Les Secrets d'une Secrétaire #27
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Les Secrets d'une Secrétaire #27
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Dans « secrétaire », il y a « secret » et « taire »
Christine Harache Manager Offre et Expertise assistanat et assistanat de direction Cegos
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« Tout voir, tout entendre et ne rien dire », telle pourrait être la devise des assistantes.
Le respect de la confidentialité est une obligation pour tous les salariés. Pour l’assistante, c’est davantage qu’une obligation, c’est le cœur même du métier. L’obligation de discrétion est, bien sûr, liée à la confidentialité des informations qu’elle traite.
Bien sûr, vous êtes tout à fait consciente de l’importance de la discrétion dans votre métier, mais est-ce que, pour autant, il ne vous arrive pas de laisser filtrer des informations malgré vous ?
Ne pensez pas que je doute de votre professionnalisme. Pour m'être souvent trouvée dans des entreprises pour des rendez-vous, je pense que beaucoup de détails apparemment insignifiants peuvent être parlants pour une personne indiscrète ou simplement curieuse.
C'est pourquoi je vous propose quelques règles de bon sens :
Est-ce qu'il vous arrive de laisser un visiteur attendre seul dans votre bureau? Jamais ? Même pas pour aller lui chercher un café ou un verrre d'eau? Si le visiteur reste seul, êtes-vous sûre que les documents disposés sur votre bureau, le fichier affiché sur votre écran d’ordinateur, voire les affiches et documents affichés au mur ne révèlent pas des informations que vous n’avez pas envie de voir divulguées ?
Pensez à fermer à clé les armoires si vous vous absentez du bureau.
Adoptez un classement numérique si vous gérez les dossiers des collaborateurs du service. Un numéro est plus discret qu’un nom sur la tranche d’un dossier.
Munissez-vous d’un destructeur pour détruire le courrier si nécessaire.
Si vous devez transmettre des documents très confidentiels, savez- vous que 3M commercialise un scotch bleu de sécurité . Il n'empêche pas d'ouvrir l'enveloppe ou le paquet, mais toute tentative d'intrusion est visible.
La discrétion est de mise également dans l’ascenseur ou en dehors de l’entreprise, y compris vis-à-vis de ses proches.
Alors qu'en pensez-vous ? Faites-nous part de votre avis et de vos points de vigilance.
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La communication d’entreprise 15 juin 2010
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Majoritairement exercé par des femmes, le métier de secrétaire a considérablement évolué. Au quotidien, la secrétaire coordonne et organise les emplois du temps plus souvent qu’elle ne prend des notes ou des rendez-vous téléphoniques. Certes, classer des documents, saisir des lettres commerciales, des rapports ou encore des comptes-rendus font encore partie des tâches qui lui incombent. Cependant, elle ne s’y cantonne pas, loin de là !
Qu’elles soient privées, publiques ou parapubliques, toutes les entreprises emploient des secrétaires, à temps complet ou à temps partiel.
Difficile de rester concentrée sur la rédaction d’un rapport important lorsqu’on est interrompue fréquemment par le téléphone, ou de boucler un dossier si l’on se heurte à une photocopieuse récalcitrante ! La profession a son lot de contraintes, elle demande de savoir s’adapter aux priorités de l’entreprise et d’être réactif. Elle permet aussi d’accéder à certaines responsabilités, en particulier dans les petites et moyennes entreprises où l’on trouve les postes les plus polyvalents. D’ailleurs, dans les petites structures, la secrétaire devient souvent assistante de direction.
Le travail de la secrétaire est fortement influencé par les nouvelles technologies de la communication (outils de la Bureautique, Internet, messagerie électronique).
Certaines secrétaires travaillent même désormais de chez elles, à distance. En cas de surcroît d’activité, les sociétés peuvent faire appel à ces télétravailleuses pour effectuer des tâches précises, telles que de la facturation, du mailing, de la transcription de cassettes, de l’édition de devis, etc.
Généraliste et polyvalente. Disponibilité, adaptabilité, esprit d’initiative, discrétion… être secrétaire exige beaucoup de qualités. Une bonne mémoire, une excellente élocution, une connaissance approfondie de l’entreprise ainsi qu’une parfaite maîtrise de la langue française se révèlent également essentielles.
Le secrétariat est avant tout un métier fait de contacts, qui demande une bonne présentation, le sens du relationnel et le goût de la communication. Il faut rester courtoise et souriante en toutes circonstances, même au téléphone !
Par ailleurs, le sens de l’organisation est très apprécié. Il permet à la secrétaire de traiter plusieurs demandes en même temps ou de passer rapidement d’un dossier à l’autre. Souplesse et flexibilité lui sont également très utiles pour faire face aux urgences du quotidien. Enfin, la maîtrise de l’anglais, voire d’une autre langue étrangère, fait souvent la différence…
Le métier de secrétaire est le deuxième métier le plus exercé en France, après celui d’enseignant.
Recouvrant tous les domaines du monde professionnel, le secrétariat laisse entrevoir de multiples opportunités.
Selon le Commissariat au Plan, 227.500 assistants et secrétaires seront recrutés d’ici à 2010, soit 20.000 nouvelles offres d’emploi par an.
Parce que vous ne pouvez pas tout faire et que le secrétariat n’est pas votre métier… nous déployons des activités polyvalentes à forte valeur ajoutée pour répondre à l’ensemble de « vos » exigences.
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