Marco de trabajo para Proyectos

Identificar de manera clara el ámbito ante el cual nos enfrentamos nos permitirá resolver un problema con el mínimo desgaste de energía. Para esto, el uso de un marco de trabajo como herramienta guía para la toma de decisiones nos permitirá Gestionar las diferentes acciones a realizar.

Tomando como base el modelo Cynefin desarrollado por Dave Snowden (IBM-1999) identificaremos 5 ámbitos de complejidad a los cueles hice algunos agregados para explayarme en 2 de los ámbitos donde el Cambio puede generar una crisis.

Cynefin, es una palabra en Galés que significa Hábitat y hace referencia al lugar al que pertenecemos o que nos define.

Los problemas o necesidades se pueden encasillar en los siguientes ámbitos:

Simple: es aquel donde hay una relación directa entre la causa y el efecto. Donde los resultados son predecibles o siguiendo unas reglas simples se puede llegar a la solución. Esta asociado a la Mejores Prácticas y el orden de trabajo generalmente es observar, categorizar y ejecutar. En general en este ámbito se ubican aquellos problemas donde la solución es conocida por todos, o aquellas necesidades donde los satisfactores son fácilmente identificados. Un ejemplo seria hacer una taza de café. Luego para estimar el tiempo necesario solo hay que recordar situaciones anteriores.

Complicado: en este la relación entre la causa y el efecto no es tan directa, hay diferentes formas para llegar al mismo resultado y generalmente se necesita del asesoramiento de un experto o hay que aprender algo para entender el problema o necesidad. Aquí se definen pautas para poder explicar , Se asocia a las Buenas Prácticas y es necesario planificar las acciones a realizar. Un ejemplo sería realizar una taza de café especial. En este caso para estimar es necesario realizar una comparación.

Complejo: es un ámbito donde nadie conoce el problema o necesidad, nunca antes se realizó algo similar y hay que experimentar para resolver el problema. Para avanzar en este ámbito es necesario realizar pruebas y no podemos identificar a priori el efecto de nuestras acciones. Este ámbito se asocia a las Practicas Emergentes y las pruebas tienen que ser coherentes para amplificar los casos de éxito o para contener los casos de fracasos; el control de las experiencias es fundamental. El ciclo de aprendizaje es Planificar, hacer, verificar y actuar. Un ejemplo seria realizar una taza de café especial con granos de autocultivo. En estos casos no se puede estimar el tiempo necesario.

Un método que se puede usar para optimizar la interacción de grandes grupos para resolver retos complejos es el Syntegrity Team (Stanford Beer)

Caótico: muchas veces caos se asocia a desorden pero no es así. Caótico es un sistema dinámico que cambia con el tiempo y es muy sensible a variaciones de las condiciones iniciales. Estamos ante un ámbito caótico cuando no tenemos identificado el problema, cuando no hay un proyecto y cuando no hay control sobre la situación. En estos casos No hay prácticas y la única acción posible es la reacción para contener el problema o la necesidad. Un ejemplo sería encontrarnos con la cafetera en llamas. En estos casos no es necesario estimar

Desorden: es el ámbito en el cual no podemos identificar en cual de los ámbitos anteriores corresponde el problema o necesidad. Es muy probable que estemos en un estado de crisis debido a la incertidumbre que nos domina. Es urgente salir de este estado y para ello hay que identificar el Tipo de problema o necesidad y establecer prioridades. Para esto podemos ayudarnos con una herramienta donde mediante una tabla de puntuación clasificamos los problemas o necesidades según su Gravedad, urgencia y tendencia para luego inferir el riesgo y la complejidad que trae aparejada la situación.

Del gráfico solo resta explicar que se puede avanzar de un ámbito a otro.

-> Del desorden se puede pasar a cualquier otro ámbito,

-> del Caos se puede pasar a un ámbito complejo controlando la situación,

-> de un ámbito complejo se puede pasar a un ámbito complicado planificando y

-> de un ámbito complicado se puede pasar a un ámbito simple estandarizando.

Y aquí hay que tener especial cuidado, ya que en el ámbito simple podemos relajarnos y caer en la complacencia o el conformismo cuando la solución es suficiente, pero a medida de que la solución es Insuficiente comenzamos a resistirnos a la llegada del Cambio. En la resistencia sufrimos, los estados de ánimo están revueltos y la caída a una crisis es inminente. A diferencia de los otros ámbitos, una vez que caemos del ámbito Simple al Desorden, no es fácil volver y por eso en la imagen se grafica con el tobogán y sin escaleras.

Lo que me inspiró a escribir este artículo fue un video de Cynefin aplicado a la Construcción que puede ser muy útil para poder planificar las acciones a seguir según el proyecto. Y para proyectos complejos pueden leer sobre la aplicación práctica de la Metodología Team Syntegrity para la construcción de un Domo Geodésico y también otra adaptación aplicada a la gamificación como herramienta de participación colectiva.

Para salir del desorden hay herramientas como la Matriz de Eisenhower, la metodología GUT, una matriz de riesgos y la Matriz de Necesidades y Satisfactores.

El reto es como usar todas esas herramientas integradas de una manera metódica y estructurada. Con esta premisa comencé a idear una combinación de formularios que me permita armar una única tabla donde se apliquen todas las herramientas:

1) - Mediante un formulario Gamificado que puede distribuirse de manera virtual comenzaremos a desglosar el proyecto (o tema) según la Matriz de necesidades y satisfactores para poder identificar cual de todos los temas posibles tendremos que trabajar. La matriz de satisfactores nos dá las pautas a seguir para identificar necesidades y satisfactores. Además por cada punto se debe ponderar (de 1 a 5) según la Gravedad, Urgencia y Tendencia, para luego usar esos puntajes para realizar clasificaciones. Así lograremos recabar información subjetiva en una gran base de datos

La ponderación nos servirá para asignar el riesgo asociado (muy alto, alto, medio, bajo) y la prioridad (combinación entre la importancia y la urgencia); pero sobre todo para ubicarnos en el entorno en el cual se desarrollará el proyecto a partir de dos elementos: el primero se refiere a los elementos del entorno (estructura), y el segundo al comportamiento de los elementos (predictibilidad):

– Estructura: es simple cuando es fácil de comprender, y complicado (NO complejo) cuándo no lo es.

– Predictibilidad: va desde un comportamiento completamente predecible, a uno totalmente impredecible, pasando por situaciones “medianamente” predecibles.

La combinación de estas dos variables, genera cinco situaciones/entornos, cuyas características determinaran cómo afrontarlos mejor:

• Simple: la estructura es simple y la relación entre sus elementos predecible

• Complicado, la estructura es complicada y la relación entre sus elementos predecible

• Complejo, la estructura es difusa, no clara y la relación entre sus elementos impredecible

• Caótico, no existe estructura y la relación entre sus elementos impredecible

• Desordenado, no sabemos si existe estructura

Importancia de definir el marco de trabajo

El modelo es muy útil para entender por qué ciertas formas de enfocar el trabajo van bien en ciertas situaciones y fallan en otras.

Un caso típico es el de tratar problemas complejos como si fueran complicados. Por ejemplo, intentar definir requisitos, incluso automatizar pruebas de interfaz, cuando se van a ir cayendo según pase el tiempo… porque el trabajo es complejo en vez de complicado. Donde las conversaciones, hablar y descubrir es más importante que las especificaciones.

Si las conversaciones son algo aburrido, con gente bostezando, entonces probablemente estamos tratando de aplicar un método complejo de un espacio complicado o sencillo.

Cuando estalla el caos… al final hay que dejarlo todo, todo lo que estamos haciendo, Hay quien vive aquí siempre, por cierto.

A cada persona, e incluso organización, le gusta más, se siente mejor, trabajando en alguno de los cuadrantes. Piénsate bien en que cuadrante se mueve mayormente allí donde trabajas y si es el cuadrante en el que te sientes a gusto.

Aprovecho para dejar el link del articulo anterior donde hablé del cambio y de la administración de los tiempos ofreciendo otras herramientas que sirven de guía en un proceso de cambio, porque al fin de cuentas el PROCESO es lo que cuenta.