Як спланувати і вирішити всі свої справи: Покрокова інструкція

Ми трохи занурилися у продуктивність і розібралися з основами Getting Things Done - підходом до управління справами і книжкою (“Як упорядкувати справи”), яка змінила уявлення про продуктивність в 2001 році і яка була перевидана в 2015. Тут ознайомилися зі статтею, а тут - книжкою. Ділимося результатами.

Чому важко утримувати все в голові?

Наша короткотермінова пам'ять, подібно до оперативної пам'яті комп'ютера, потрібна для роботи з актуальними задачами, і її обсяг малий. Одночасно, ми здатні опрацьовувати 7 одиниць інформації в середньому, а працювати ефективно лише з 1-3 одиницями. Водночас обсяг інформації, вартий нашої уваги, постійно збільшується. Автор книги “Як упорядкувати справи” Девід Аллен повторює: “Ваш розум призначений для створення ідей, а не для їхнього збереження”. І в цьому видно одну з цілей його підходу.

Про внутрішні зобов'язання

На думку автора, головне джерело стресу і негативних емоцій - це невирішені або порушені зобов'язання перед собою або іншими (в оригінальному тексті Аллен називає їх open loops). Гнітючі думки переживаються навіть важче, ніж усвідомлення обсягу роботи, яку ми повинні виконати.  

“Будь-яке зобов'язання типу “мав би, міг би або повинен”, яке знаходиться тільки в свідомості, створює ірраціональну напругу, якої неможливо позбутися, 24 години на добу, 7 днів на тиждень”.

Аллен також переконаний, що, на відміну від фізичної праці, праця інтелектуальна не має чітких меж. І справа навіть не в тому, що після важкого робочого дня в офісі ви все думаєте про роботу вдома. Для Аллена загалом немає різниці між роботою і відпочинком. Згідно з його логіки, робота це все, до чого ми прагнемо довести актуальний стан речей. Головне це те, що перед формулюванням цих ваших задач потрібно чітко проясняти результати і визначати кроки для їхнього вирішення.

Як навчитися мислити більш ясно?

Першочергово, потрібно розібратися із внутрішніми зобов'язаннями. Під філософією Getting Things Done (далі GTD) мається на увазі те, що весь процес управління роботою зводиться до трьох простих принципів.

1. Спочатку потрібно звільнити голову – зібрати всі незавершені думки і задачі до зовнішньої системи, якій ви довіряєте.

2. Потім потрібно їх прояснити – вирішити, що робити з цією інформацією.

3. Зробити це!

Це основа GTD і ключова її відмінність від інших систем: справа не в управлінні часом чи задачами, а в організації себе на рівні внутрішньої довіри і домовленності. Більше про наукову частину методології можна знайти тут

П'ять кроків для прояснення складних задач

1. Збір

Збирайте всі невирішені питання (як особисті, так і професійні), незавершені справи (в оригіналі слово «stuff», в перекладі як «незавершена всячина») й іншу інформацію, яка турбує Вас. Надсилайте все у відділ «Вхідні» - надійне зовнішнє сховище, яке може бути як фізичним (блокноти, папки), так і цифровим (будь-який таск-менеджмент додаток, який має папку «Вхідні», наприклад Wunderlist, Todoist або Omnifocus – останній цілком розроблений на основі GTD). Додайте до цього свою пошту і месенджер – ваші «Вхідні» бай дефолт.

Зберігаючи інформацію про незавершені справи на носії, ви звільняєте свою голову. Головне – не  створювати занадто багато списків і регулярно оновлювати і опрацьовувати їх.

«Як тільки Ви думаєте щодо якоїсь задачі « я повинен», «потрібно», «треба було б», то ця задача одразу переходить в категорію незавершених»

2. Опрацювання

Зазвичай, інформація приходить до нас протягом всього дня, але обробляти її комусь зручніше зранку, робити перегляд – ввечері тощо. Аллен рекомендує розділять у часі ці етапи. Сам процес опрацювання інформації складається з послідовних питань:

1. «Що це?» (визначення типу інформації – задачі, нотатки чи ідеї)

2. «Чи потребує це дій зараз?» Частина інформації зовсім не призначена для роботи, її треба просто викинути. Другу частину потрібно розмістити в системі, щоб звільнити від неї свідомість.

3. Якщо дії та інформація не потрібні, просто позбуваємося її.

4. Якщо дії не потрібні, але інформація потрібна, то просто відкладаємо її, щоб повернутися пізніше. Для цього GTD пропонує створити папку «Коли-небудь/можливо», у якій містяться усі майбутні плани – списки книг, фільмів і місць для подорожей або списки можливої роботи і проектів.

5. Другий варіант: ми зберігаємо інформацію як довідник – теж для майбутніх дій і проектів. Для цього підійдуть і Dropbox, і Google Drive, і такі інструменти як Notebook.

6. Якщо дії необхідні, вирішальним питанням є «Який наступний крок?». Ви або виконуєте його одразу, якщо воно займає не більше 2 хвилин (5, чи, можливо, 10 - вирішувати вам), або делегуєте більш підготовленій людині і переносите його в список «Лист очікування».

7. Якщо дія повинна мати певну дату, надсилайте її в «Календар» (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook тощо). Дії без терміну ідуть до списку «Наступні дії», який, насправді, є списком задач в таск-менеджері або блокноті.

“Яка наступна дія? Це головне питання щодо будь-якої інформації, яку ви зібрали. Якщо відповідь буде правильною - буде що організовувати. “Наступна дія” - це конкретна, фізична дія, яку потрібно виконати, щоб рухатися далі до встановленої задачі.”

3. Організація

Після опрацювання інформації створюється декілька категорій зберігання, які і створюють Вашу систему.

1. Списки активних дій: календар (для дій з визначеною датою) і список задач - в таск-менеджері/блокноті.
2. Список проектів - задач, які потребують більше однієї дії для виконання (більшість таск-менеджерів мають декілька рівнів задач, як і рівнів проектів, проте може існувати лише один список - індекс проектів), і довідкові матеріали до них - в будь-якому зручному сховищі.
3. Список  “Лист очікування” для задач, які потребують Вашої уваги, а не участі. Також допоможуть нагадування, які стануть актуальними в майбутньому.
4. Список “ Коли- небудь/Можливо” для задач, які можуть стати актуальними в майбутньому: це список всього, що ви би хотіли зробити, але не зараз.

4. Перегляд

Після збору, опрацювання і організації у Вас з'явилися готові алгоритми дій в актуальних для Вас сферах. Щоб система залишалася актуальною, потрібно її переглядати інколи. Першочергово “Календар” і “Список задач”, а також “Список проектів”, “Лист очікування” і “Список можливих справ”.

Переглядайте всі плани і списки щотижня. Так картина буде цілісною, а розум ясним - ви нічого не пропустите і сфокусуєтеся на важливому.

5. Виконання

В управлінні робочим процесом важливо розставити пріоритети в задачах. Щоб розібратися, що і коли треба зробити, Аллен радить використовувати три моделі поведінки.

1. Прикріплюйте до задач певні критерії: контекст (наприклад, за місцем: дім, офіс, магазин; або за характером роботи: дзвінки, зустріч тощо); вільний час, вільна енергія, ваші особисті пріоритети.

2. Поняття “робота” зазвичай значить щось з цих 3 варіантів: Ви робите те, що запланували, або Ви плануєте роботу, або виконуєте задачі, коли вони виникають. Якщо Ви в якийсь момент застрягли, спробуйте зрозуміти, що з вищезгаданого Ви зараз робите і що потрібно робити.

3. Починати роботу треба знизу вверх, рухаючись від меншої цілі до більшої. Спочатку приділіть увагу поточним справам, потім - зонам відповідальності й уваги (сім'я, робота, друзі). Тепер можна починати плани на 1-3 роки, далі, як перспектива, на 5 років і більше. Останній етап - оцінка своєї місії і принципів. Крок за кроком Вам буде легше внести ясність у свої справи.

Як спланувати так, щоб все точно вийшло

Девід Аллен також пропонує модель планування з п'яти кроків, яка грунтується на інтуїтивно зрозумілих етапах. Вони допоможуть пов'язати розвиток окремих тем і проектів в одне ціле.

1. Визначте цілі і принципи. Дайте відповідь на питання: “Навіщо?”. Заради чого потрібно щось робити? Наприклад, ваша ціль - добре провести вечір п'ятниці, щоб відпочити після робочого тижня. Принципом може бути як проведення вечора з друзями, так і відпочинок на самоті.

2. Визначте результат. Дайте відповідь на питання: “Що?” Коли ціль зрозуміла, важливо зрозуміти, в якій саме формі вона буде досягнута. Спробуйте візуалізувати результат, наприклад, ідеальний вечір дома з книгою чи з друзями у барі.

3. Проведіть мозковий штурм. Дайте відповідь на питання: “Як?” Визначивши результат, важливо отримати якнайбільше його варіантів. Чим більше опцій, тим краще ви зможете уявити, чого хочете. Наприклад, перевірте список улюблених книг або улюблених місць.

4. Організуйте отримані ідеї.  На цьому етапі потрібно структурувати ідеї і зробити вибір.  Можливо, Ви зупинилися на 2-3 варіантах вечору з друзями і в результаті обрали 1, який задовольняв всіх.

5. Визначте наступні кроки. Це досить простий етап, який вимагає декілька секунд, але часто саме його не вистачає для розвитку проекту. Наприклад, обравши місце для зустрічі з друзями, варто подзвонити і замовити столик, а обравши книгу - купити її.

Ключові принципи GTD

Система може бути занадто комплексною або дуже простою - залежить від ваших цілей. Вищезгадані поради можуть здаватися занадто складними, але основних принципів всього три:

• Напрацюйте звичку збирати незавершені справи і внутрішні зобов'язання - це звільняє розум.
• Налашуйтеся визначати кінцевий результат. Це економить необхідний час і енергію, а також звільняє свідомість від тиску невизначеності.

Визначайте наступні дії. Це забирає лише секунди часу і допомагає досягати результат. Насправді, ми ніколи не робимо весь проект за один раз. Ми визначаємо і робимо невеликі кроки, і саме на рівні наступних дій просуваємося до мети.

А для того, щоб поповнити свій список цікавою освітою, заходьте та обирайте на сайті https://studydive.com/ua