Закон, який пояснює, чому ми нічого не встигаємо
"Відомо, що робота заповнює весь час, відпущений на її виконання", - написав у 1955 році в журналі Economist британський воєнний історик і журналіст Сіріл Норткот Паркінсон.
Висловлена ним думка стала відомою як "закон Паркінсона".
Я пригадую його щоразу, коли маю дедлайн. Скільки часу піде в мене на написання статті великою мірою залежить від того, коли мені потрібно її здати.
У своєму дещо сатиричному нарисі Паркінсон наводить приклад літньої леді, яка пише листівку своїй племінниці. Оскільки в неї немає інших справ, це просте завдання займає в неї цілий день.
Хоча закон Паркінсона став загально відомим саме в такій інтерпретації, його автор писав насамперед про бюрократизацію британської державної служби.
Що більше підлеглих, то менше ефективність
Паркінсон вказував на дві найважливіші причини бюрократизації. Перше - це множення підлеглих, коли керівники наймають двох або більше співробітників, кожен з яких повинен звітувати керівнику і таким чином не бути в прямій конкуренції з ним.
А друге, це те, що бюрократи створюють роботу для інших бюрократів.
Дослідник стверджував, що якщо адміністративний відділ будь-якої компанії постійно зростає на 6%, компанія незабаром припинить своє існування.
Компанії зазвичай починають із горизонтальної структури, наприклад, двох інженерів. По мірі зростання, вони наймають помічників, які поступово підвищують свою кваліфікацію та наймають власних підлеглих.
Піраміда починає зростати. З'являються штучні шари, які не мають жодної іншої мети, крім підтримування самої ієрархії.
Коли піраміда стає надто великою і дорогою, вона може з'їдати весь прибуток компанії. Якщо на цьому етапі радикально не скоротити бюрократичний орган, компанія загине.
Професор Медичного університету Відня Штефан Тернер, який вивчає складні системи, дослідив закон Паркінсона на прикладі урядів майже 200 країн.
Його команда дослідників довела, що ефективність органу влади зворотно пропорційна його розміру.
Щоб перевірити, як чисельність групи впливає на її здатність ухвалювати рішення, науковці створили модель. Вони виявили, що суттєві зміни відбуваються, коли розмір групи досягає 20 осіб.
Суттєві зміни відбуваються, коли розмір групи досягає 20 осіб
"У цей момент ви бачите сильну різницю в формуванні коаліції. Утворюються менші групи і вони блокують одна одну. Це пояснює, чому так важко прийняти одностайне рішення, коли уряд великий".
Гаразд, якщо стосовно бюрократії закон Паркінсона працює й досі, чи лишається так само правдивим і його буквальний сенс?
Чи дійсно ми витратимо на роботу більше часу, якщо не поставимо собі суворі часові обмеження?
Експерименти, проведені в 1960-х роках, показали, що якщо час на виконання певного завдання "раптом" збільшувався, учасники завершували його довше.
В іншій низці досліджень 1999 року випробовуваним пропонували оцінити чотири набори фотографій.
Коли їм сказали, що четвертий набір вивчати не треба, вони проводили більше часу, роздивляючись третю групу знімків, замість того, щоб завершити роботу швидше.
Науковці також встановили, що додатковий час ніколи не призводить до підвищення якості виконання завдання.
Тож, чи означає це, що коли я сідаю за статтю, я повинна встановити собі чіткі часові рамки або скоротити обсяг роботи над історією?
Пам'ять, увага та витривалість - це обмежені ресурси в людей, пояснює професор Принстона Ельдар Шафір.
"Оскільки наша здатність до уваги обмежена, ми нерівномірно розподіляємо її між повсякденними справами, але іноді, за потреби, можемо сконцентруватися на одній", - зазначає він.
"Коли над вами нависає дедлайн, ви працюєте з подвоєною силою, забуваючи про все навколо. Ви можете навіть забути забрати дитину зі школи або привітати маму з днем народження чи погодувати собаку. Це - ціна, яку ви платите за успішний результат проєкту, завершеного завдяки надзвичайній концентрації".
До того ж, якщо строк встановлений не вами самими, є ймовірність, що ви панікуватиме і виконаєте справу неефективно або неякісно, додає дослідник.
Люди іноді говорять - якби не часові рамки, я б ніколи не завершив це.
"Але дослідження показують, що продуктивність не є лінійною", - каже Елізабет Тенні, доцент Школи бізнесу при Університеті Юти, яка вивчає роботу під тиском і продуктивність.
"Коли ми починаємо якесь завдання, ми спочатку докладаємо багато зусиль. У якийсь момент ці додаткові зусилля стають мало результативними. Щоби ваша робота була максимально ефективною, треба знайти точку, де перетинаються найбільший можливий результат з найменшими можливими зусиллями".
Важливо також відчути момент, коли варто ставити крапку в роботі, додає фахівець.
І вам не обов'язково використовувати весь час, це можна зробити й раніше запланованого дедлайну.
А як щодо тієї старенької леді, яка весь день складала листівку? Якби вона поставила собі часові рамки, вона б, вочевидь, впоралася б швидше.
Але оскільки інших справ в неї не було, вона завершила роботу вчасно.
Прочитати оригінал цієї статті англійською мовою ви можете на сайті BBC Capital.