Общение при удалённой работе

В офисе мы встречались каждый день. С удалёнкой этой части коммуникации не стало. А общение, пусть и в формате легких бесед, очень важно для взаимодействия внутри команды.

Без него сотрудники будут чувствовать себя покинутыми/брошенными. Это может привести к тому, что в случае какой-то проблемы сотрудник не обратится за помощью к команде, к своему руководителю. Будет стараться разобраться сам. 

Если получится, то хорошо – он просто потратит больше времени на задачу. А если нет? Может наделать ошибок, сорвать сроки. И это только из-за чувства оторванности от коллектива. 

Что бы минимизировать этот эффект необходимо чаще взаимодействовать с сотрудниками. Стоит организовать ежедневные звонки чтобы обсудить актуальные задачи и, возможно, имеющиеся проблемы или затруднения. В моём случае – это видео звонки.

Тут должен быть принцип «лучше каждый день по 5 минут, чем один раз в неделю на час». 

У меня такие звонки организованы с каждой из моих команд. На каждый звонок выделено 15 минут.

Если соберётесь ввести аналогичную практику, нужно быть готовым, что поначалу в 15 минут вы вряд ли уложитесь. 

Это нормально. У меня процесс привыкания к такому формату занял от 3 дней до двух недель, в зависимости от команды. 

Спустя неделю, а может и раньше все привыкнут к такому формату и за 15 минут вы будете успевать получить актуальную информацию о задачах на день и проблемах, которым стоит уделить время в течение дня. 

Сам звонок проходит следующим образом:

• Каждый сотрудник кратко рассказывает план на день. Если есть затруднения озвучивает их. 
• Необязательно разбирать все проблемы именно в рамках такого звонкая или, большая часть решается отдельно с каждым сотрудником.

Если тема может быть полезна всем, то такой вопрос стоит обсудить в конце всей командой. 

Будет неплохо, если после всех сотрудников вы как начальник поделитесь своим планом на день или его частью. Это не значит, что начальнику необходимо отчитываться чем он занят. Но сотрудникам нужно понимать, что и руководитель тоже работает, и тоже занят. В офисе ваши сотрудники всё видят и так, но на удалёнке это теряется. 

Подумайте о какой части своей работы стоит рассказать. Я не каждый день об этом рассказываю, но регулярно даю командам понимание какие у меня есть задачи в проработке. Как правило, это две темы:

• работа с критикой – кто-то недоволен нашей работой или её сроками, и я отрабатываю такие замечания. Коллегам приятно, что я защищаю их профессионализм;
• работа с инициативами по улучшению процесса. Тут хорошо предлагать коллегам поучаствовать – сразу можно выделить инициативных и мотивированных сотрудников, которые готовы подключиться.

Отдельно стоит присмотреться к тем, кто вообще не хочет вовлекаться в такие задачи на периоде. Возможно, с такими сотрудниками стоит поговорить отдельно, чтобы уточнить есть ли какие-то проблемы. 

В офисе все мы чувствуем, что коллеги рядом чувствуем, что начальник «смотрит». Когда всё работают из дома ощущение контроля, ощущения общего дела и общей задачи смазываются. 

Поэтому для руководителя важно взаимодействовать чаще, пусть и меньшее количество времени. 

Для связи: @managers_assistant_bot