10 кейсов применения "Коллекций" в Mediaquad DAM

Функционал "Коллекции" в Mediaquad DAM доступен с самого первого дня работы платформы. Он позволяет пользователям создавать подборки файлов как вручную, так и автоматически по заданным критериям.

Коллекции можно скачать, ими можно делиться с внешними пользователями, к ним можно ограничивать доступ определенным ролям и пользователям.

В этой статье мы расскажем о 10 кейсах применения коллекции в работе компаний.

Кейс 1:

Ситуация: Иногда требуется поделиться контентом с партнерами, подрядчиками или другими отделами, не предоставляя им полный доступ к DAM.

Решение: Пользователь может создавать персональные коллекции при наличии у него нужных прав. Например, можно сформировать подборку брендовых материалов для дизайн-агентства или набор визуалов для внутреннего отдела, а затем просто отправить им ссылку на коллекцию. Так внешние или внутренние контрагенты получают нужный контент без прямого доступа в DAM.

Кейс 2:

Ситуация: Есть пользователи DAM, которым не нужно видеть все файлы или структуру файлов компании.

Решение: В Mediaquad DAM можно гибко управлять доступом к файлам, папкам и коллекциям, а также задавать права для отдельных ролей или конкретных объектов. В этой ситуации можно создать коллекцию, настроить права для отдельных ролей или всех пользователей и делиться только теми файлами, которыми необходимо. Это повышает безопасность данных, гарантирует актуальность контента и обеспечивает гибкую настройку видимости.

Кейс 3:

Ситуация: Пользователю нужно сделать подборку с фото и видео, которые могут храниться в разных папках за разные годы. Задача может быть объемной и за один прием отсмотреть все нужные файлы в DAM может не получиться, а скачивать их по одному на компьютер тоже неудобно.

Решение: Можно создать временную коллекцию и постепенно добавлять в неё найденные файлы. Когда всё собрано, одним кликом можно скачать всю коллекцию целиком. Это упрощает процесс подбора нужного материала, экономит время и снижает риск пропустить важный материал.

Кейс 4:

Ситуация: Нужно автоматически формировать подборки файлов по заданным критериям, чтобы определённые пользователи видели только актуальные материалы.

Решение: Mediaquad DAM позволяет создавать как обычные, так и автоматические коллекции. Например, можно настроить коллекцию, в которую попадают только файлы со статусом «Проверен» и определённым параметром лицензии (например, «Страна» = «Россия»). Так пользователи сразу получают доступ к проверенному и релевантному контенту. А контент будет обновляться автоматически, не требуя дополнительных рук для его обработки.

Кейс 5:

Ситуация: Компания стремится сделать процесс производства и согласования медиаконтента понятным и прозрачным, чтобы каждый участник видел статус файла.

Решение: Создаются несколько автоматических коллекций, каждая отражает конкретный статус (например, «На ревью» и «Проверены»). Перевод файла из одного статуса в другой автоматически меняет его расположение между коллекциями. В результате весь процесс согласования становится визуально понятным, а команда без труда отслеживает текущие задачи.

Кейс 6:

Ситуация: СММ-отделу нужны фото и видео, которые можно показывать сезонно – летний контент, зимний, подходящий к определенному празднику. При этом съемки исходных файлов могут быть сделаны в разные годы.

Решение: Можно автоматизировать создание коллекций по сезонам на основе определенных метаданных. В такой ситуации не придется перебирать папки по каждому году съемки для поиска нужных файлов, поскольку все будет перед глазами в одной коллекции. У наших клиентов были кейсы, когда такой подход помогал сэкономить бюджеты на новую съемку. Получалось, что уже есть готовый контент, который недоиспользован и найти его очень просто.

Кейс 7:

Ситуация: В компании десяток брендов. Бренд-менеджеру нужно работать с файлами, касающимися только его бренда.

Решение: Создать коллекцию с материалами нужного бренда, автоматизировать попадание в нее нужных файлов и предоставление доступов определенным коллегам. Это обеспечит быстрый поиск нужных файлов и предотвратит риски использования ошибочных документов. 

Кейс 8:

Ситуация: Со временем библиотека пополняется контентом, который может устареть и быть неактуальным.

Решение: Создаётся коллекция, в нее автоматически попадают файлы, которые давно не обновлялись. Команда анализирует эту подборку и решает — что стоит обновить, заменить или удалить. Таким образом, поддерживается актуальность и полезность всего медиаконтента в DAM.

Кейс 9:

Ситуация: Компании нужно контролировать сроки использования файлов с ограниченным сроком действия прав на использование.

Решение: Формируется коллекция, в которую включаются файлы с близким к истечению сроком лицензии или прав. Например, можно автоматически настроить попадание файлов в такую коллекцию за месяц до истечения прав на использование. Ответственные сотрудники регулярно просматривают эту подборку, продлевают лицензии или заменяют контент. Это снижает риски правовых нарушений и штрафов.

Кейс 10:

Ситуация: Нужно контролировать качество метаданных и оперативно обнаруживать «проблемные» файлы.

Решение: Настраивается автоматическая коллекция, в нее попадают файлы с неполными или некорректными метаданными. Команда периодически просматривает эту подборку и быстро исправляет недочёты. Это обеспечивает высокий уровень качества данных в DAM и экономит время при будущем поиске.