Ивентор

Ивентор

Inde.io

От и до

Я начинала работать в небольшом казанском агентстве. Там толком не было должностей: все пять человек в коллективе назывались ивенторами и могли сделать мероприятие от и до — придумать концепцию, составить смету, согласовать её с заказчиком, найти подрядчиков и артистов, проконтролировать ход события. Часто во время «жаркого» сезона (декабрь, когда у всех новогодние вечеринки, и период с мая по август, когда у всех свадьбы и выпускные) сотрудникам приходилось делать мероприятия в одиночку.

Конечно, интереснее брать большие сложные заказы: церемонии, PR-акции, всероссийские слёты, корпоративы для крупных компаний. Но в Казани довольно большая конкуренция, поэтому таких событий было немного. Большую часть времени мы организовывали юбилеи, среднего размаха корпоративы, свадьбы и выпускные.

В Москве я устроилась в крупное ивент-агентство, являющееся частью ещё более крупного международного пиар-холдинга. Начинать пришлось с должности ассистента и обязанностей «принеси-подай», но так как у меня уже был ивенторский опыт, я быстро выросла до помощника старшего специалиста по работе с клиентами.

На ассистента вешают текучку любого уровня сложности: заказать площадку, выбрать службу кейтеринга, которая готовит вегетарианские стейки, найти поющего жирафа, костюм для слона или переводчика с хинди. Иногда ты просто ездишь по ресторанам Москвы и ищешь такой, где в центре зала был бы большой аквариум для женщин в костюмах русалок.

Потолка можно достичь за несколько лет, но у некоторых моих коллег есть далеко идущие амбиции. Многие в нашей профессии почему-то мечтают провести церемонии «Оскар» и «Золотой глобус». Лично я всегда вдохновлялась показами Chanel, Dior и Gucci — концепциями, выбором площадок, оформлением. Это уровень, к которому мне хочется стремиться.

Тендеры и госзаказы

По закону госкорпорации обязаны проводить тендеры на организацию дорогих масштабных мероприятий. В Москве так работают ещё и большинство крупных частных компаний. Помню, что в Казани мы часто просто не понимали, почему в тендере выигрывало то или иное агентство.

Однажды мы три месяца делали глобальный проект для крупного татарстанского оператора связи: наняли дизайнеров, разработали макеты сцены, придумали сувениры. В итоге они выбрали другого исполнителя, а нам даже не заплатили.

Госкомпании заранее знают, кому отдадут предпочтение, и рассылают предложения, чтобы потом просто отчитаться перед проверяющими органами. На моей памяти заказы чаще всего доставались одному довольно старому агентству, у которого даже сайта нормального нет.

Все понимают, что при работе с государством никто не даёт гарантий, и даже если ты выиграл тендер, надо быть бдительными.

Как-то мы замотались во время сложной подготовки к министерскому празднику и не подписали сметы. Заказчик урезал их постфактум, когда сократить расходы было уже невозможно. Мы не остались в минусе, но зарплаты пришлось уменьшить.

Забавно, что, зная обо всех рисках, агентства продолжают участвовать в гостендерах. Такие заказы дают опыт и поднимают статус. Когда я говорю: «я ивентор», человек представляет себе клоуна, аниматора или тамаду. Но стоит назвать ведомство, для которого я проводила праздник, и отношение сразу меняется.

В Москве у меня мало корпоративов — в основном я организую имиджевые мероприятия по продвижению брендов. Работает это примерно так:

  1. Сначала в агентство приходит бриф (короткий документ с техническим заданием, который заказчик отправляет исполнителю), который часто сводится к формуле «мы не знаем, чего хотим, но надо чтобы было классно и как-то по-новому».
  2. Дальше наша команда устраивает мозговой штурм: пиарщики пишут концепцию, ивенторы продумывают детали, готовят смету.
  3. Когда всё готово, отправляем презентацию на конкурс.

Многих казанских коллег возмущало, что тонны труда и креатива уходят в корзину. Но я не думаю, что в ближайшее время ситуация изменится и нам вдруг начнут платить за работу над тендерной заявкой. Компании привыкли бесплатно выбирать из нескольких качественных вариантов.

«Вот ты мне это и скажи!»

Мне приятнее и легче сделать большое мероприятие клиенту, который будет с уважением относиться к моей работе, чем пресс-завтрак на двадцать журналистов для компании, которая в процессе подготовки съест мне весь мозг.

Самое сложное — выдержать процесс согласования. Смета всегда составляется так, чтобы её можно было резать, и заказчик с удовольствием это делает. И не только это.

На YouTube как-то выложили пародийный ролик: якобы Нео приходит к Морфеусу презентовать концепцию мероприятия:
— Вчера я заказывал вечеринку в духе «Великого Гэтсби». Но теперь мне нужен праздник в стиле «Звёздных войн», — говорит Морфеус, он же сложный клиент.
— И как можно из Америки 1920-х годов сделать звёздную сагу?
— Вот ты мне это и скажи!
Фраза «вот ты мне это и скажи» сопровождает ивентора на всех этапах работы.

Если вы думаете, что пресс-волл — это посмотрел, сфотографировался и ушёл, вы жестоко ошибаетесь. Это кропотливая работа: за каждым стоят бесконечные «логотип пониже», «логотип повыше», «логотип покрупнее».

Был один сложный заказ, в котором мы согласовывали всё, вплоть до песен, под которые выходил шоу-балет. Клиент придрался к композиции «It's a Rainy Day»: утверждал, что это гимн гомосексуалистов. Правок по сценарию было так много, что эта как-то затерялась, и на празднике балет вышел именно под «It's a Rainy Day». До сих пор помню, как стою в уголке и вижу, что через весь зал ко мне несётся клиент с красным лицом и выпученными глазами. К счастью, в итоге мероприятие всем понравилось, и ситуацию с песней замяли.

Подрядчики и форс-мажоры

И в Казани, и в Москве у меня есть свой пул проверенных подрядчиков, к которым я всегда обращаюсь: человек по свету, человек по звукотехнике, оформители, бригада для монтажа сцены. Если они заняты в нужный мне день, приходится искать кого-то другого, хотя работать с новыми людьми всегда рискованно.

Однажды я организовывала открытие дома отдыха в другом городе и решила нанять местную команду. Это было мероприятие на открытом воздухе. За полчаса до прихода гостей поднялся штормовой ветер, всё стало разлетаться. Самое страшное, что порыв вырвал из земли шатёр — оказалось, подрядчик его просто не закрепил. Конструкция ударила официанта, перелетела через забор и приземлилась на территорию жилого дома. Сказать, что мы перепугались, — ничего не сказать. Подрядчиков мы оштрафовали и больше с ними не работаем. Теперь очень тщательно проверяем все крепления.

Были и менее фатальные случаи.

Как-то казанский подрядчик забыл привезти на праздник пушку для конфетти. Сами конфетти привёз, а то, из чего их запускать, — нет. Заказчик заплатил за «салют» 11 тысяч рублей, поэтому обойтись без него мы никак не могли. Пришлось срочно ехать за фенами — один нашла у себя, второй одолжила у подруги. Мальчики-официанты подбрасывали конфетти вверх, а мы с коллегой с двух сторон поддували их горячим воздухом. Выглядело просто ужасно, но к тому моменту все были настолько пьяны и счастливы, что никаких придирок не было.

Вообще, на мероприятиях я часто сама что-то чиню, таскаю, зашиваю и подкрашиваю — когда времени в обрез, забываешь, что ты менеджер, и идёшь делать работу подрядчика. Единственное, во что менеджеру не стоит вмешиваться, — кухня и работа официантов.

Самый главный враг ивентора — это дедлайн. Если у тебя адекватный запас времени, сделать можно всё что угодно. За неделю тоже многое можно успеть, просто твоя нервная система будет истощена. В Казани велик риск просто не найти площадку или ведущего в короткий срок. При этом в агентствах не принято увеличивать стоимость заказа, если клиент обратился в последний момент.

Музыкальные тренды

Каждый раз, когда казанские заказчики просили дать хоть какую-то информацию по артисту, нужно было перерыть интернет, чтобы найти пристойное видео — без китча и снятое не на телефон. Иногда я просто говорила: «Доверьтесь, ребята классные, а то посмотрите видео и передумаете».

Вообще, в Казани в тренде кавер-группы: часто заказывают «Хитобоев», которые похожи на «Волгу-Волгу» и «Ленинград», «Большой куш», которые косят под Maroon 5. Есть ещё очень крутые Miami Dance, которые теперь работают в Москве. Но их в последние годы редко заказывали — из-за цены.

Кстати, татарстанские артисты часто назначают цену после того, как по каким-то своим параметрам оценят платёжеспособность клиента. Один и тот же коллектив для разных заказчиков может стоить от 35 до 160 тысяч рублей.

Из казанских трендов, которые я застала, — артисты «Голоса» и брейкдансеры Action Man Crew. Последние работают в двух составах, рубят бабло, ездят с корпоратива на корпоратив — в общем, молодцы.

Слышала, что в Казани появились две группировки ведущих: самопровозглашённые «Топ-10» и «Топ-12». Они сделали себе сайты, заморочились с фотосессиями, выбили пару эфиров на ТВ. Самое интересное, что это сработало, особенно хорошо продаются «Топ-10».

В Москве в кризисные годы стали отказываться от артистов. Вера Брежнева, например, стоит от 45 тысяч долларов за вечер и у неё гигантский райдер. Часто клиенты хотят заказать звёздный состав Comedy Club, но, узнав цену, просят подобрать кого-нибудь подешевле (выступление одного резидента стоит не менее 20 тысяч евро).

Если говорить о PR-мероприятиях, там поп-звёзды точно считаются безвкусицей и пустой тратой денег. Вместо Урганта меня обычно просят подобрать серьёзного медийного спикера: профессионала в области, в которой работает компания, имеющего пару публикаций на РБК и засветившегося по телевизору.

Тренды

7 лет назад в моде были вечеринки в духе «Стиляг», 5 лет назад — в стиле «Великого Гэтсби». Вечная тема — Джеймс Бонд.

В этом году для одной компании я заказывала гигантский бокал мартини с купающейся в нём девушкой. Вообще-то в профессиональных кругах такое считается безвкусицей и моветоном, но заказчики были настолько весёлые и ироничные, что у них на празднике это смотрелось органично.

Устраивать на презентациях продуктов модные показы со стилистами, визажистами и модельерами — любимая тема производителей техники. Думаю, дело в том, что мир высокой моды закрыт и загадочен, и с точки зрения позиционирования организовать собственную Fashion Week очень престижно.

По оформлению могу сказать одно: воздушные шары никогда не выйдут из моды. К счастью, в последнее время московские заказчики стали отказываться от самых убогих конструкций типа арок и фонтанов — теперь шарики просто раскидывают по помещению. Ушли совдеповские «юбки» на столы, появились светящиеся неоном тумбы.

Канапе в прошлом, зато в тренде молекулярная кухня. Там есть эффект шоу: когда что-то искрит и пузырится, а потом оказывается, что это борщ, люди достают телефоны, начинают всё снимать и выкладывать в Instagram.

Очень простой посыл для начинающих ивенторов: людям нравится всё, что можно сфотографировать и выложить в соцсети. Просто вкусное не лайкнут, а вот красивое — обязательно.

Кризис

Мне бы хотелось сказать, что стиль «дорого-богато» уходит в прошлое, — вроде как он из сытых нулевых, а теперь у нас кризис. Но нет: москвичи до сих пор заказывают корпоративы с дресс-кодом Black Tie и откуда-то берут деньги на аренду «Турандот» и White Rabbit.

Многие журналисты возмущаются, когда видят, что компания зовёт их на Black Tie тусовку: «Я работать иду, а не красоваться, и вообще мне нечего надеть». Я считаю, они кокетничают: не работать они идут, а есть молекулярный борщ на халяву! Да и фейс-контроля всё равно не будет. Заказчику важно, чтобы журналист пришёл и сделал публикацию, и если он будет в кроссовках, все максимум пошепчутся за спиной, но выгонять не станут.

Однажды в Казани я проводила новогоднее мероприятие для госкомпании. Мне поставили условие: отсутствие любой информации о празднике в интернете. Оказалось, агентство, которое работало с заказчиком до нас, разместило на своём сайте фотографии с прошлого праздника. Там не был указан бюджет, но по фото можно очень многое понять. В компанию стали звонить журналисты и интересоваться, куда делись деньги налогоплательщиков. Мне пришлось попросить всех подрядчиков не распространяться о заказе. Судя по сметам, каждый год компания отмечает праздник со всё большим размахом.

Есть фирмы, которые привыкли закрывать на корпоративы «Олимпийский», Stadium Live и Ray Just Arena, приглашать Scorpions (они, кстати, берут порядка 18 миллионов рублей за вечер, и это без трансфера и размещения). Такие конторы вряд ли будут ужиматься. Но более мелкие экономят, и это заметно. Хотя мне почему-то кажется, что через год-два всё вернётся на круги своя.

Что касается свадеб, выпускных и юбилеев — их будут праздновать всегда. У людей трепетное отношение к таким вещам: считается, что это события, которые бывают раз в жизни, поэтому их надо отметить как следует.

Деньги и «ивенты для ивенторов»

В Казани было тяжело работать из-за сезонных перепадов зарплаты. Я получала мизерный ежемесячный оклад и по 20 процентов от каждого заказа. Можно было заработать кучу денег в декабре, но жить на них приходилось до марта. Сейчас у меня фиксированный оклад 60 тысяч рублей. Для московских ивенторов это средняя зарплата.

На заре карьеры у меня часто возникало ощущение «у всех праздник, а я вкалываю». Но со временем пришло чувство радости от того, что я дарю людям эмоции. Когда на организованном тобой корпоративе топ-менеджер крупной фирмы снимает пиджак, засучивает рукава рубашки и, довольный, идёт на танцпол, понимаешь, что работаешь на своём месте.

Кстати, ивенторы сами не прочь повеселиться, и у нас тоже бывают корпоративы. Начальство периодически устраивает нам загородные выезды — с тимбилдингом, развлекательной программой и банкетом.

У нас в агентстве действует негласное правило: уходить в отпуск каждые три месяца хотя бы на пять-семь дней. Мне кажется, это правильно. Руководство понимает, что у нас нервная и сложная работа. Без разрядки и новых впечатлений на этой работе можно выгореть слишком быстро.


Подписывайтесь на канал "Взгляд изнутри" и делитесь статьей с друзьями