Работа с почтой, или как не утонуть в миллионах писем

Работа с почтой, или как не утонуть в миллионах писем

Денис Золотарев

Как может выглядеть почта? 📬 Узнаете? 


И это еще не самый плохой вариант (на примере даже есть фильтрация писем по ярлыкам). 


💫 Если ваша почта выглядит, как на примере, этот пост для вас будет лучом света в кромешной тьме или светом в конце тоннеля. 


Почта — это основной инструмент деловой коммуникации. Очень важно, чтобы работа с почтой была оптимизирована (пост как раз об этом) и частично автоматизирована (предыдущий мой пост) 📧 


Итак, мой ТОП 10 принципов работы с почтой


1️⃣ Во «Входящие» приходят только новые письма от клиентов, партнеров, сотрудников или от тех людей, на письма которых необходимо реагировать в первую очередь 📥 


2️⃣ Все регулярные рассылки, оповещения, новости, спам и т.д. необходимо фильтровать в отдельные папки / ярлыки. Вот мануал, который я писал для своих коллег из Netpeak 👉 goo.gl/sKQY9k;


3️⃣ Отключите уведомления из Gmail в браузере Google Chrome (чтобы не отвлекали от выполняемых задач) — все оповещения могут приходить вам на телефон и как только вы закончите работу с конкретной задачей, можно посмотреть что пришло на почту, и по необходимости, оперативно ответить;


4️⃣ Архивируйте «отработанные» письма:


Архивация позволит убрать письмо из вашей видимости, но как только придет ответ в этой ветке писем — оно отобразиться в непрочитанных и вы сможете предпринять необходимые действия по поводу этого письма. Архивировать рекомендую письма, по котором вы выполнили все что от вас требуется на данный момент (ответить, ознакомиться, выполнить задачу и т.д.). Если вам нужно будет найти потом архивированное письмо — это легко реализуется через поиск в почте;


5️⃣ Сделайте себе 2 «папки / раздела» в почте: «Непрочитанные» и «Прочие». В «Непрочитанных» будут новые письма. Далее моя логика проста: в «Прочие» попадают письма, с которыми вы ознакомились, но письма еще требуют от вас действий, а «отработанные письма» архивируйте. Таким образом вы будете четко понимать объем работы с почтой;


6️⃣ «Зашивайте» в тему письма ключевые слова, по которым вы потом легко сможете найти нужное письмо. Пример плохой темы: «детали сотрудничества». Пример хорошей темы: «Netpeak & Test.ru / предложение по сотрудничеству / Follow Up встречи с юристами, 17.06.2017» 🔑


7️⃣ Этикет электронной переписки позволяет отвечать в течение 24 часов. Не обязательно отвечать сразу, но и затягивать не стоит. Можете решить для себя, в какое время вы проверяете почту. Например, 2 раза в день, в 9:00 и 15:00, запланировать проверку почты в календаре. При этом, важные и срочные письма вы сможете контролировать через оповещения на телефоне 📲 

8️⃣ Настройте себе почтовый клиент на телефон (мой фаворит — приложение Spark) для того, чтобы быть в курсе того, что приходит вам на почту и не упустить важное сообщение, требующее немедленного ответа;


9️⃣ Установите в настройках возможность отменять отправку письма в течении 30 сек (max). Эта функция много раз вас спасет, просто поверьте ❌ 


🔟 Установите расширение Bananatag 👉 goo.gl/iQpuDD. Это даст вам возможность трекать открытие писем / клики по ссылкам в почте и отправлять письма в заданное время ☝️😎

Например, вам нужно отправить предложение о сотрудничестве клиенту из Казахстана завтра в 9 утра по Алматы, это в 6:00 по Киеву. Вам не нужно ждать до 6 утра, вы заранее делаете отложенную отправку письма в заданное время. 


И помните, порядок в почте, порядок в файлах — порядок в голове, на работе и в жизни 🙌 


🍩 Как и в предыдущем посте, плюшка — короткое видео о том, как у меня построена работа с почтой. 


Следующий пост будет касаться крупных изменений в моей профессиональной деятельности. Я поделюсь с вами новостью и подведу краткие итоги своей деятельности за последний год, а также, напишу краткий ТОП выводов за весь период моей трудовой деятельности. 


Всем добра и летнего настроения☀️