Журнал учета входящей образец
Журнал учета входящей образецСкачать файл - Журнал учета входящей образец
Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов. К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК , но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы. Как компромисс можно вести два журнала одновременно , используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию. Инновационный метод регистрации корреспонденции — система электронного документооборота СЭД используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг. Существует большой ассортимент демо-версий , которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей до человек, например, Fossdoc. Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота. Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама периодика, рекламные проспекты и тому подобное. Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел , то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника , назначенного руководителем. Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию ФИО , занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции. Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции. Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета. При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче. Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета. Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности , продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца. Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы. Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше! Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Главная Журналы Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: Скачать бесплатно образец обработки оборудования пищеблока Журнал учета выдачи трудовых книжек: Журнал регистрации исходящих документов: Журнал регистрации вводного инструктажа: Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения Журнал учета огнетушителей: Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации. Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности , а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации , а какие нет. В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления , соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: Материалы из раздела Журналы. Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: Скачать бесплатно образец обработки оборудования пищеблока. Журнал учета выдачи трудовых книжек: Журнал проверок воинского учета на предприятии: Как вести журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля? Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше? Хотите предложить для публикации фотографии по теме? Previous Article Регламентация рабочих отношений: Next Article Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления. Ваш комментарий появится после проверки. Стромынка, дом 19, корп.
4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов
Самые страшные катастрофы в истории
Взять ипотеку без первоначального взноса хабаровск
Образец журнала регистрации входящих документов
Налогообложение отдельных видов доходов налогом на прибыль
Катуйские истории часть 1 скачать
Как сделать подушку из синтепона своими руками
Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции
Как сделать макияж на хэллоуин в домашних