Журнал регистрации правил
Журнал регистрации правилСкачать файл - Журнал регистрации правил
В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал — обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации. Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:. Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации не относящиеся к деловой стороне деятельности организации. Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем. Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. Если документ поступил в организацию разными способами сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением , то необходимо исключить дублирование информации. Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата. Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве. Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя журнала — проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал. Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек. При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы. Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота. По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов. В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале. На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов ФИО, должность, период работы и подпись. На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае — это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия несколько тысяч человек: Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:. Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации. Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:. Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв указывается и на самом документе. Отправитель корреспондент — автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации. Получатель адресат — сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ с отметкой о передаче. Содержание документа — краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем. Исполнитель — сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе. В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа. Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:. При копировании материалов прямая индексируемая ссылка на сайт www. Бизнес идеи, планирование, малый бизнес. Главная Бизнес с нуля Ведение бизнеса Бизнес за рубежом Бизнес идеи для начинающих Варианты открытия бизнеса Как заработать в Интернете Бухгалтерия Организационно-правовая форма ИП ООО Финансы и недвижимость Ипотека и кредиты Выгодно вложить деньги Источники финансирования предприятия Сделки с недвижимостью Документы Бланки Журналы Заявления Лицензии Заметки Авто Советы автолюбителю Обзоры автомобилей Работа и карьера. Журнал регистрации входящих и исходящих документов. Содержание Основные правила регистрации корреспонденции Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов Своевременность фиксации Однократность регистрации Уникальность регистрационного номера документа Виды журналов регистрации Основные правила заполнения и хранения Содержание и характеристика граф. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту: Скачать образец журнала регистрации документов. Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров смотрите здесь. Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье. О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном материале. Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется. Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: Так же может заинтересовать. Что нового в этом разделе? Реестр документов — порядок применения и правила Журнал регистрации приходных и расходных кассовых Журнал регистрации приказов по личному составу. Книга жалоб и предложений. Последние публикации Правила и порядок составления Акта на списание основных Правила и порядок уменьшения уставного капитала ООО в Советы по открытию шиномонтажа: Правила и порядок составления заявления о признании Документы Как заработать в Интернете Как начать свой бизнес с нуля Работа и карьера.
Журналы регистрации кадровой документации
Карты ркка белгородской области
Цивилизационный подход к изучению истории
Журнал регистрации приказов
Приказ минздрава россии от 30.06 2015 386н
Просидол инструкция по применению
Нормативы штатной численности муниципальных учреждений
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?
Как делать шпагат в домашних условиях
Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения
Средняя скорость по графику зависимости