Закрывающие документы: зачем нужны и как правильно их подготовить

Продать партию товаров, доставить грузы или оказать услугу — каждая сделка, независимо от ее масштаба, требует подготовки и оформления необходимых бумаг. Без закрывающих документов не получится отчитаться перед налоговой и бухгалтерией. Объясняем, как оформлять эти учетные бумаги, чтобы избежать юридических рисков и недоразумений. Такие документы необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Они подтверждают, что товар приобрели, работу выполнили, а услугу оказали в полном объеме. С помощью закрывающих документов можно обосновать доходы и расходы, отчитаться перед налоговой и подтвердить, что у сторон нет претензий друг к другу. В зависимости от сделки заказчику и исполнителю нужны разные типы закрывающих документов. Разберем подробнее каждый вид и расскажем, зачем он нужен и как его оформить. Подтверждает, что исполнитель сделал свою работу, а заказчик принял ее. Документ также называют акт сдачи-приемки. Установленная законом форма этого документа есть только для приема выполненных работ в сфере строительства. Она называется КС-2 и утверждена постановлением Госкомстата (1). Документ можно взять за образец и составить на его основе собственный акт. Обычно акт выписывают в двух экземплярах, но, если участников сделки больше, число копий могут увеличить.
Документ выставляют в день приема выполненных работ. Можно разделить процесс на этапы и подписывать для каждого из них отдельный акт, а в конце сделать итоговый. Стороны сами договариваются, в каком виде удобнее оформлять документы: в бумажном или электронном. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты заказчика и исполнителя, описание выполненных работ и их стоимость с единицами измерения, а также подписи сторон. В качестве образца прикладываем форму КС-2. Документ подписывают, когда продавец поставляет покупателю какие-либо товары. Накладная обычно нужна юридическим лицам и предпринимателям. Обе стороны подписывают документ, подтверждая, что товар передан и получен в полном объеме. С помощью накладной продавец будет списывать позиции, а покупатель — принимать их на своем складе. Унифицированную форму № ТОРГ-12 утвердили постановлением Госкомстата (2). Но стороны могут добавлять к ней собственные пункты, оставляя главные реквизиты. Документ оформляют для каждого участника сделки, чтобы они оставили подписанные экземпляры себе. Накладные делают для всех поставок отдельно. Можно выставить их в бумажном или электронном виде. Если продавец не против, поставщик может отправить ему скан-копию документа, а оригинал передать потом.
ФИО ответственных сторон и их подписи. Остальные пункты стороны могут включать в документ по желанию. Подтверждает поставку разных видов товаров на автомобиле. Наличие документа обязательно при перевозке алкоголя и спиртосодержащей продукции, а для остальных грузов его оформляют по желанию. Установленная форма №1-Т есть только для перевозки алкоголя, этилового спирта и спиртосодержащих товаров. Образец утвердили постановлением Госкомстата (3). Документ состоит из товарного и транспортного разделов. Документ оформляет отправитель грузов. Если продавец сам отправляет грузы, а получатель их продает, то достаточно двух копий документа. В накладной не только описывают товар, но и указывают информацию о транспорте, заполняя все реквизиты по форме. Подтверждает оказание услуги по доставке товаров. В документе указывают характеристики грузов, а отправитель и перевозчик ставят подписи, что транспортировка прошла в полном объеме. Унифицированная форма документа утверждена постановлением правительства (4). Но применять ее необязательно, можно составить собственную накладную. Обычно документ оформляет перевозчик грузов. Накладную выставляют в двух или трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя товаров.
Можно оформить ее в бумажном или электронном виде. В последнем случае понадобится заверить документ квалифицированной электронной подписью. В стандартной форме накладной указывают информацию о грузе, машине, которая будет перевозить товар, условиях и времени поставки. Дополнительные пункты можно добавить самостоятельно. Документ выставляют при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, чтобы продавец мог начислить НДС, а покупатель, который работает на общей системе налогообложения, мог принять его к вычету. Общепринятая форма установлена постановлением правительства (5). По желанию в документ можно внести дополнительные реквизиты и сведения. Документ можно оформить в бумажном или электронном виде. В первом случае его выставляют в двух экземплярах: один продавец оставляет себе, а другой отдает покупателю. При этом нужна только подпись исполнителя. Счет-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Если последний день срока приходится на праздничный или выходной день, то документ можно оформить в ближайший рабочий день. Объединяет сведения сразу из нескольких документов: счета-фактуры, накладной об отгрузке товаров, акта выполненных работ или оказания услуг.
Источник: cs открыть кейсы