Что такое Trello и как им пользоваться

Онлайн-сервис Trello – это универсальный инструмент для управления рабочими и личными проектами. Пользователи ценят его за простоту и удобство, а также за практически неограниченный бесплатный доступ.

Структура Trello

Интерфейс программы основан на японских канбан-досках, использующихся для организации задач. С их помощью удобно отслеживать выполнение каждой задачи, можно легко координировать работу нескольких сотрудников, следить за сроками выполнения.

Каждая доска разбита на списки, состоящие из карточек. Списки упорядочивают задачи по какому-либо критерию, чаще всего по статусу. Например, можно создать списки: «Запланированные», «В работе», «Выполненные», «На утверждении», «Архивные» и т.д. По мере выполнения задач вы будете перемещать карточки по спискам и наглядно отслеживать прогресс в работе.

Как пользоваться Трелло

Чтобы воспользоваться Trello, перейдите на официальный сайт сервиса и зарегистрируйтесь, указав адрес электронной почты. Также есть возможность войти в Trello с помощью аккаунта Google, Microsoft или Apple.

Первым делом создаем новую доску и даем ей имя – вводим название проекта или конкретного рабочего процесса.
Затем определяем тип доски:

• Приватная – просматривать и изменять эту доску сможете только вы или добавленные вами участники.
• Командная – такая доска будет доступна для созданной вами команды. Команды можно создавать с помощью кнопки со знаком «+» в правом верхнем углу страницы.
• Публичная – изменять такую доску имеют право только участники, но просматривать ее смогут все в интернете.

Также для доски можно выбрать фон – однотонный цвет либо фотографию из обширного списка, который открывается кнопкой с тремя точками «…».

Каждая доска с карточками представляет собой один рабочий экран. После создания доски появится поле, где необходимо ввести заголовок для первого списка задач. При нажатии кнопки «Добавить список» будут добавлены дополнительные списки. Списки можно перетаскивать по доске, изменять их порядок.

В каждом списке имеется кнопка «Добавить карточку». При ее нажатии вводим название задачи. Для создания другой задачи снова нажимаем кнопку «Добавить карточку», и очередная задача появится под предыдущей.

При клике на карточку открывается окно, где можно добавить подробное описание текущей задачи.
Справа расположено меню со следующими пунктами:

• «Участники» – если вы работаете с командной доской, можете добавить участника к данной задаче, например, чтобы закрепить задачу за конкретным сотрудником.
• «Метки» – позволяет помечать задачи определенными цветами. Рядом с каждым цветом есть кнопка для добавления к метке текстового описания.
• «Чек-лист» – удобен для поэтапного отслеживания прогресса выполнения задачи.
• «Начало» – можно установить дату и время, когда следует приступить к задаче.
• «Срок» – устанавливает срок, когда она должна быть завершена. Есть возможность установить напоминание для участников о приближающемся сроке завершения.
• «Вложения» – кнопка позволяет прикрепить к задаче различные файлы, документы, картинки, которые понадобятся для ее выполнения. Их можно загрузить с компьютера или из облачных хранилищ, таких как Google Диск, Dropbox или OneDrive. Также в соответствующее поле можно вставить любую ссылку.
• «Обложка» – кнопка для выбора обложки карточки. Вы можете загрузить свое изображение или выбрать один из предложенных вариантов.

Ниже находятся кнопки действия. С их помощью можно перемещать или копировать задачу на другую доску или в другой список.
Кнопка «Шаблон» позволяет создавать на основе данной карточки другие. Кнопка «Подписаться» включает уведомления обо всех изменениях этой задачи.

В разделе «Действия» при нажатии на кнопку «Показать подробности» отобразятся все действия с этой карточкой. Если вы работаете в команде, участники могут также оставлять комментарии: высказать мнение или задать вопрос.

Также бесплатный тариф имеет ограничение по размеру файлов, которые вы можете загружать в Trello – не более 10 Мб.
Но за счет того, что данный сервис поддерживает интеграцию с различными облачными хранилищами, это ограничение не мешает работе – вы всегда можете прикрепить к карточке ссылку на файл, размещенный в одном из этих облачных сервисов. 10 командных досок, входящих в тариф «Free», для большинства пользователей тоже будет вполне достаточно.

Платные тарифы «Business Class» и «Enterprise» не имеют ограничений на число командных досок, позволяют загружать файлы объемом до 250 Мб, а также имеют продвинутые средства автоматизации и улучшенное обеспечение безопасности данных. Описание всех трех тарифов и цены можно посмотреть здесь.

Бонусные фишки сервиса:

Как и в любом другом крутом сервисе, в Trello есть масса горячих клавиш, которые ускоряют и облегчают работу. Вот несколько самых полезных из них:

• / — переход к полю поиска;
• C — архивация карточки;
• D — назначение срока;
• Q — отображение всех карточек с вашим участием;
• S — подписка или отмена подписки на карточку.

Остальные шорткаты можно просмотреть по этой ссылке.

Импорт длинных списков из таблиц

Для быстрого создания длинных чек-листов можно просто копировать их из таблиц Excel и «Google Документов». После вставки все ячейки выделенного фрагмента автоматически превратятся в отдельные пункты списка.

Чтобы сделать это, просто скопируйте нужный диапазон данных из таблицы, нажмите «Добавить элемент» в чек-листе, а затем вставьте туда информацию из буфера обмена и нажмите кнопку «Добавить».

Форматирование текста

Trello поддерживает разметку Markdown, а это значит, что вы можете использовать форматированный текст в описании карточек для лучшей читаемости.

Синтаксис Markdown очень прост, и, если вы ещё не знаете его, самое время изучить и использовать этот замечательный язык разметки.

Подведем итоги

Итак, мы узнали, что такое Trello.

Это удобное и гибкое онлайн-решение для быстрой и эффективной организации работы, которое одинаково хорошо подходит как для небольших команд, так и для корпораций, где может использоваться для управления отдельными проектами или отслеживания процесса выполнения задач внутри различных подразделений.

Примеры работ, которыми можно управлять с помощью этого сервиса, разнообразны. Это могут быть не только бизнес-задачи, но и семейные торжества или планирование отпуска. Также Trello прекрасно подходит в качестве личного органайзера.

Все данные хранятся на облачных серверах, а значит, ничего не может потеряться или забыться. Trello моментально внедряется в любой рабочий процесс, не требует сложной настройки и долгой адаптации сотрудников.