ledger

طاهر جلیلی

در علم حسابداری دفتر کل به محلی گفته می‌شود که در آن اطلاعات مالی از قبیل حساب‌ها، بدهی‌ها، اعتبارات و … ثبت می‌شوند تا در زمان مشخص بتوان از آن‌ها برای رسیدگی به امور استفاده کرد. در میان مردم به دفتر کل، دفتر حساب و کتاب هم گفته می‌شود. انسان‌ها هزاران هزار سال است که از دفتر کل‌ها به شکل‌های مختلف استفاده می‌کنند.

دفتر کل عبارتست از دفتری که حساب‌ها پس از طبقه‌بندی، به‌طور جداگانه در آن نگهداری می‌شوند . این حساب‌ها

ممکن است به صورت صفحات یک دفتر یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد .

متداولترین فرم حساب‌های دفتر کل، در حقیقت همان فرم تی

( T )

است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده‌است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می‌شود

عنوان حساب : در بالای صفحات یا کارتهای مربوط به هر حساب، نام و شماره حساب مذکور نوشته می‌شود .

ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است، نوشته می‌شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می‌شود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .

ستون شرح : معمولاً در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته می‌شود . البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت " به شرح دفتر روزنامه " اکتفا می‌کنند .

ستون عطف : در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت می‌گردد.

ستون مبلغ : در این فرم، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد .

باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حساب‌های مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیت‌های مالی می‌باشد

دفتر کل بخشی از سیستم حسابداری است که جهت تهیه صورتهای مالی و ترازنامه به وجود آمده است . دفتر کل جهت ثبت عملیات ( که از دیدگاه علم حسابداری دارای بار مالی است) با فواصل بیشتری نسبت به فاصله ثبت رویدادها در دفتر روزنامه ایجاد شده و به عنوان نمونه : حساب موجودی نقد (وجوه نقد) در یک سرفصل و از صفحه ۱ تا صفحه ... نوشته شده‌است و ترتیب نگارش حساب‌ها در دفتر نیز به همان ترتیبی است که حساب‌ها در ترازنامه قرار می‌گیرند.

دارای ۸ ستون :شماره ثبت در دفتر روزنامه، تاریخ، شرح، عطف، بدهکار، بستانکار، تشخیص و مانده است.

گفته میشود نیاز به ثبت اطلاعات مربوط به حساب ها از مهمترین علل کشف خط و نوشتن بصورت های مختلف از لوح های گلی تا چوب خط و نوشتن بر روی چرم و پاپیروس بوده است.

یکی از قدیمی‌ترین دفتر کل های کشف شده معتلق به 3500 سال قبل از میلاد

احتمالا در مورد چندصد هزار گل نوشته (لوح گلی) کشف شده از خرابه های تخت جمشید و انتقال آن به مرکز تحقیق دانشگاهی در آمریکا چیزهایی شنیده اید.

در مسیر تاریخ ثبت اطلاعات مالی و دارایی های شخصی و اطلاعات مربوط به طلبکاران و بستانکاران به موازات تغییر شکل پول که در مطلب مربوط به تاریخچه پول به آن پرداختیم پیشرفت کرده است.

از گل نوشته به چوب خط و پاپیروس و کاغذ و از شکل ساده تا شکل پیچیده محاسبات حسابداری و حسابرسی کنونی بوسیله کامپیوتر و نرم افزارهای دحسابداری

کند.

به شرح مختصری از دیجیتالی شدن دفاتر کل می پردازیم.

ظهور رایانه‌ها و دفتر کل های دیجیتال

در دهه 80 و 90 میلادی، وقتی که رایانه ها کمی پیشرفت کردند، سندهای دجیتال آرام آرام جای پرونده های کاغذی را گرفت. پایگاه های داده اولیه، فهرست بندی و حسابداری دنیای کاغذی را تقلید می‌کردند و می‌توان گفت که دیجیتال سازی آن ها نیاز به وقت و انرژی بیشتری نسبت به نمونه های کاغذی داشت. عناصر کاغذی همچنان مانند ستون فقرات جامعه ما هستند: پول، مهر و موم، امضا کتبی، صورت حساب، گواهی نامه و حساب و کتاب های دفتری.

با گسترش شدید کامپیوترها و اینترنت، ذخیره دفتر کل‌ روی فضاهای کامپیوتری این روزها بسیار مرسوم است و روز به روز شاهد از بین رفتن دفترهای کل سنتی هستیم. پایگاه‌های داده یا دیتابیس‌های کامپیوتری نقشی غیرقابل انکار در بین جامعه انسانی دارند.

پایگاه‌های داده در ابتدا در یک کامپیوتر متمرکز ذخیره می‌شدند و بقیه افرادی که قصد اضافه کردن اطلاعاتی به آن را داشتند مجبور بودند به همین یک کامپیوتر یا سرور متصل شوند و اطلاعات را درج کنند. بدین صورت امنیت و دسترسی به اطلاعات محدودیت‌های زیادی داشت. یک نفر به تمام پایگاه داده دسترسی داشت و می‌توانست آن را از بین ببرد یا اطلاعات ثبت شده در آن را تغییر دهد. همچنین در صورت وقوع مشکل برای پایگاه داده تمام اطلاعات به خطر می‌افتاد.

راه‌حل چه بود؟ استفاده از دفتر کل های توزیع شده