Як підтримувати онлайн-стосунки з колегами

Ми живемо в цифровому світі… і щиро насолоджуємося ним. Сьогодні вже не тільки технічні спеціалісти займаються своїми технічними розробками завдяки цим новим інструментам; зараз жоден з нас не може уявити світ без технологій. Ми користуємося новітніми досягненнями для роботи, особистого життя, для просування ще на крок вперед у своєму розвитку. І саме через це ми інколи просто забуваємо, що працюємо в першу чергу з людьми, а не машинами. Коли ми користуємося зручними додатками, коли бачимо повідомлення про завершення задачі через якісь сервіси, ми часом думаємо: «як же все-таки чудово, що існує такий інструмент!». Дедалі частіше наша подяка подумки відходить до технічних засобів, а не людей, які витратили свій час та сили на роботу з певним проектом.

Сьогодні разом з вами будемо згадувати про те, що по іншу сторону монітора люди – наші партнери, колеги, друзі. Тож як підтримувати спілкування, коли воно обмежене онлайн простором?

-      Перш за все, завжди думайте про тих, з ким спілкуєтеся. Ваші співрозмовники також мають особистий розпорядок, певні плани та різний рівень занятості. Якщо вам необхідно поспілкуватися через аудіо- чи відео-дзвінок, пропонуйте час зустрічі заздалегідь, а також враховуйте різницю в часі. Щодо останньої: намагайтеся знизити кількість додаткових запитань точним формулюванням у запрошенні («зможете о 16й по Києву?»). Підіть ще на крок далі і надсилайте повідомлення з урахуванням часового поясу отримувачів, їм буде приємно. Якщо це конференція і присутніми будуть люди з різних країн, обов’язково оберіть «нейтральний» часовий пояс і напишіть про нього. Або ж надішліть електронне запрошення через календар: він відразу адаптує зустріч до часового поясу колег.

-      Будьте більш формальними з новими знайомими. Ви ще не знаєте, чи вони спокійно ставляться до звертання на «ти» або певне скорочення свого імені, тож правильним буде почати спілкування з деякою дистанцією та визначити, як партнерові буде зручніше. Якщо у вас в компанії є якісь правила щодо особистого спілкування (наприклад, ви взагалі не використовуєте ім’я по-батькові), то буде достатньо дотримуватися цих правил.

-      Будьте ввічливими. З усіма. Так, навіть з колегами-друзями, яких ви знаєте кілька років. Звичайні «будь-ласка» та «дякую» допомагають пам’ятати про вклад кожної людини в спільну справу та показувати одне одному, що ви цінуєте допомогу. Сподіваємося, що це не потрібно додатково уточнювати, але все ж скажемо: ввічливість потрібна навіть при спілкуванні з підлеглими, бо вони теж люди і теж виконують важливу роботу. Їм, можливо, навіть трошки приємніше чути вдячність від свого керівника, ніж від інших колег.

-      Залишайтеся об’єктивними. Обов’язково перевіряйте факти перед тим, як сказати щось важливе, та ні в якому разі не переходьте на звинувачувальний тон в спірних ситуаціях. Можливо, ви помітили помилку з боку когось іншого, або ж вам здалося, що через роботу члена команди ваша власна праця не буде якісною. Це досить тонкі моменти, які все ж часто виникають в колективі. І саме тут вам потрібно спробувати забути про емоції та оцінити ситуацію ще раз. Ви можете звернутися до колеги самостійно або зробити це через керівника (якщо не впевнені, як колега зреагує на критику від вас). Головне – не поспішайте з висновками, керуйтеся тільки фактами та спробуйте розібратися в причинах. Пам’ятайте: ви теж могли помилитися, і помилитися навіть з висновками щодо цієї ситуації. Можливо, це просте непорозуміння. У разі вирішення ситуації письмово – через листи чи чат, – спробуйте додати трохи більше пояснення, ніж якби ви мали персональну розмову. Так ви зможете чіткіше сформулювати свою думку та уникнути неправильного розуміння вашого повідомлення. Перед надсиланням перечитайте його декілька разів, щоб максимально виключити помилкове сприйняття.

-      Взагалі учіться вести ділові переписки нейтральною мовою та нейтральним тоном. За відсутності невербальних засобів спілкування нам досить важко зрозуміти, з якою емоцією написано листа, а інколи – намір, що стоїть за окремими словами. Тож намагайтеся використовувати недвозначні фрази, коли говорите про справу, навіть якщо спілкування ведеться не через листування. У неформальній переписці вам можуть стати у нагоді смайли, стікери та будь-які інші винаходи месенджерів для передачі емоції.

-      Використовуйте різні засоби зв’язку для задач з різними пріоритетами. Якщо у вашій компанії прийнято використовувати не один тип зв’язку, домовляйтеся з колегами щодо їх використання. Зазвичай для не-термінових, але важливих питань використовується електронна пошта, завдяки якій можна сортувати повідомлення та переглядати їх відповідно до власного розпорядку. Для термінових питань часто звертаються до месенджерів різного типу, інколи дзвінків. Хорошим методом в такому разі буде надсилання листа на пошту та короткого повідомлення в месенджер, щоб колегам була зрозуміла першочерговість листа. Тільки не зловживайте: не буває так, що абсолютно усі питання термінові. Знову ж таки, всі ми люди, а не машини, і терміново відповідати на 100 листів на пошті ніяк не зможемо. Радимо обов’язково мати ще й окреме місце для більш неформального спілкування: це можуть бути канали в слак, спільноти в різних соц.мережах або окремі групові чати в месенджерах (в ідеалі – не в тих месенджерах, де ви повідомляєте про термінові питання, бо це буде сильно відволікати від роботи).

-      До речі, навіть під час більш дружнього спілкування існують деякі правила так званого нетикету, «інтернет-етикету». Головне правило тут: якщо ти б не сказав це особисто, не говори це онлайн. Врешті решт, навіть конфліктні ситуації зазвичай виникають онлайн через обмеженість засобів спілкування. Не підтримуйте цю статистику. І взагалі, намагайтеся уникати гострих висловлювань, які можуть когось образити. Вам ще з цими людьми працювати, а сісти поруч за чашечкою кави і знову згадати, що вам насправді всі подобаються, може й не доведеться. Спілкуйтеся на теми, які можуть зацікавити усіх та не викликати негативу. Діліться музичними чи книжковими знахідками, обговорюйте фільми, жартуйте. Підтримуйте справді дружню атмосферу, і в ділових стосунках вам теж буде набагато приємніше один з одним.

-      Якщо ваша робота націлена на результат, а не процес – користуйтеся інструментами, які слідкують за виконанням завдань. Важливо, щоб прогрес завдяки їм міг переглянути керівник та пов’язані з проектом колеги. Так ви уникнете зайвих запитань, коли все йде по плану, та зможете робити внесок в спільний результат більше ефективно. Також ці інструменти дозволять вам встановити традицію відзначення досягнень одне одного. Адже так приємно, коли твою роботу помічають! Навіть якщо ви не керуєте проектом, але маєте можливість підмічати прогрес своїх колег, – робіть це. Станьте першим, хто буде говорити про маленькі досягнення. Це чудова традиція, і вона допоможе відчути єдність колективу, навіть якщо його члени далеко один від одного.

-      Ще кілька порад щодо «зустрічей» в реальному часі. Ви – організатор? Вишліть повідомлення з темою та списом питань для обговорення хоча б за декілька годин. Дайте можливість не тільки ознайомитися з ними, але і внести корективи (тобто повідомити вам у відповідь, якщо щось не так). Не запізнюйтеся. У віддаленій роботі не потрібно шукати конференц-зал чи їхати в офіс, тому цінуйте час інших. У разі форс-мажору попередьте усіх учасників хоча б за декілька хвилин. До речі, щодо часу. Якщо ви організатор або докладач на зустрічі, пам’ятайте про обмеження: у більшості ваших колег в планах є ще й інші заняття, тому регулюйте виступи інших або ж не затягуйте з власним. Для цього зазвичай достатньо добре підготуватися. Адже незалежно від того, як саме проходить зустріч, ви маєте бути готовим до тієї частини, яка залежить від вас. Використовуйте «маленькі розмови» про погоду та новини для підтримання атмосфери, але пам’ятайте про основну ціль зібрання. Якщо розумієте, що в процесі виникло ще одне питання для обговорення – домовтеся про іншу зустріч, та не відволікайтеся від основного. Ще одне «ні» для конференцій – багатозадачніть. Технології дозволяють робити інші справи під час зустрічей, але не варто спокушатися. Намагайтеся присвятити свою увагу розмові та її учасникам, а якщо маєте невідкладні справи і обмеження в часі, попередьте про це на початку. Можливо, вдасться скоротити зустріч або залишити її в певний момент (обов’язково сказавши про це та вибачившись перед виходом). Під час розмови уникайте «внутрішніх» жартів, які будуть зрозумілі тільки частині ваших співрозмовників: ними ви ставите інших у досить незручне положення. Усі мають бути на одній хвилі для успішного спілкування.

Насправді, залежно від вашої сфери роботи та колективу порад щодо онлайн-спілкування може бути більше. Ми намагалися зібрати якомога універсальніші. Як ви, можливо, помітили, в багатьох місцях присутня думка про певні домовленості та спільні правила. І це дійсно важливо, адже завдяки таким домовленостям спілкування в кожному колективі стає більш зрозумілим та прозорим – навіть якщо колектив існує тільки онлайн.

Щоб бути в курсі всіх актуальних новин і правил світу рімоуту, а також, щоб не пропустити актуальні вакансії, підписуйтесь на наш телеграм-канал: https://t.me/remote_work_ua