оценить их эффективность. Читайте нас в Фейсбуке и ВКонтакте. Инспекционная и судебная практика — Как эйчару сделать карьеру: Как ставить задачи, или Почему кофе холодный. Здесь рассматриваются стратегии управления персоналом, подбор, мотивация персонала, оценка и обучение персонала, и многое другое. Редблог Книги HR-фишка Мнения Бизнес HRM в IT-компании HRM в метафорах. Руководителю Интервью Комментарии Аналитика Стратегические вопросы Взаимодействие с провайдерами HR-служба от А до Я Карьера в HRM Подбор Адаптация Мотивация Оценка и аттестация Корпоративная культура Обучение персонала Трудовое законодательство HR-юмор. Соответственно, ответ на этот вопрос будет включать в себя: Описание конкретных задач, решаемых на уровне данного подразделения 2. Место подразделения в исполнении общей деятельности компании 3. Определение экономического участия в общей деятельности компании При ответе на данные вопросы нужно стараться соблюдать максимальную четкость и конкретность формулировок. Определение критериев эффективности Этот пункт является ключевым. Оценка успешности исполнения функций Здесь мы, опять же, проводим оценку. Определение зависимости успешного исполнения функций от субъективных факторов На этом этапе мы определяем, насколько проблемы исполнения связаны с личностными особенностями сотрудников. Определение зависимости от факторов внутри подразделения Главным из внутренних факторов, влияющих на результативность работы, является рабочая атмосфера в подразделении. Другими негативными внутренними факторами являются: Дублирование функций сотрудников 3. Нечеткое определение должностных обязанностей 4. Наличие сотрудников с двойным подчиннием Определение зависимости успешного исполнения функций от факторов вне подразделения Кроме вышеперечисленного требуется отследить внешние факторы. Внесение предложений по улучшению опрос Еще одно демократическое мероприятие. Поиск возможностей консолидации однотипных функций Аналитический этап можно считать законченным, и теперь мы приступаем непосредственно к улучшениям. Поиск возможностей автоматизации Автоматизация — конек современного бизнеса. А, поскольку в нашем случае обучение не самоцель, а средство усовершенствования, отметим следующие моменты: Экономическая оценка перспективности оптимизации Итак, после того, как варианты оптимизации подобраны, мы подходим к самому неприятному моменту. Ошибки в постановке целей — уже половина неудачи. Чему гендиректора могут научить рядовых сотрудников. Ваш комментарий успешно добавлен и будет опубликован после просмотра модератором. Ваш баннер на этом месте HR-АФИША Антикейс Как эйчару сделать карьеру:

Программа передач тв экшен

Ematonil plus инструкция на русском

Каталог дверей шкафов купе

План работы для оптимизации работы с письмами

План продвижения сайта на 3 месяца

=== Скачать файл ===

Как оптимизировать работу подразделения (универсальный алгоритм)

Этапы и сроки работ по продвижению в поисковых системах

Секреты оптимизации рабочего процесса

Report Page