Manual para organizar tu casa
5 La gestión del tiempo: el timer » — Son las 8:00 h: ¡salimos para el colegio, ya! —
Página 8 de 28
5 La gestión del tiempo: el timer
«Si ves que el tiempo pasa y tú no avanzas,
tal vez debas cambiar de hábitos».
—Karl Malone
Ya en la introducción del libro te hablé de Momo y de lo mucho que me ayudó ver como esa pequeña niña desaliñada tenía el don especial de saber escuchar como nadie. Y no es que ella se propusiera escuchar, era simplemente que escuchaba. Hasta que aparecieron los hombres grises, que querían robar el tiempo. Momo escuchaba con el cuerpo, el oído, los ojos y el corazón, porque para ella lo más importante eran las personas. El tiempo está para eso. «Porque el tiempo es vida y la vida reside en el corazón». De eso sabía mucho ella.
Cada vez que doy una conferencia sobre cómo gestionar de modo productivo el tiempo en la organización de la casa, pienso siempre en la persona: es el objetivo. Por eso, cuando tenemos días peores, en los que las cosas nos sobrepasan, hay que frenar y sonreír: «Lo primero soy yo».
Es cierto que aprender a distribuir mi tiempo en las tareas de la casa me ayuda a tener más tranquilidad y menos estrés; las cosas se aclaran y se hacen una detrás de otra, tratando de disfrutar del momento presente. Alguna persona me pregunta: «¿Cómo disfrutar de las cosas?». Les digo que haciéndolas muy bien, con calma, fijándome en los detalles y cuando la termino, la atención se centra en la siguiente. No veo otro modo de hacer las cosas bien y de aprovechar el tiempo. Quiero vivir sin estrés, por eso afino mucho al marcar los tiempos en la organización y luego los cumplo.
Sin embargo, tengo que confesar que una de las cosas que me parece más difícil es conseguir medir y controlar el tiempo. No sé qué pasa, pero, como me descuide, desaparece del mapa. Con el tiempo hay que ser muy cuidadoso, mirarlo con respeto y saber que es una herramienta imprescindible y vulnerable. Hay que aprender a que nos rinda bien: hacer lo previsto y evitar las distracciones. Por eso cada día cuando pongo los pies en tierra, levanto la mirada al cielo y pienso: «¡Ay que lo sepa aprovechar bien!, que hoy me dé tiempo de hacer todo lo previsto». Me preparo mi cafetito y cojo mi agenda para revisar mis notas. Esos minutos me ponen las pilas y son el momento de más energía del día. Empiezo centrada y a buen ritmo, sólo con lo previsto. Cualquier otra cosa que surja, lo anotaré en la agenda en el apartado que toca. Y pensaré, si hay que reprogramar. Y ajusto.
Hay ratos, entre cosa y cosa, que encuentro muy útil consultar mi agenda. Unas veces tacho para despejar mi cabeza y otras para ver si puedo adelantar alguna cosa que pueda hacer en dos minutos: contestar a un email con el presupuesto de las cortinas, llamar al fontanero, contestar a un WhatsApp, recoger las camisas colgadas, etc.
David Allen en su libro, Organízate con eficacia, explica según su método, que para ser productivo en el día a día bastaría con aprender a administrar el tiempo que se tiene. Para esto plantea cinco pasos: capturar, clarificar, organizar, reflexionar y actuar. Por ejemplo, en el caso de limpiar una zona:
— Capturar: las cosas que no están en su lugar y las retiro.
— Clarificar: las cosas que sobran y las que faltan para despejar.
— Organizar: preparo lo necesario para la limpieza.
— Reflexionar: la comprobación de que tengo todo lo necesario para limpiar.
— Actuar: me pongo manos a la obra priorizando.
Yo añado siempre: supervisar, es decir, esa mirada escrutadora final, para que todo quede en su sitio, dando una sensación infinita de hogar.
Desde mi experiencia estos pasos son buenos, para estructurar un sistema estable de trabajar. Optimizas mejor el tiempo y los esfuerzos. Y tiene una cosa muy interesante a su favor, al llevar menos presión, disfrutas más y puedes llegar a esos detalles, que te hacen sentirte bien.
— ¿Por dónde se me escapa el tiempo? —
Creo que un buen ejercicio podría ser preguntarnos ¿Por dónde se nos escapa el tiempo? ¿Por qué no llego a cumplir con todos mis compromisos? ¿Estoy mal organizado, o interrumpo el trabajo por cosas que me hacen desconcentrarme y romper el ritmo? ¿Puede pasar que calcule mal los tramos de actividad-tiempo?
Para mi hay dos claves:
— Aprovechar el minuto.
— No interrumpir el trabajo.
Hay personas que están siempre enredadas con cosas. No tienen claridad de mente. No ponen principio y fin a lo que hacen, e incluso, es muy posible, que no hagan lo que verdaderamente deberían estar haciendo. A veces pienso, porqué algunas personas son capaces de coser un calcetín en cinco minutos libres, y, sin embargo, otros no. Recuerdo lo pensativa que me dejó esta escena: paré el coche en una gasolinera para repostar. Mientras lo hacía la persona que me acompañaba salió del coche y cogió todo lo necesario para limpiar el cristal. Desde otro coche un chico nos dijo: «Eso sí que es aprovechar el tiempo». Es verdad, porque se podría haber quedado tranquila mientras yo repostaba, pero decidió involucrarse y hacer productivos esos cinco minutos. Llegará lejos.
Creo que el tiempo se va si nuestra actitud es de abrirle la puerta y dejarle ir, pero si aprovechamos los segundos, cogemos un hábito necesario que puede marcar la diferencia entre ser bueno o ser el mejor.
— El horario, éxito asegurado —
A veces nos ocurre que el tiempo se nos echa encima, nos alcanza por detrás y no queda tiempo para resolver las cosas. Tranquilos. Una cosa que me ha dado la organización es serenidad y saber que nunca pasa nada.
Para empezar, nunca considero que no tengo tiempo, o que ya no hay tiempo para acometer algo. El tiempo lo administro yo desde mi centro de control. Lo tengo dividido en las actividades que he establecido hacer y voy una detrás de otra, sin dormirme en los laureles, hasta que decido que es el momento de terminar. Y paro. Lógicamente, si hay un plazo, a eso trato de darle prioridad, pero si no he podido llegar, pues hasta la siguiente oportunidad. Sin agobios.
A mí nadie me explicó cuando era pequeña que había que tener un horario. Pero yo veía a mi alrededor cómo funcionaban las cosas cuando estaban bien sincronizadas, y al vivirlas, aquello se hizo parte de mi estructura mental. Luego me explicaron que a eso se le llamaba horario. Pues bien, el horario me ha acompañado toda la vida, pero más bien como un modelo de hacer las cosas con cierto orden y sentido del tiempo. Hoy veo que, sin él, mi vida sería bastante caótica y bastante menos productiva. Por eso, si no tienes horario, pero estás convencido de que es fundamental para tu trabajo, entonces seguimos adelante. Si no lo estás, por favor para un momento. No podrás continuar hasta que lo tengas muy claro, porque como te decía solo te voy a hablar de lo que me ha funcionado, y para mí tener un horario y cumplirlo, marca la diferencia entre la felicidad y el caos. Estoy segura de que te enrolarás rápido. Tómate tu tiempo y piensa.
Para empezar a organizar el horario vuelve a tu rincón y hazte un planteamiento estructurado de lo que pasa en casa. Pueden ayudarte bastante los anexos 1-7. Simplemente selecciona cuál es tu caso y mira a ver cómo lo adaptas con esas pautas. Recuerda que las plantillas son ilustrativas. Cada casa es cada casa.
Una vez que ya lo tenemos podemos marcar las mañanas en un color y las tardes en otro para diferenciarlo mejor. Antes de patentarlo, ya sabes que es bueno experimentarlo durante un par de semanas para corregir los tramos que no sean reales y ajustar tiempos y tareas. Recuerda que el horario pauta las horas del día, por lo tanto, ¿cuándo funciona bien? Cuando al vivirlo comprobamos que la casa y las personas están contentas, porque están todas las necesidades cubiertas del mejor modo posible.
El horario sirve para trabajar con intensidad las horas previstas. La buena organización es la que asegura que el tiempo que trabajamos sea el necesario para que todo salga adelante y las personas disfruten de más armonía familiar.
El horario debe tener principio y fin. Pensar que hay un tope nos facilita trabajar con ritmo. Preparar la casa es importante pero lógicamente tendremos que hacer más cosas y es bueno que sea así.
— Concentración y fuerza de voluntad —
La concentración, es decir, hacer las cosas con los cinco sentidos, es la mejor forma de rendir al máximo y estar contentos con uno mismo. A veces no somos conscientes de las distracciones que podemos tener y otras no somos capaces de evitarlas. La vida es así. Si pensáramos lo que nos podría cundir una hora de trabajo sin interrupciones, en la tranquilidad que nos aportaría, estoy segura de que reaccionaríamos inmediatamente. Para mí: motivación y voluntad van unidos. No conozco otro sistema para conseguir lo que quiero. Mi padre decía que había que «aplicarse en las cosas», lo que equivale a decir que hay que estar centrados y poner empeño. Así poco a poco vamos haciendo fuerte la voluntad, entrenándola para trabajar con intensidad.
Por ejemplo: si estamos haciendo la lista de la compra, no interrumpimos para poner una lavadora. Primero se pone la lavadora y mientras funciona, se hace la lista. Aprender a decir que no a las interrupciones, te hace ganar intensidad y te da la sensación de alivio de haber terminado a tiempo con la tarea.
Debes coger este hábito, de pensar si quieres ser productivo y vivir mejor. No cambies tu decisión por capricho. En todo el proceso hay que ser constante y no cansarnos hasta conseguir la meta. Lo que ayuda es tener la voluntad determinada para hacer lo que toca en cada momento y no otra cosa. Tengo la experiencia personal de que es el mejor modo de llegar a coger hábitos, que darán paso a las rutinas y me ayudarán a ser una persona de éxito.
En realidad, a mí lo que me va bien es hacer en cada momento lo que tengo que hacer, es decir, lo previsto en mi horario-planificación y eso está escrito en mi agenda. Quién manda es la agenda. Por muchas vueltas que le doy y por mucho que lea de personas expertas en gestión del tiempo, no hay otra fórmula. Hay que ponerse a hacer las cosas una detrás de otra con orden y concentración, trabajando muy bien cada una de ellas. El resto del tiempo que me quede, fuera ya de mi horario laboral, lo invertiré en otras cosas que también me gusten y me hagan feliz. Pero tengo que tener el objetivo claro y fuerza de voluntad. Y te digo más, la voluntad es un músculo que se hace duro como todos a base de entrenamiento diario. No hay más secretos. A mí me va bien; prueba tú, te irá bien seguro.
— Funciona con metas. Obtén muchos √√√ —
Muchas veces he pensado que la clave del éxito de que nos vaya bien organizando la casa, tiene relación directa con ir consiguiendo las metas. Es decir, muchos √√√
Por ejemplo: un mes puedo tener la meta de conseguir el orden en los armarios de la ropa; lo incluyo en la organización; aprendo a ordenar y lo mantengo. Otro mes puede ser acometer el trastero. Lo hago y lo tacho. √√√. Funcionar con metas nos hace positivos, multiplica las ideas y da energía para alcanzarlas.
A propósito de esto, recuerdo el año pasado en un curso, entre una conferencia y otra, que una persona me contó algo muy ilustrativo. Me dijo: «Cada Navidad mis suegros nos regalan un jamón. A mí no me gusta tenerlo colgado en la despensa, así que compré un jamonero, sin acordarme que tenía uno. Cuando terminó la Navidad, se acabó el jamón y guardé el jamonero en el trastero y ya no me volví a acordar de él. La Navidad siguiente se repitió y por no buscar el jamonero, porque estaba en el fondo del trastero, compré otro. Así he hecho durante ocho años seguidos. Total, que tengo ocho jamoneros. Después de escucharte, salgo con el propósito de buscarlos y de quedarme solo con uno y bien localizado». Es decir, iba a resolver esa meta.
Pensar en los √√√ en los momentos de bajón, puede ser un alivio y una buena motivación. Además, si es importante pensar en los objetivos, mucho más es pensar en los logros; te inyectan mucha ilusión y ganas de seguir.
— El timer : mi herramienta fundamental —
Una cosa sencilla, que no hay que perder de vista, es la medición del tiempo. Sesenta segundos son un minuto y una hora tiene solo sesenta minutos. Esto viene muy bien para no querer hacer más cosas de las que razonablemente caben en ese tiempo. Y para medir el tiempo la única herramienta que existe es el reloj en cualquiera de sus formatos.
Tener un reloj a mano pauta la vida familiar y nos ayuda a ser puntuales. Hay personas que tenían un auténtico problema con los horarios y la puntualidad, y algo tan sencillo como poner un reloj en una zona clave de la casa, terminó con el problema. Quien manda es el reloj que dice: 20:00 h; miramos la casilla del horario colgado en la cocina y dice: cena. Y a cenar. Haz la prueba, verás qué los resultados son fulminantes.
Por otro lado, como ya sabes, para mí el timer es una herramienta fundamental; he aprendido a ser más rápida y a trabajar mejor en menos tiempo. Puedes, como hago yo, cronometrar lo que tardas en hacer una cama. Normalmente estas mediciones de tiempo sirven para conocerse uno más y además, para tratar de reducirlos un poco, teniendo en cuenta que los parámetros que definen un trabajo bien hecho son: eficiencia y detalle. Lleva tu temporizador en el bolsillo y ten tu plan de mediciones. Verás como cada día trabajas mejor en menos tiempo. Aplícalo también a tu empleada del hogar. Y aunque al principio estresa un poco compensa al 100%
Coger ritmo y agilidad no significa perder el resuello. Cuando hay que parar se para y ya está. Esto no es una maratón.
— Son las 8:00 h: ¡salimos para el colegio, ya! —
Uno de los momentos de máximo estrés en una familia es la salida al colegio y a los trabajos. La estrategia debe estar muy bien planteada, con precisión germánica. Por eso, si para mi lo importante es que todos salgamos de casa a las 8:00 h camino del trabajo y del colegio, con las mochilas, las tarteras, los equipos de deporte y las camas hechas, tendré que aplicar el método de ir hacia atrás para recorrer mentalmente el camino a la inversa, y determinar las tareas que hay que hacer desde el día anterior. No falla. Por ejemplo, fíjate en el siguiente planteamiento:
20:00 h Preparar los equipos de deporte, cada uno el suyo.
20:15 h Preparar las mochilas, cada uno la suya.
20:30 h Preparar las tarteras.
21:00 h Cenar a la hora prevista. Recoger entre todos.
21:45 h Dejar los desayunos preparados.
23:00 h Irnos a dormir a la hora prevista.
23:00 h Dejar las llaves en la entrada en posición de salida.
06:45 h Levantarnos a la hora. Ser ágiles en vestirnos.*
07:30 h Camas hechas antes de desayunar.
07:45 h Desayunar a la hora. Recogida rápida.
08:00 h Salida.
* ¡Madres!: salid del baño pintadas y con los pendientes
porque no volveréis a él en todo el día.
¡Padres! ídem. Corbata, colonia y reloj.
En el momento que alguno de estos pasos falla por cualquier motivo, si no se reajusta, puede que no salgamos a las 8:00 h o si lo conseguimos, iremos un poco nerviosos.
Y si a pesar de hacerlo, no salimos a las 8:00 h porque un niño ha tardado más en levantarse o se ha caído el tazón de leche, no hago un problema mundial de algo puntual y pasajero. Acepto recogerlo rápido para que no se estropee el suelo y a la vuelta, si vuelvo, remato. Zanjo rápido y asumo que vamos 10 minutos más tarde. Pero ya en el ascensor tengo que mirarme al espejo y decirme: aquí no ha pasado nada, vamos al colegio con ilusión. No hay nada más deprimente que salir de casa a las 8:00 h con moral de fracaso o con mal humor. Recuerda que siempre vas con la medalla de oro y en el pódium de los vencedores. Minimiza rápido. Los niños se dan cuenta de tu actitud y aprenderán a gestionar este tipo de situaciones con buen humor.
Resumen
La gestión del tiempo: el timer
La buena organización de la casa, como cualquier trabajo, necesita de una planificación de tiempos en los que se hacen las distintas tareas. Para mi hay dos puntos claves en la buena gestión del tiempo: aprovechar el minuto y no interrumpir el trabajo. Si a esto añadimos tener y seguir un horario, trabajar por objetivos y estar bien centrados en lo que estamos haciendo, a modo de mindfulness , nuestro rendimiento y satisfacción será mayor. Viviremos con menos estrés y más alegría.