2.3 Оптимизация контрольных процедур в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8»

2.3 Оптимизация контрольных процедур в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8»

При формировании системы внутреннего контроля в учреждении обращается внимание на мероприятия, непосредственно направленные на регулирование и контроль процессов сбора, обработки и обобщения информации, необходимой для подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

Материалы проведенных ревизий в бюджетных учреждениях показывают, что имеются нарушения правил ведения бухгалтерского учета. В результате определено шесть основных групп финансовых нарушений: по организации бухгалтерского учета, по формированию расходов, по операциям с имуществом и материальными ресурсами, по расчетным операциям с организациями, по расчетным операциям с работниками, по кассовым операциям.

В связи с этим предлагают новые подходы к реализации функций контроля на качественно новом уровне, ликвидирующие выявленные недостатки в деятельности учреждения.

В хозяйственной жизни государственного учреждения возникают различные ситуации. Главная задача бухгалтер а вовремя заметить и исправить допущенные ошибки.

В данном случае помощником бухгалтер а может стать обработка «Технологический анализ бухгалтерского учета», предлагаемая фирмой «1С».

В некоторых государственных учреждениях запуск данной обработки входит в состав регламента ежемесячного внутреннего контроля, а перед составлением годовой отчетности проверку сделать просто необходимо.

Обработка состоит из нескольких проверочных блоков, которые по мер е необходимости можно запускать как комплексно, так и отдельно.

Блок «Использование бюджетных классификаторов» проверяет правильность применения инструкции, по которой в данном учреждении ведется бухгалтерский учет.

Важным является раздел «Проверка вида КПС корреспонденций». Для бюджетных учреждений, ведущих учет по произвольной классификации, данный раздел не должен содержать списка ошибок, так как частью всех бухгалтерских счетов является КПС (классификационный признак счета) произвольного типа. Если в учетной политике, кроме как в КФО=1- Бюджетная деятельность, установлено применение произвольного КПС, а в части 26-тизначного счета будут встречаться коды доходов или коды расходов, данная ситуация при проверке будет расценена как ошибка.

Одним из самых важных блоков является раздел «Использование бюджетных классификаторов», особенно в части применения корректных КЭК (кодов экономической классификации). Ошибка типа «Недопустимый КЭК…» может повлечь проблемы при автозаполнении форм 0503121 и 0503721, что приведет к нарушению межформенных контрольных соотношений.

Как правило, значение КЭК бухгалтерского счета в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» заполняется программой автоматизировано, в зависимости от вида выбранной хозяйственной операции или в соответствии с регистром сведений «Соответствия аналитических счетов КОСГУ». Но в некоторых случаях при выбор е хозяйственной операции «Прочие… (поступления, выплаты и т.д.)» значение КЭК пользователь самостоятельно выбирает из справочника. В этом случае решающим оказывается человеческий фактор .

Уточнить правильность выбранного КЭК дебета или кредита бухгалтерского счета можно в справочнике ЕПСБУ (единый план счетов бухгалтерского учета), если перейти на вкладку «Допустимые КЭК» нужного бухгалтерского счета. За исключением нескольких бухгалтерских счетов, у всех счетов есть корректный КЭК по дебету и КЭК по кредиту, значения которых необходимо придерживаться. Кроме того, ошибки этого раздела свидетельствуют о нарушениях в применении Приложения № 1 и Приложения № 2 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 16 декабря 2010г. № 174н.

Данные в разделе «Проверка соответствия КЭК по доходам /расходам (счета 205,206,208,302 указывают как на механические ошибки при заполнении документа, так и могут указать на нецелевое использование средств. Грамотный работник контрольно-ревизионных органов выявит такие нарушения методом сплошной проверки кассовых документов. Главному бухгалтер у этот блок необходим, так как вовремя обнаруженная ошибка может быть исправлена методом восстановления кассовых расходов.

Практическую помощь бухгалтер у в поиске ошибок также может оказать правильно настроенный отчет «Справка по движению наличных денежных средств», который показывает несоответствие по КФО, КПС и КЭК поступивших в кассу наличных денежных средств, а также выбывших из кассы неличных денежных средств.

Раздел «Проверка по КЭК оборотов счета 210.03» указывает как на суммы наличных денежных средств, выбывших из кассы учреждения, но не зачисленных на лицевой счет, так и на суммы, списанные с лицевого счета, но не оприходованные в кассу учреждения. Также данный раздел поможет найти расхождения в использовании КПС и КЭК при движении наличных денежных средств между лицевыми счетами и кассой учреждения.

Должное внимание бухгалтер у следует уделить информации, свидетельствующей об оборотах и остатках на начало или конец года по специальному счету 000, который предназначен только для ввода остатков на дату, предшествующую дате начала ведения учета в программе. В остальных случаях применение этого счета недопустимо, так как нарушает основной бухгалтерский принцип - принцип двойной записи. В течение финансового года возможны обороты счета 000 только в проводках документа «Закрытие счетов санкционирования завершаемого финансового года».

Обороты в течение года по счету 401.30 возможны в исключительных случаях, в основном, только во время реорганизации учреждения. Счет 401.30 в течение финансового года встречается в регламентированной процедур е закрытия балансовых счетов в конце года.

После проведения инвентаризации, выявления и исправления ошибок в учетных регистр ах можно переходить к закрытию финансового года.

Процедура закрытия счетов в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» проста и не требует специальной подготовки. Бухгалтер предпочитает проводить эту процедур у вручную, а не средствами программного продукта. При проведении документа «Закрытие балансовых счетов в конце года» ему выдается сообщение о возникающих ошибках.

Основные ошибки, возникающие при проведении документа:

Дата документа на год больше даты завершаемого финансового года (закрываем 2012 год, а дата стоит 31.12.2013 23:59:59);

Отсутствие необходимого КПС для счета 401.30 (как правило, типа КБК);

Использование некорректных КЭК на счетах 401.10 и 401.20.

Необходимо также провести процедуры закрытия счетов санкционирования текущего финансового года и закрытия забалансовых счетов поступлений и выбытий денежных средств, предварительно заполнив соответствующие отчетные фор мы.

Продукт «ВЭАМ: Резервирование денежных средств и учет размещения государственного заказа» предназначен для автоматизации процесса резервирования денежных средств учреждения на обеспечение выполнения обязательств, которые возникнут в результате текущего размещения государственного или муниципального заказа (торгов), а также на закупку товаров и услуг, стоимость которых не превышает предельного размера расчетов наличными деньгами и расходования наличных денег, утвержденного указанием Центрального банка Российской Федерации. Продукт разработан с учетом требований пункта 14 части 2 статьи 55 Федерального закона «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

В продукте предусмотрен механизм заполнения статистической отчетности и контроля сделок малого объема по ОКДП.

Программный продукт защищен электронным ключом и имеет фрагменты, не подлежащие изменению пользователем.

Основные возможности нового решения:

резервирование денежных средств на текущие и плановые закупки по результатам размещения заказа, отчеты по сводным данным исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности и бюджета получателя бюджетных средств с учетом резервов;

контроль превышения суммы закупок малого объема одноименной продукции, работ, услуг (по кодам ОКДП) в квартал (до 100 000 или 400 000 рублей в зависимости от типа учреждения) без проведения торгов;

автоматическое заполнение регламентированной отчетной фор мы №1-торги «Сведения о проведении торгов и других способах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Дополнение к конфигурации фирмы «1С» «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» - «ВЭАМ: Резервирование денежных средств и учет размещения государственного заказа» реализует простые и ясные принципы, позволяющие оперативно получать дополнительные информативные отчеты для корректного исполнения бюджетов и серьезно повысит скор ость составления и достоверность регламентированных отчетов в Росстат по форме №1-торги.

Практическая реализация сформулированных выводов и рекомендаций, в части бухгалтерского учета и контроля денежных средств, способствует повышению качества учетной информации для принятия управленческих решений, а также для выявления внутренних резервов улучшения показателей финансово-хозяйственной деятельности Учреждения.

В любом случае следует помнить, что эффективность системы внутреннего контроля, созданной руководством, зависит от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту учреждения от возможных рисков, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью

Заключение