Organizar bien las reuniones por videollamada

Con la llegada del Covid-19 las reuniones de toda la vida han sido prontamente reemplazadas por las videollamadas que nos permiten interactuar con personas en cualquier parte del mundo.

No basta con poner en el orden del día un hueco para decir que una reunión está organizada y que será productiva.

Veamos juntos algunas reglas útiles para organizar bien las videollamadas.

Reglas para organizar bien una videollamada

• Reduciendo la duración de la reunión por defecto: de 60 minutos a 30 minutos.

• Elegir un horario adecuado si los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias.

• El límite en el número de participantes.

• La difusión de un programa antes de la reunión.

• El intercambio de objetivos: qué resultados se esperan de una reunión.

• Claridad sobre la duración de la reunión: definir los puntos y dar a todos un marco de tiempo preciso.

• Cumplimiento de los plazos (puntualidad).

• El final anticipado: prepárense para cerrar temprano si la reunión no llega a ninguna parte.

• El resumen de las conversaciones sincrónicas para que puedan ser reanudadas por las personas de forma asincrónica.

Como escribir la agenda para una reunión

¿Cómo escribo la agenda para una reunión? ¡Simple! En el ámbito militar, un texto mal formateado puede marcar la diferencia entre una misión cumplida y un fracaso total. Y BLUF es justo lo que necesitamos. Es un acrónimo que significa "bottom line up front" y nació en el campo militar precisamente para promover la claridad en las comunicaciones.

La idea básica es simple: poner los detalles más importantes primero. Sin burlarse ni contar la historia interminable antes de llegar al punto, porque el tiempo de todos es valioso. Así que primero los detalles y luego el contexto. El receptor no tiene que leer todo el texto para entender lo que tiene que hacer.

En la parte superior es útil comunicar:

• propósito y razón

• acción requerida

El BLUF debería responder rápidamente a las cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué.

El tiempo de todos es muy valioso; por eso tenemos que intentar sacarle mayor partido posible y sobretodo respetar siempre el de los demás.

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