Як додавати інвентар в реєстр

Будь-який користувач “Інвентаріуму” може додати інвентар до реєстру. Адміністратор інформацію розгляне та перевірить, після цього запис про інвентар зʼявиться в реєстрі та стане доступний усім користувачам.

Під час подачі даних про інвентар слід дотримуватися кількох простих правил:

1. Подавати запит на додавання інформації в реєстр інвентарів варто тільки у випадку якщо ви ТОЧНО впевнені, що ця справа містить інвентар щодо вказаного населеного пункту.
2. Заповнюючи форму додавання інвентарю даємо МАКСИМАЛЬНО МОЖЛИВУ кількість інформації, проте зважаємо на п.1 цього списку. Не спотворюємо інформацію про справу чи про інвентар, не додаємо зайвого, не пропускаємо потрібне.
3. Інформацію заповнюємо ВИКЛЮЧНО українською мовою, не зважаючи на те, якою мовою зроблений запис про справу в архівному описі.
4. У реєстр “Інвентаріум” додається інформація про інвентарі маєтків, що стосуються етнічних українських земель. Сюди може входити як сучасна територія України, так і українські етнічні землі, які зараз входять до території інших держав. Проте ми НЕ додаємо сюди маєтки, які не стосуються українських земель, де не проживали українці.

Щоб додати інвентар потрібно заповнити форму, що знаходиться на сторінці “Додати інвентар” на сайті “Інвентаріуму”

Заповнення блоку “Сучасний адміністративний поділ”

Вам потрібно вибрати з каскаду випадаючих списків інформацію про населений пункт: Область → Район → ОТГ → Тип населеного пункту → Назва

Всі поля є обовʼязковими та мають бути заповнені для додавання інвентарю.

Якщо потрібного вам населеного пункту ви не знайшли у розкривних списках, або населений пункт стосується українських земель, які зараз не є частиною України — напишіть адміністраторам запит на додавання цього населеного пункту, скориставшись формою на сторінці “Відгуки та пропозиції”

Оберіть точку на карті, яка відповідає вибраному вами населеному пункту на кроці №1. Для цього необхідно збільшити масштаб карти до потрібного розміру, аби добре бачити потрібний населений пункт і клацнути на карті орієнтовно в центрі населеного пункту. Відобразиться синя позначка, яка буде означати, що координати населеного пункту обрані.
Цей крок є обовʼязковим.

Оберіть “Тип позначки” Виберіть з розкривного списку “Тип позначки” один з двох варіантів “Місце” або “Регіон”. Обирайте “Місце” коли ви точно впевнені, що в справі міститься саме інвентар цього населеного пункту. Обирайте “Регіон”, коли ви не знаєте які саме населені пункти є в інвентарі.

Наприклад, це можливо у випадку, якщо назва справи “Інвентар Махнівського ключа”, ви цю справу в архіві не бачили та не знаєте, які саме населені пункти в ній згадуються. У такому випадку на кроці №1 ви обираєте центр ключа, в такому випадку “Махнівку”, на кроці №2 ставите позначку на цьому населеному пункті. На кроці №3 обираєте “Регіон”, це означатиме, що доданий інвентар стосується певної “зони” чи “регіону” навколо позначки, яку ви поставили.

Якщо одна архівна справа містить кілька інвентарів і ви точно знаєте які населені пункти туди включені — створюєте декілька записів в реєстрі з типом позначки “Місце”. Якщо одна архівна справа містить декілька інвентарів і ви НЕ знаєте які населені пункти туди входять — створюєте один запис в реєстрі з типом позначки “Регіон”.

Заповнення блоку "Адміністративний поділ станом на час складання інвентарю "

В цьому розділі ви маєте ввести інформацію про те, до яких територіальних утворень відносився населений пункт, що ви обрали на кроці №1 на момент коли було складено інвентар. Важливо! Заповнюйте цю інформацію тільки у випадку якщо вона вказана в назві архівної справи (Наприклад “Інвентар Махнівського ключа, Житомирського повіту, Київського воєводства”) якщо ви точно впевнені до якої територіальної одиниці відносився населений пункт. Якщо у вас є сумніви щодо цього — краще залишити поля порожніми.

Заповнення блоку "Інформація про архівну справу "

У цьому розділі ви маєте заповнити інформацію про архівну справу, яка містить інвентар. Якщо справа міститься в українському архіві — в першому розкривному списку обираєте варіант “Так” і заповнюєте поля “Назва архіву” (вказуєте скорочення напр. ЦДІАК, ДАЖО, і т.д.), “Номер фонду”, “Опис”, “Справа”.

Якщо справа знаходиться в іноземному архіві — обираєте в розкривному списку варіант “Ні” і заповнюєте поле “Шифр справи” за тими правилами кодування справ, які діють в архіві в якому знаходиться інвентар

Також вказуєте назву справи, дати справи, загальну кількість сторінок в справі, якщо ця інформація присутня в архівному описі.
Важливо! Назву справи вказуйте саме так, як вона була вказана в описі, не змінюючи чи спотворюючи, можливий і потрібний лише варіант перекладу українською, якщо назва справи вказана будь-якою іншою мовою.

Шифр додаткової справи
Трапляються ситуації, коли одна і та ж справа знаходиться в кількох архівах. Наприклад фонд КМФ-15 або КМФ-33 складається з копій справ архівів Польщі і Литви. В такому випадку в полі “Шифр додаткової справи” варто вказати де саме знаходиться ця справа. Формат запису аналогічний до поля “Шифр справи”

Заповнення блоку Інформація про інвентар.

У цьому розділі ви вказуєте інформацію, яка стосується самого інвентарю (зверніть увагу, не в цілому справи, а саме конкретного інвентарного опису), а саме:

• Рік складання інвентарю — рік коли було створено інвентар, це має бути виключно числове значення року.
• Сторінка початку інвентарю — якщо сама справа велика і містить різні документи окрім інвентарю, вкажіть номер сторінки з якої починається інвентарний опис саме цього населеного пункту.
• Посилання на скани справи — якщо у вас є зображення даної справи (цілої справи, або саме інвентарю за цим населеним пунктом) і ви готові ними поділитися з громадою — опублікуйте тут відповідне посилання.
• Примітки — будь-яка важлива інформація, яку ви вважаєте потрібно знати користувачеві, що буде працювати з цим інвентарем. Тут слід вказувати тільки дійсно важливі речі, не потрібно дублювати інформацію, яку ви уже заповнили на формі вище, чи додавати щось, що не стосується справи або інвентарю.

Електронна пошта

Обовʼязково вкажіть електронну пошту, за якою з вами можна звʼязатися, якщо виникне потреба уточнити інформацію, яку ви подаєте для додавання в реєстр інвентарів. Ми обіцяємо, що будемо використовувати цю пошту лише для таких цілей, не передаватимемо третім сторонам, не публікуватимемо та не надсилатимемо спам.

Далі ви натискаєте кнопку “Зберегти” і якщо форма заповнена правильно, ви отримаєте повідомлення про те, що ваш інвентар додано на розгляд адміністраторам.
Коли адміністратор перевірить запис — його буде опубліковано в реєстрі. Якщо після натискання кнопки “Зберегти” ви отримуєте помилку — виправте помилки на формі й спробуйте надіслати інвентар ще раз.

Допомога від команди "Інвентаріум"

Якщо ви не знайшли в цьому документі відповіді на своє запитання ви завжди можете звернутися до кураторів проєкту за допомогою електронної адреси
team@inventarium.org.ua