Гостевые порталы

В Mediaquad DAM стала доступна новая функциональность под названием "Гостевые порталы". В этой статье расскажем подробнее про то, как порталы работают и какие задачи можно решать с их помощью.

Концептуально "Гостевые порталы" - это возможность пользователям, которые не зарегистрированы в системе, загружать файлы в DAM. И в дальнейшем одобрять или отклонять то, что эти пользователи загрузили. Но тут появляется множество нюансов:

• А кто именно может загружать?
• А какие файлы можно загружать?
• Какого размера?
• Куда попадут файлы после загрузки?
• Кто будет одобрять файлы или отклонять?
• Доступ к порталу свободный или с ограничениями?
• и т.д.

Ответы на эти вопросы в том или ином виде зависят от специфики работы бизнеса и внутренних процессов. Но так или иначе без них невозможно построить удобную и проверенную библиотеку данных.

Сценарии применения

Опишем несколько случаев, когда "Гостевые порталы" могут быть полезны:

• Вы работаете с внешними подрядчиками по производству контента. Им не требуется доступ в DAM. С помощью порталов они смогут загружать результаты своей работы, а менеджер на вашей стороне принимать или отклонять файлы. Причем для каждого из подрядчиков можно создать собственный портал.
• Ваши внутренние команды производят контент, документы или иные артефакты. Используя порталы, они смогут загружать файлы только в те папки, которые им определены в настройках, а так же обогащать эти файлы различным характеристиками, например описанием, брендом, SKU и т.п.
• У вашей компании есть выделенная роль "Библиотекаря", который следит за структурой DAM, качеством контента, правильными типами контента и заполнением всех необходимых характеристик файлов. Включение порталов и замена ими базового загрузчика файлов позволит контролировать кто, что и как загружает в систему, отклоняя не соответствующие стандартам файлы.
• Ваши пользователи, клиенты или поставщики сами генерируют контент, например UGC. Через порталы они смогут обогащать вашу библиотеку контентом, который в дальнейшем можно будет переиспользовать в собственных проектах. При этом благодаря гибким настройкам UGC будет попадать в определенные папки и получать преднастроенный статус, что исключит "захламление" библиотеки.
• Вы работаете с поставщиками продукции и эти компании в том числе самостоятельно производят контент для своих товаров. Предоставив для каждого такого партнера отдельный "Гостевой портал" и настроив требуемые для заполнения атрибуты вы сможете получать контент с заполненными характеристиками, для каких SKU и Брендов применим тот или иной файл.

Базовый процесс работы с "Гостевыми порталами"

Если отбросить все нюансы и специфику настройки работы с порталами, то базовый процесс выглядит следующим образом:

1. Администратор системы (или менеджер с нужными правами) создает портал.
2. Назначается роль или пользователь, который одобряет или отклоняет загруженные файлы.
3. Ссылка на портал передается внешним пользователям.
4. Пользователи загружают файлы.
5. "Библиотекарь" проверяет загруженные файлы и отклоняет или одобряет их.
6. Одобренные файлы попадают в DAM. Отклоненные файлы возвращаются пользователю, который их загружал с причиной отклонения (если она была указана проверяющим).

Дополнительно о "Гостевых порталах"

Работа с порталами сильно зависит от специфики того или иного бизнеса. От зрелости процессов в компании. От наличия ответственных за библиотеку и цифровые активы. Но однозначно можно сказать, что применение "Гостевых порталов" существенно расширяет ваши возможности по работе с подрядчиками, клиентами, другими подразделениями вашей компании. Повышает безопасность данных, качество и доверенность того контента, который вы храните в DAM.

Сценарии использования порталов так же зависят от того, какая у вас статусная модель файлов в системе, работаете ли вы и как с "Коллекциями", какие атрибуты применяете для обогащения информации о цифровых активах и т.д.

Помимо описанной ранее функциональности порталы позволяют:

• Устанавливать срок жизни портала
• Кастомизировать внешний вид портала для пользователей
• Задавать различные лимиты и ограничения
• и прочее

Один из кейсов нашего клиента по использованию "Гостевых порталов":

В нашей компании есть отдельная роль под названием "Библиотекарь". Эта роль отвечает за то, какой контент и как хранится в нашей библиотеке DAM. Мы заменили обычную загрузку файлов на загрузку через порталы, чем обеспечили себе полный контроль за тем, какие файлы и как будут размещены в DAM. Это позволило полностью исключить присутствие в DAM несогласованных или неодобренных цифровых активов.