2.2 Контроль денежных средств в учреждении: перечень контрольных процедур и их результаты
2.2 Контроль денежных средств в учреждении: перечень контрольных процедур и их результаты
Контроль за правильностью расходования денежных средств осуществляют Областная Счетная палата, территориальный орган Росфиннадзора, ведомственное контрольно ревизионное подразделение путем проведения ревизий и проверок.
Для бухгалтер а система внутреннего контроля включает проверку:
1) соблюдения требований бюджетного? законодательства;
2) точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
3) предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
4) исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;
5) контроля за сохранностью финансовых и нефинансовых активов учреждения.
Так как через бухгалтерию проходят почти все документы бюджетного учреждения, которые обрабатываются, принимаются к бухгалтерскому учету, работников бухгалтер и считают исполнителями и контролерами в одном лице, участниками контрольно-ревизионных мероприятий.
Одним из локальных нормативных актов, определяющих регламент внутреннего контроля деятельности учреждения является Положение о внутреннем финансовом контроле.
Процедур контроля представляют собой основу всей системы контроля, посредством которой учреждение выстраивает и применяет выбранную методику внутреннего контроля.
Используются различные методики внутреннего контроля. Общая и универсальная методика предполагает разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций.
В соответствии с Положением о внутреннем финансовом контроле формируется карта внутреннего финансового контроля. В кар те отражается следующая информация:
- предметы контр ля;
- ответственные лица за выполнением тех или иных хозяйственных операций;
- периодичность выполнения операций;
- ответственные лица за осуществлением внутреннего финансового контроля с указанием Ф.И.О. и должности;
- метод, контрольные действия, вид, способ осуществления контроля, периодичность выполнения контрольных действий.
Актуализация кар т внутреннего финансового контроля проводится:
- до начала очередного финансового года, но не ранее 1 ноября и не позднее 25 декабря;
- при принятии решения руководителем главного администратора о внесении изменений в кар ту внутреннего финансового контроля;
- в случае внесения изменений в нормативные правовые акты, регулирующие бюджетные правоотношения, определяющих необходимость изменения внутренних бюджетных процедур.
При проведении ревизии кассы необходимо руководствоваться Положением Центрального банка Р Ф от 12.10.11 №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Р Ф» и Приказом МФ Р Ф «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» 13.06.95 № 49.
В соответствии с принятым регламентом, задачи ревизии кассы включают:
1) проверку соблюдения кассовой дисциплины;
2) проверку обеспечения сохранности денежных средств и других ценностей.
3) проверку соблюдения порядка ведения кассовых операций №373-П;
4) проверку наличия договор а с кассиром о материальной ответственности;
5) проверку регулярного проведения ревизии кассы и оформления актов инвентаризации наличных денежных средств;
6) проверку полноты и своевременности оприходования денежных средств, полученных из банка и других источников;
7) проверку законности и обоснованности расходования денежных средств, полученных из банка и других источников.
Основные этапы ревизии кассы:
1. В рамках комплексной ревизии инвентаризацию проводят ревизоры в первый день выхода на объект проверки, после предъявления полномочий на проведение ревизии руководителю учреждения. Издается приказ руководителя на проведение инвентаризации. Создается ревизионная комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер , ревизоры, работники организации. Присутствие кассир а обязательно. Проверяется наличие договоров о полной индивидуальной материальной ответственности кассир а (пр и отсутствии договор а правоохранительные органы не возбуждают уголовных дел к возмещению и не принимают материалов).
2. Комиссия требует у кассир а кассовый отчет на момент инвентаризации, если его нет, то кассир у предлагают составить его, разнести в Кассовую книгу приходные и расходные кассовые ордер а, и вывести остаток. Ревизор записывает номер а последних приходных и расходных кассовых ордеров.
3. Последний кассовый отчет проверяет главный бухгалтер и подписывает его. Выдается справка из бухгалтерии об остатках денежных средств на момент проверки по данным бухгалтерского учета.
4. Инвентаризационная комиссия предлагает кассир у написать расписку следующего содержания: «К началу проведения ревизии все приходные и расходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход». Кассир подписывает этот документ. Это необходимо для предотвращения заявлений кассир а после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.
5. Снятие остатков денежной наличности и других ценностей в кассе. Пересчет денег производится кассиром по купюр но в присутствии комиссии. Ревизоры следят за тем, чтобы все деньги и другие ценности, находящиеся в сейфе, были предъявлены к проверке. Аналогично проверяются фактические остатки денежных документов и бланков строгой отчетности.
6. Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с остатком по кассовому отчету. Если фактически больше чем по отчету это излишек, который необходимо оприходовать по приходному кассовому ордер у и провести по кассовому отчету, при этом обязательно устанавливается причина его образования. При оприходовании излишка проверяющий должен проследить за последующим зачислением суммы излишка в доход соответствующего бюджета в трехдневный срок.
Если фактическое наличие денежных средств меньше, чем по отчету это недостача. Сумма недостачи вносится кассиром в кассу учреждения в течение периода ревизии. При обнаружении значительной недостачи материалы проверки передаются в следственные органы для привлечения кассир а к ответственности и взыскания с него суммы недостачи, а также ставится вопрос об отстранения кассир а от должности.
Обнаруженные у кассир а частные расписки на заимствование денежных средств и другие недооформленные документы в оправдание недостач не принимаются, а суммы, отраженные в них, подлежат взиманию с кассира.
При обнаружении недостач или излишков проверяющий требует у кассир а письменное объяснение.
После проверки сохранности денежных средств, проверяющий заполняет инвентаризационную опись наличных денежных средств.
7. В конце описи кассир ставит подпись о принятии перечисленных в акте ценностей на свое ответственное хранение. Опись подписывается проверяющими, главным бухгалтером и кассиром.
8. Если инвентаризация проводилась в рамках комплексной ревизии, то данные из нее пер носятся в итоговый акт ревизии. Описи прилагаются к итоговому сводному акту ревизии.
9. Ревизия кассовых операций: полноты, своевременности оприходования и обоснованности списания в расход денежных сумм
Расчеты наличными денежными средствами применяются при выдаче средств на командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, канцелярских принадлежностей, материальных ценностей, почтовые расходы, оплату услуг в пределах лимита расчета наличными. Поэтому при проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности учреждения вопрос проверки кассовых операций является очень важным. Его цель - выявление нарушений в операциях, связанных с использованием наличных денежных средств учреждения.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций в возлагается на главного бухгалтер а, руководителя и кассира.
Приходные и расходные документы должны регистрироваться в Жур нале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с присвоением порядковых номеров. В данном случае ревизор должен проверить 4 группы операций:
1. поступление в кассу из банка;
2. поступление в кассу из других источников;
3. выбытие из кассы в банк;
4. выбытие из кассы на другие цели.
Необходимо проверить полноту и своевременность оприходования денежных наличности, полученной в кассу со счета в банке. Для этого проводят сверку следующих документов:
приходный кассовый ордер ;
запись в Жур нале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
запись в Кассовой книге;
корешки чеков в чековой книжке;
выписка с лицевого счета.
Обязательно нужно проверить полноту зачисления денежных средств из кассы в банк. Для этого сверяют:
расходный кассовый ордер ;
запись в Жур нале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
запись в Кассовой книге;
квитанции к объявлению их взнос наличных денежных средств;
выписку с лицевого счета.
В процессе проверки устанавливается наличие и качество оформления документов, подтверждающих обоснованность начисления и выплаты заработной платы, правильность отнесения сумм на счета учета депонентов и выплат по ним, а также выявляются случаи списания денег по кассе без документов.
Выявленные в процессе проверки нарушения систематизируются в рабочих документах ревизор а, выводы, сделанные на их основе, отражаются в сводном акте
Таким образом, согласно п. 6.1 Положения № 373-П бухгалтерия должна обеспечить надлежащую организацию и учет кассовых операций. В совокупности это заключается в следующем:
- внесение в Кассовую книгу (ф. 0310004) всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) (полное оприходование в кассу наличных денег);
- недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, установленных в п. 1.4 Положения № 373-П (в дни выдачи зарплаты, стипендий и иных аналогичных выплат);
- хранение на банковских счетах свободных денежных средств, за исключением указанных выше случаев.
2.3 Оптимизация контрольных процедур в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8»