Вывод последнего статуса

Вывод последнего статуса

Петр Кондауров www.pkondaurov.ru

Для создания так называемой управленческой приборной панели (группа метрик с актуальными показателями по ключевым бизнес-процессам), требуется видеть список главных элементов (например проектов, которые ведутся, или лиды, в стадии обработки) и статус по ним, который является последним действием.
Обычно конструкция у такой системы следующая:

  • Существует справочник уникальных элементов (список клиентов/проектов/сотрудников)
(Рис. 1) Справочник клиентов
  • Существует таблица операций. В этой таблице может быть несколько записей по одному и тому же элементу справочника. Например, по одному и тому же клиенту совершено несколько продаж, либо по одному лиду сделано несколько звонков
(Рис. 2) Таблица операций по клиентам

Для того, чтобы мы могли видеть последнее событие по клиенту, как это видно в столбце "Последний коммент" на рис. 1 мы используем следующую формулу:

Формула вывода последнего события по клиенту

Работу функции Filter() мы рассматривали в предыдущих выпусках, в ней указываются столбцы для выведения и условия, какие строки выводить.

Для нашей задачи мы используем в фильтре функцию MAX(), которая выводит максимальное значение в списке.

Творчество приходится применять, для поиска того столбца, по которому будем определять, что значение действительно является последним в списке событий по клиенту. В ряде случаев можно взять дату события (столбец b на Рис. 2) но если у вас события по одному клиенту могут происходить чаще одного раза в день, этот способ не подойдет, потому что с максимальным значением будет две и более строчки, а ячейка у нас одна и значение нужно получить одно - последнее. Есть возможность к дате события добавить время (в следующих выпусках расскажу, как это сделать), но указывать время не всегда нужно и удобно.

Я решил этот вопрос нумерацией транзакций. Причем делать это лучше не вручную, а создать формулу, чтобы порядок не сбивался, даже если вы удаляете и добавляете какую-то строчку в середине списка. Формула для нумерации следующая:

Формула для списков, которая всегда будет последовательной

Смысл этой формулы таков:

  • Во всех ячейках столбца А проставлена эта формула, поэтому про нумерацию можно забыть. Она автоматом будет ставиться сама, как только появляются новые значения в столбце b Рис. 2
  • Мы проверяем, есть ли значения в ячейке с операцией, если нет, то нумерационную цифру не показываем (так таблица выглядит красивее, чем если бы все цифры были проставлены сразу)
  • Первую цифру 1 нужно проставить руками(в ячейке A3 вместо формулы стоит просто цифра 1)

Итого, если мы выбираем все транзакции по клиенту, то нам не составит труда взять максимальный номер и отобразить его в аналитических целях, как это показано на Рис. 1. "Последний коммент".

У такого способа есть как минимум один минус - события (транзакции) должны заноситься в хронологическом порядке. Ведь если вы внесли сегодня событие с сегодняшней датой, а потом вспомнили, что что-то было вчера и внесли затем вчерашнюю транзакцию, то у вчерашней порядковый номер будет выше и отображаться в аналитическом блоке будет именно она.

Заключение

При должной фантазии этот подход можно отображать и для других решений. Придумайте хотя бы еще два варианта для своего бизнеса сами :-)


P.S. Начал получать первые сообщения в личку от людей, которым нравится этот канал. Чертовски приятно :-)
Не забывайте приглашать друзей, которым это может быть интересно и не отключайте уведомления. Выпуски выходят нечасто и нотификация не будет вас излишне беспокоить :-)
Ссылка на канал: https://t.me/googlesheetmanagement

Таблица с примерами: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CNtdYEVGmbGI-EeQ0fMscZhgJlgBFGSpqDwwUCFR9sE/edit#gid=1982900654