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Frais kilométriques : remboursement, barÚmes et modalités
14 février 2022 par Izabela Sula Gonzalez - Lecture 4 min.
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Les frais kilomĂ©triques, ou frais engagĂ©s par les salariĂ©s utilisant leur vĂ©hicule personnel pour des raisons professionnelles, peuvent ĂȘtre remboursĂ©s par lâemployeur. Cet article fait le point sur les conditions de prise en charge des frais de transport par lâemployeur et explique comment mettre en place le remboursement des frais kilomĂ©triques.
Le barÚme des frais kilométriques permet aussi aux salariés de déterminer la valeur réelle de leurs frais de transport professionnel à reporter sur leur déclaration de revenu.
Lâadministration fiscale a publiĂ© le 28 fĂ©vrier 2015, un barĂšme de rĂ©fĂ©rence qui est restĂ© inchangĂ© jusquâĂ prĂ©sent. Les tableaux ci-dessous dĂ©taillent les coefficients applicables en fonction du type de vĂ©hicule. Lâindicateur d reprĂ©sente la distance parcourue et les CV sont les chevaux fiscaux indiquĂ©s sur la carte grise du vĂ©hicule.
La loi de finances pour 2013 a plafonné le coefficient multiplicateur du barÚme automobile des indemnités kilométriques à une puissance fiscale de sept chevaux fiscaux.
Le forfait mobilités durable remplace le barÚme kilométrique vélo et les indemnités forfaitaires de covoiturage.
Les moyens de transport qui peuvent ĂȘtre pris en charge par lâemployeur sont les suivants :
La prise en charge de ces frais prend la forme dâune allocation forfaitaire dĂ©nommĂ©e « forfait mobilitĂ©s durables ». Dans le cadre de la loi Climat et RĂ©silience (n° 2021-1104 du 22 aoĂ»t 2021), lâexonĂ©ration dâimpĂŽt et de cotisations sociales est fixĂ©e Ă 600 ⏠par an et par salariĂ© maximum en cas de cumul du forfait MobilitĂ© durable et de la participation obligatoire de lâemployeur au frais de transports publics (ou du montant de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics si elle excĂšde ce montant).
Les barĂšmes dĂ©pendent du type de vĂ©hicule, de sa puissance et du nombre de kilomĂštres parcourus. Ils prennent en compte, outres les frais de carburant, la dĂ©prĂ©ciation du vĂ©hicule, les frais dâachat des casques et des protections, les frais de rĂ©paration et dâentretien, les dĂ©penses de pneumatiques et les primes dâassurances.
Les frais de déplacement concernent principalement le transport du domicile au lieu de travail et le transport pendant les horaires de travail.
Un salarie qui se rend sur son lieu de travail en utilisant un vĂ©hicule de 5 CV et qui parcourt 5000 km dans lâannĂ©e, peut dĂ©duire ses frais kilomĂ©triques en frais rĂ©el Ă la place de lâabattement de 10% comme suivant :
Si ce mĂȘme salariĂ© parcourt 6000 km, le calcul est cette fois :
Quels salariĂ©s peuvent bĂ©nĂ©ficier du remboursement des frais de transport avec leur vĂ©hicule personnel ? Lâemployeur peut prendre en charge une partie des frais de carburant (ou de chargement de vĂ©hicule Ă©lectrique) engagĂ©s par le salariĂ© pour se rendre sur son lieu de travail :
Cette prise en charge est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun.
Si un employeur fait bĂ©nĂ©ficier un de ses salariĂ©s de cette prise en charge, il est tenu de le faire pour lâensemble du personnel Ă©ligible.
Quelles sont les conditions de mise en place du remboursement des frais de transport par lâemployeur ? La prise en charge des frais de carburant rĂ©sulte dâun accord entre lâemployeur et les reprĂ©sentants dâorganisations syndicales reprĂ©sentatives dans lâentreprise. Ou si ces instances nâexistent pas, lâemployeur peut prendre sa dĂ©cision aprĂšs consultation du CSE ou des dĂ©lĂ©guĂ©s du personnel. Lâemployeur doit prĂ©venir les salariĂ©s au moins un mois Ă lâavance en cas de modification du rĂ©gime.
Pour bénéficier de la prise en charge, le salarié doit obligatoirement fournir des justificatifs à son employeur.
Cette prise en charge est exonĂ©rĂ©e de charges sociales et dâimpĂŽts, dans la limite de 200 ⏠par an et par salariĂ©. Sur la fiche de paie , elle figure aprĂšs le net Ă payer.
Comme pour une prise en charge de transport collectif, si le temps de travail hebdomadaire du salariĂ© est supĂ©rieur ou Ă©gal Ă la moitiĂ© de la durĂ©e en vigueur sâil Ă©tait Ă temps plein, le remboursement est identique Ă celui dâun salariĂ© Ă temps complet.
Si le temps de travail est infĂ©rieur Ă la moitiĂ© dâun temps plein, le salariĂ© bĂ©nĂ©ficie dâune prise en charge rĂ©sultat dâune proportion du nombre dâheures travaillĂ©es sur la moitiĂ© de la durĂ©e du travail Ă temps complet.
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Les avantages en nature font partie de la rĂ©munĂ©ration de vos salariĂ©s. A ce titre, ils sont soumis aux cotisations sociales et Ă lâimpĂŽt sur le revenu. Lâavantage en nature nourriture ainsi que celui relatif au logement sont revalorisĂ©s le 1er janvier sur la base de lâĂ©volution du taux prĂ©visionnel de lâindice des prix (hors [âŠ]
Il peut arriver, selon le poste occupĂ©, quâun salariĂ© doive rĂ©aliser des heures supplĂ©mentaires Ă son temps de travail. Ce dĂ©passement ouvre droit Ă une majoration de salaire ou, sous certaines conditions, Ă un repos compensateur de remplacement. Le recours aux heures de travail supplĂ©mentaires est toutefois trĂšs encadrĂ© par la loi, et de nombreux [âŠ]
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