Сам себе MBA. (Самообразование на 100% )

(«Я научу вас быть богатыми») Рамит Сети рекомендует применять принцип «решения на 85 %». Зачастую люди хотят прийти к идеальному решению, но в итоге запутываются, нагружают себя слишком большим количеством вопросов без ответов и в итоге не могут довести дело до конца. Но стоит им сконцентрироваться на нескольких простых вещах, которые обеспечат им максимум результата, и можно считать, что их день удался.

Не следует заниматься оптимизацией с целью доведения до совершенства всех элементов системы.
Оптимизация
и
рефакторинг
должны ограничиваться
лишь некоторыми важнейшими
элементами. Перфекционизм — это ловушка для неосторожных.
Занимайтесь оптимизацией и рефакторингом до тех пор, пока не столкнетесь с законом убывающей отдачи, а затем сконцентрируйтесь на чем-то другом.
Трение

Мир слишком велик и интересен, и я не хочу тратить свое время на трения, когда могу превратить свою жизнь в импульс.

Фрэнсис Уиллард, учительница и суфражистка, активно боровшаяся за принятие 18-й и 19-й поправок в Конституцию США[75]

Представьте, что вам нужно забить шайбу в ворота, которые находятся на расстоянии одного километра от вас. Шайба лежит не на земле, а в зарослях высокой травы. Каждый удар клюшкой может сдвинуть шайбу лишь на несколько сантиметров, так как трава поглощает энергию удара. В этих условиях вам придется ударить по шайбе несколько тысяч раз, чтобы она оказалась рядом с воротами. Очевидно, что таким образом вы достаточно быстро израсходуете свою энергию.

Теперь давайте предположим, что трава на поле скошена. Каждый раз, когда вы бьете по шайбе, она пролетает несколько метров, почти не соприкасаясь с травой. Вам, как и прежде, приходится прилагать усилия, однако вы добьетесь цели гораздо быстрее.

Наконец, давайте предположим, что поле залили водой и заморозили. После каждого удара шайба пролетает чуть ли не сотню метров: она без труда скользит по поверхности льда. Теперь, чтобы достичь цели, вам нужно ударить по ней всего несколько раз, и, забив гол, вы не чувствуете никакой усталости.
Трение
— это любая сила или процесс, отнимающие энергию
системы.

Если не подпитывать систему энергией, трение замедлит ее работу или даже приведет к остановке. Удалите из системы трение, и вы повысите ее эффективность.
Каждый бизнес-процесс сталкивается с той или иной степенью трения. Крайне важно выявить зоны, в которых оно проявляется сильнее всего, а затем поэкспериментировать с небольшими улучшениями, способными снизить его уровень. Постепенное и последовательное снижение трения с течением времени приведет к
накоплению

значительных улучшений с точки зрения качества и эффективности.
Намеренное создание трения иногда может быть полезным для компании. К примеру, некоторые сложности, связанные с возвратом товара (когда вы, например, требуете от покупателей чек или просите объяснить причину возврата), снижает количество людей, возвращающих вам товар. Но помните, что слишком большое трение, скорее всего, окажет негативное влияние на вашу
репутацию
(поняв, что вы препятствуете возврату товара, клиенты возмутятся).

Автоматизация

Первое правило любой технологии в бизнесе состоит в том, что автоматизация, применяемая к эффективным операциям, многократно усилит эффективность. Второе правило еще проще: применение автоматизации к неэффективным операциям многократно увеличит неэффективность.

Билл Гейтс, основатель и председатель правления компании Microsoft

Очистите систему от существенного объема трения — и вы сможете обойтись без людей.
Автоматизация
связана с
системами,

которые могут работать без вмешательства человека. На фабричных конвейерах или в компьютерных программах автоматизация позволяет минимизировать долю человеческого участия в процессе выполнения задания.

Автоматизация больше всего подходит для четко определенных и повторяющихся задач. К примеру, если бы мне пришлось заново печатать список рекомендуемой литературы для каждого читателя, интересующегося той или иной темой, я бы быстро свихнулся. К счастью, я могу просто выложить этот список на свой сайт. Теперь его изучают сотни тысяч читателей со всего мира — и это стало возможным благодаря автоматизации.
Автоматизируя свою систему, вы получаете доступ к
масштабированию
с помощью
копирования

и
размножения,
а значит, и возможность улучшить свою способность по созданию и предоставлению ценности большему количеству платежеспособных клиентов.
Парадокс автоматизации

Одна машина может сделать работу пяти обычных людей, но ни одна машина не сделает работу незаурядного человека.

Элберт Хаббард, американский писатель, издатель

При всех плюсах
автоматизации
необходимо понимать, что ей присущ целый ряд недостатков.

Представьте себе полностью автоматизированный конвейер по изготовлению компьютерных процессоров, которые затем продаются по 200 долларов за штуку. Все, что должен сделать человек-оператор, — это нажать кнопку, и система начинает штамповать по 2400 готовых процессоров в минуту. Жизнь удалась, не так ли?
Да, но с
очень

важной оговоркой. Представьте себе, что у миниатюрной дрели на конвейере сбивается настройка и она начинает высверливать крошечные отверстия в самой середине каждого процессора. Иными словами, пока система работает, она каждую секунду производит 40 дефектных процессоров.

Предположим, что сырье для производства каждого процессора стоит 20 долларов — это значит, что компания каждую секунду будет терять 800 долларов, пока ошибку не исправят. Каждую минуту работы системы компания теряет 48 тысяч долларов. Причем это только прямые убытки. Принимая во внимание, что каждый процессор мог бы быть продан за 200 долларов, компания теряет 528 тысяч долларов в минуту: 48 тысяч прямых издержек плюс 480 тысяч долларов недополученного дохода.

Ситуация кажется нереальной? Тогда вот вам история из жизни. В конце 2009 года Toyota выявила значительный дефект педали газа у целого ряда популярных моделей автомобилей, которые ежедневно сходили с ее конвейера и активно продавались вот уже несколько лет. В итоге расходы, связанные с отзывом автомобилей, составили свыше
5 миллиардов долларов.
До этого отзыва Toyota считалась лучшим автопроизводителем в мире. Во многом это справедливо и сейчас, однако
репутация

компании и финансовое положение изрядно пошатнулись.
В этом и заключается
парадокс автоматизации:
чем более эффективны автоматизированные системы, тем более важно участие в них людей, то есть операторов. В случае возникновения ошибки операторы должны выявить и разрешить проблему, иногда даже ценой остановки работы всей системы. В противном случае автоматизированная система будет продолжать размножать ошибку.

Доктор Лисанн Бенбридж, психолог из Университетского колледжа Лондона, одной из первых начала изучать последствия работы эффективных и надежных систем
1
. Она первой выявила и описала «парадокс» автоматизированных систем: эффективные автоматизированные системы снижают потребность в усилиях человека, однако значительно повышают степень его вовлеченности.
Эффективная автоматизация делает роль человека
более
важной.
Ирония автоматизации

В нашей жизни всегда присутствует набор неожиданных обстоятельств, с которыми не может справиться автоматизация и которые невозможно предсказать. По мере повышения надежности систем становится все сложнее выявить ошибку и избавиться от ее последствий.

Доктор Раджа Парасураман, преподаватель психологии в Университете Джорджа Мейсона

Эффективные
автоматизированные системы

требуют участия человека с определенными навыками, позволяющими предотвратить появление ошибок. Получается, опытные операторы всегда должны быть в зоне досягаемости, так?
Сказать это проще, чем сделать. Компании обычно не готовы платить большие деньги опытным сотрудникам только за то, что они сидят целый день в комнате и ничего не делают (пока система работает с должной степенью надежности). Даже когда системы требуют их вовлечения, оно обычно не занимает все рабочее время.
В этом и заключается

ирония автоматизации:
чем надежнее системы, тем меньше поле деятельности у операторов. Соответственно, они обращают меньше
внимания
на то, что именно происходит в системе. Помните рассказ об изучении бдительности операторов радаров времен Второй мировой войны (мы говорили об этом в параграфе о
новизне,
с. 275)? Человек, занимающийся однообразным трудом, достаточно быстро устает. А ведь чем надежнее система, тем более однообразна ее работа и тем сложнее операторам отследить сбой.

Оставленные без внимания небольшие ошибки могут стать «новой нормой». Именно это и послужило причиной возникновения проблем в Toyota, которые, в свою очередь, привели к дорогостоящему отзыву машин. Кстати, не следует допускать
ошибку присвоения
и полагать, что инженеры Toyota были глупыми или неаккуратными: конфуз может случиться с любым, кто полагается на автоматизированные системы.
Лучший способ избежать значительных ошибок в процессе
автоматизации

состоит в проведении тщательного и постоянного анализа
выборки
и
тестирования.
Помните, что
обычные аварии
могут и будут происходить в любом случае. Если вы предполагаете, что ошибки обязательно будут иметь место, и заранее создадите набор тестов, позволяющий выявить самые важные из них, то сможете обеспечить операторов работой, тем самым увеличивая шансы на своевременное выявление проблемы.

Сделайте так, чтобы операторы вашей автоматизированной системы сохраняли внимание, и тогда шансы на «ловлю» неминуемо возникающих ошибок значительно повысятся.
Стандартные операционные процедуры

Успешность зависит не от способности решать текущие важные проблемы, а от способности избегать совершенных прежде ошибок.

Джон Даллес, бывший госсекретарь США

Что вы делаете, когда ваш клиент обращается к вам с жалобой или просит вернуть ему деньги за покупку? Что происходит, когда у вас заканчивается тонер для лазерного принтера? Кто принимает на себя ответственность, когда возникает проблема, а ваш руководитель отсутствует в городе?
Стандартные операционные процедуры

— это заранее определенные процессы, которые используются для решения той или иной проблемы. Бизнес-системы часто включают в себя повторяющиеся задачи, и наличие стандартного процесса позволяет тратить время не на «изобретение велосипеда», а на продуктивную работу.
Хорошие стандартные операционные процедуры полезны потому, что помогают снизить уровень
трения
и минимизировать
истощение силы воли.

Вместо того чтобы в очередной раз решать проблему, с которой уже сталкивались много раз в прошлом, четко сформулированные стандартные процедуры позволяют вам перестать заниматься ерундой и сосредоточиться на создании новой ценности.
С помощью стандартных операционных процедур новые сотрудники или партнеры гораздо быстрее вникают в то, как вы работаете. Формирование единой электронной базы данных ваших процедур позволяет каждому участнику системы мгновенно получить доступ к самым свежим из них.

Следите за тем, чтобы ваши стандартные операционные процедуры не скатывались в болото бюрократизма. Помните: их цель — минимизировать время и усилия, направленные на выполнение задачи или решение проблемы. Если процедуры требуют от вас усилий, но не позволяют повысить ценность, то они превращаются в источник трения. Для достижения наилучших результатов регулярно проводите переоценку своих стандартных операционных процедур. В идеале это стоит делать каждые два-три месяца. Выявив устаревшие, затратные или ненужные элементы, произведите необходимые изменения. Нет смысла лишний раз нервировать клиентов.

Создайте стандартные операционные процедуры для важных повторяющихся задач — и вы заметите, насколько повысится ваша производительность.
Карта проверки

Неважно, насколько вы профессиональны, — хорошая карта проверки способна улучшить ваши результаты.

Стивен Левитт, соавтор книги «Фрикономика»[76]

Хотите быть уверенными в том, что каждый раз при выполнении важной задачи вы все делаете правильно? Создайте карту проверки.
Карта проверки

представляет собой экстернализированную, заранее определенную
стандартную операционную процедуру,
связанную с определенным заданием. Создание такой карты помогает вам определить
систему
для еще не формализованных процессов. А ее регулярное использование позволяет быть уверенным в том, что вы не забудете о каком-то важном этапе работы даже в самых напряженных условиях.

У летчиков имеются детальные карты проверки для всех процессов, связанных со взлетом и посадкой. Для этого есть важная причина: один-единственный упущенный из виду шаг может привести к значительным последствиям для всех находящихся на борту. Даже пилоты с многолетним опытом всегда используют карты проверки, чтобы убедиться в том, что они сделали все правильно и в нужной последовательности. В результате авиакатастрофы случаются достаточно редко: с точки зрения статистики летать на самолете безопаснее, чем ездить на автомобиле.

Даже простые процессы могут быть улучшены с помощью
систематизации
и использования карт проверки. В 2001 году доктор Питер Проновост провел исследование, результаты которого были детально описаны в журнале
NewYorker
2
.

Исследование проводилось в больнице Детройта, где на протяжении определенного периода наблюдалось самое большое в стране количество пациентов, страдавших от одной серьезной и опасной инфекции. Цель Проновоста состояла в том, чтобы понять, способны ли карты проверки снизить уровень заболеваемости.
Суть эксперимента была достаточно простой. Каждый раз, проводя исследование пациента на присутствие у него инфекции, доктора должны были использовать карту проверки:
Шаг 1:
вымыть руки с мылом.
Шаг 2:

протереть кожу пациента антисептиком «хлоргексидин».
Шаг 3
:
накрыть пациента стерильной тканью.
Шаг 4:
надеть стерильную шапочку, маску, перчатки и халат.
Шаг 5:
использовать при проведении исследования оборудование, прошедшее стерилизацию.

Ни один из этих шагов не кажется сложным. Однако многие доктора сопротивлялись проведению исследования, так как считали для себя оскорбительным следовать картам проверки при проведении столь простых процедур. Они сами считали себя достаточно опытными специалистами. Еще более оскорбительным для них было то, что старшая медсестра имела право остановить доктора, если он не использовал карту проверки, — это казалось врачам необычным и даже пугающим.

Несмотря на все препятствия, результаты исследования, проводившегося в течение двух лет, оказались потрясающими: уровень заражения инфекцией снизился с 11 до 0 %, что позволило больнице сэкономить свыше 2 миллионов долларов. Как показало исследование, любой опытный врач, находящийся в условиях стресса, может забыть даже о самых простых процедурах.

Создание карт проверки может улучшить не только качество вашей работы, но и способность эффективно делегировать работу другим сотрудникам. Потратив немного времени на то, чтобы ясно описать и отслеживать порядок действий, вы снижаете вероятность возникновения значительных ошибок, а также предотвращаете
истощение силы воли,

связанное с многократным выполнением повторяющихся действий. К тому же после завершения работы над картой проверки вы можете использовать ее как основу для полной или частичной
автоматизации системы.
Для достижения наилучших результатов создайте детальные карты проверки для пяти частей своего бизнеса, а потом убедитесь в том, что следуете им при выполнении определенных задач.
Прекращение

Нет ничего столь же бесполезного, как работа с высокой эффективностью над тем, чем вообще не стоит заниматься.

Питер Друкер, отец современной теории управления

Прекращение
— это рациональное решение перестать заниматься чем-то непродуктивным. Вследствие влияния
незаметности отсутствия

мы предрасположены улучшать системы, просто потому что нам «кажется неправильным» не делать с ней вообще ничего. Но в действительности в том, чтобы ничего не делать, нет ничего плохого: зачастую именно это оказывается самым эффективным решением.
В книге
One-Straw Revolution

(«Революция одной соломинки») Масанобу Фукуока описал свой эксперимент в области сельского хозяйства. Суть его заключалась в том, чтобы как можно меньше вмешиваться в происходящее, позволяя природе идти своим путем. В то время как большинство фермеров все активнее использовали химикаты и различные технологии, Фукуока сознательно не делал ровным счетом ничего и пожинал отличный урожай на почве, которая обогащалась естественным путем. Вот что он говорил о пользе прекращения активной деятельности:

Человеческим существам свойственно делать что-то неправильно, не пытаться исправлять совершенные ошибки, а затем, по мере накопления проблем, лихорадочно бросаться в обратную крайность. Когда человеку удается исправить собственные ошибки, он почему-то начинает считать это огромным достижением. Чем-то это напоминает глупца, который ходит по крыше и разбивает ногами черепичные плитки. Когда начинается дождь и с потолка его дома капает вода, он поспешно залезает обратно на крышу, чтобы исправить повреждения, после чего радуется, что ему удалось решить важную задачу.

Вместо того чтобы пытаться сделать слишком много, Фукуока ограничивался только самым необходимым. В результате его поля оказались куда более плодоносными, чем у большинства других фермеров в округе.
Для
прекращения

требуется немалая смелость. Решение ничего не делать, пусть даже самое правильное в сложившихся обстоятельствах, порой может казаться непопулярным. Например, активные действия правительства на определенных рынках часто приводят к формированию «ценового пузыря» и спекуляциям. После того как «пузырь лопается», как это произошло в 2000 году на рынке доткомов или на рынке жилья в 2008 году, правительство не может пойти на политически непопулярный шаг — бездействие и снова приступает к решительным действиям, которые всего через несколько лет становятся причиной возникновения другого, порой еще более крупного пузыря.

Отказаться от клиента, уволиться с работы, перестать выпускать тот или иной продукт или уйти с рынка в случае неудачи — все эти достаточно жесткие решения могут оказаться для вас благом в долгосрочной перспективе.
Активное действие — не всегда лучший выход из сложившейся ситуации. Подумайте о том, что произойдет, если вы не будете делать ровным счетом ничего.
Гибкость

Помещение систем в смирительную рубашку постоянства может привести к повышению их хрупкости.

Кроуфорд Хоппинг, эколог

Черепахи — не самые привлекательные существа в царстве зверей. Они медленно передвигаются. У них нет ни острых клыков, ни когтей. Они не умеют угрожающе рычать или травить своих врагов смертельным ядом. По сравнению с тигром или соколом черепаха выглядит настоящим неудачником.

Единственное, что есть у черепах, так это огромный набор защитных стратегий: они отлично плавают, маскируются, моментально захлопывают челюсти. В случае если это не помогает, черепахи просто прячутся в своем панцире и ждут, пока угроза минует. У черепах остаются шансы, даже когда хищник загоняет их в угол, — ведь у них есть природный бронированный щит. В тяжелые времена они могут питаться не вполне пригодной пищей и впадать в спячку. Вот почему они живут так долго.

А теперь возьмем тигра. Он, в отличие от черепахи, полагается на свою силу, мощь и скорость. Это настоящий король джунглей. Но если в лесу мало добычи или тигр не может охотиться из-за возраста или травм, то он умирает на удивление быстро. Природа не дает ему второго шанса.
Современному миру бизнеса нужно больше черепах и меньше тигров.

В нашем мире постоянно случаются неожиданности — как хорошие, так и плохие. Вы никогда не узнаете, когда именно мать-природа, фортуна или голодный хищник решат, что сегодня не ваш день.
Гибкость
часто недооценивают в мире бизнеса. А ведь это важнейший актив, позволяющий вам защитить свою шкуру — в прямом и переносном смысле. Способность адаптировать свою стратегию и тактику по мере
изменения
условий порой определяет разницу между жизнью и смертью.

Гибкость всегда имеет свою цену. Панцирь черепахи достаточно тяжел: без него она могла бы двигаться гораздо быстрее. Однако тогда она бы оказалась более уязвимой в ситуациях, когда быстрого передвижения недостаточно для выживания. В попытках заработать несколько лишних долларов многие компании отказываются от гибкости в пользу краткосрочных результатов, а потом платят за это немалую цену.

Все материалы, размещенные в боте и канале, получены из открытых источников сети Интернет, либо присланы пользователями  бота. 
Все права на тексты книг принадлежат их авторам и владельцам. Тексты книг предоставлены исключительно для ознакомления. Администрация бота не несет ответственности за материалы, расположенные здесь