ВЫЯВЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ: КАК УЗНАТЬ, ЧТО НУЖНО ЗАКАЗЧИКУ

Сбор и анализ данных проводят в самом начале работы над проектом. Если уже на старте потребности заинтересованных сторон выяснили неправильно или не полностью, то и поставленные задачи будут ошибочными, а дальше команда начнет делать ненужную работу.

Чтобы воплотить идею в прибыльный проект, нужно правильно собрать требования к будущему продукту. Обычно сбором данных занимается бизнес-аналитик, но если в команде такого человека нет, то роль аналитика выполняет проджект-менеджер, руководитель, дизайнер, тестировщик. Если в список ваших ежедневных задач входит общение с заказчиками и с командой, планирование, постановка заданий, описание идей, то вам тоже необходимо знать, как работать с требованиями.

ВИДЫ ТРЕБОВАНИЙ

Требованиями в бизнес-анализе называют потребности, идеи и проблемы стейкхолдеров. В качестве стейкхолдеров выступают организации или отдельные люди: заказчики, пользователи, менеджеры, начальники отделов, сотрудники организации — все, чьи интересы затронуты при создании и после завершения проекта.

Требования различают по уровню детализации:

• Бизнес-требования — самые общие утверждения о целях, задачах, результатах: чего хочет заказчик, зачем ему это нужно. Например, руководитель может сказать: «Я хочу знать, чем занимаются сотрудники в конкретный момент».
• Требования заинтересованных сторон — более детальные требования групп стейкхолдеров. Описывают потребности, необходимые для реализации бизнес-требований. Например, чтобы достичь бизнес-цели — знания руководителя о делах подчиненных, сотрудник должен сообщать начальнику о текущем задании и о количестве потраченного времени.
• Требования к решению — конкретные и самые детальные, на этом этапе с участниками обсуждается уже не бизнес, а реализация решения в системе или приложении.

Примеры требований к решению:

• ввести текущее задание;
• создать задание для подчиненных;
• видеть отчет по каждому сотруднику в указанный промежуток времени.

ТЕХНИКИ ПО СБОРУ ТРЕБОВАНИЙ

На начальных этапах работы у стейкхолдеров есть только общая концепция, как должен выглядеть и работать конечный продукт. Для превращения размытых идей в четкие задания, применяют специальные методики по сбору информации.

Не существует единственной техники, которой можно собрать абсолютно все требования к продукту. Для каждого этапа детализации потребностей подходит одна конкретная техника или комбинация нескольких.

На стадии общих бизнес-требований хорошо работает интервью с заказчиком один на один. Требования группы стейкхолдеров легче выяснить в групповом обсуждении во время мозгового штурма. Продумывать детальные новые решения для системы помогает специально организованное рабочее совещание – воркшоп.

Дальше подробно разберем каждую из трех техник: интервью, мозговой штурм и воркшоп.

ИНТЕРВЬЮ

Проходит в форме свободной беседы один на один, в офлайн или онлайн формате. Тему разговора и список вопросов обговаривают заранее, чтобы собеседник тоже подготовился. Интервью помогает детализировать понимание глобального вопроса, разбить общую тему на отдельные задачи, уточнить требования конкретного стейкхолдера к проекту.

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ

Начинайте интервью не с тематических вопросов, а со small talk: поговорите о погоде, здоровье, обычных дела собеседника, если знаете о них. Например, если клиент вернулся из отпуска, спросите, как он отдохнул. Короткий разговор поможет человеку расслабиться, общение станет более комфортным и открытым для обеих сторон.

Двигайтесь от целого к деталям: задавайте открытые вопросы, внимательно слушайте, а потом спрашивайте, чтобы получить больше подробностей. Применяйте активное слушание: отражайте факты и чувства, переформулируйте и повторяйте то, что услышали. Открытые вопросы нужны для получения информации, а закрытые – для подтверждения конкретных вариантов требования.

Начинайте с общего бизнес-контекста: «Зачем это нужно? Что это принесет? Как появилась эта идея?» Дальше задавайте глобальные вопросы: «Как юзер должен это использовать? Опишите, как вы видите эту функциональность».

Проговаривайте альтернативные ситуации: «А что будет, если…», например, пользователь не залогинен, что-то изменили.

Докапывайтесь до реальной бизнес-потребности. Клиент может говорить, что хочет на сайте большую зеленую кнопку, а потребность будет — видеть отчет или получить информацию в любой момент. Всегда спрашивайте: «Зачем?», от ответа на этот вопрос будет зависеть решение: возможно потребность заказчика проще реализовать не через зеленую кнопку, а другим путем.

Подтвердите информацию со стейкхолдером. После интервью и на этапе подготовки финальных документов — хороший тон отправить записанные требования на рецензию заказчику.

МОЗГОВОЙ ШТУРМ

Мозговой штурм (брейнсторминг) применяют, чтобы получить максимум идей или требований к новым направлениям системы. Встреча проходит в групповом формате: стейкхолдеры озвучивают любые идеи по заданной теме. Высказывания не критикуют, мысли участников записывают, не отфильтровывая. Полученные идеи собирают в первоначальном виде, а позже объединяют по категориям и расставляют по приоритетности.

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ

Подготовьте онлайн или офлайн доску для записи: когда участники наглядно видят идеи других, то легче придумать что-то новое.

Вдохновляйте высказываться всех участников: для этого людей объединяют в пары, просят каждого записать собственные мысли по теме обсуждения или по кругу проговорить требования.

Сначала обсудите текущее требование, запишите достаточное количество идей, и только потом переходите к следующему пункту.

ВОРКШОП

Воркшоп — это сбор и обсуждение требований в формате рабочего совещания с заранее продуманной структурой. На воркшоп зовут представителей заказчика и членов команды разработки, участвующих в дизайне решения, чтобы выявить скрытые требования, уточнить общий список потребностей, разрешить противоречия. В итоге группа находит решение, которое устроит все стороны.

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ

Планируйте регламент: воркшопы могут длиться долго, поэтому предусмотрите возможность перерывов и, если нужно, обеда.

Подготовьте программу совещания и раздайте всем участникам.

Выберите фасилитатора, который будет координировать процесс, следить за повесткой встречи, возвращать участников в контекст выбранной темы.

Найдите человека на роль таймкипера, чтобы следить за регламентом и секретаря – для записи высказываний, принятых решений и отложенных вопросов.

На собеседованиях часто задают вопрос: «Чем отличается мозговой штурм от воркшопа?» Разница в конечной цели встречи: «Цель воркшопа — прийти к единому решению проблемы, цель брейншторминга — сгенеририровать как можно больше идей».

КАК ГОТОВИТЬСЯ К ВЫЯВЛЕНИЮ ТРЕБОВАНИЙ

Перед проведением любой техники по сбору требований, нужно подготовиться: провести анализ существующей информации, составить глоссарий, написать список вопросов и тем для обсуждения.

АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Еще до встречи со стейкхолдерами, соберите и проанализируйте информацию по заданной теме, изучите предметную область, в которой будет работать система. Как минимум, узнайте название клиента и зайдите на его сайт.

Если было предварительное обсуждение с заказчиком, просмотрите заметки к обсуждению, освежите в памяти идеи, которые тогда возникли. В аутсорсинговых компаниях, это могут быть уже какие-то результаты pre-sales фазы.

Проведите анализ рынка: углубитесь в домен, узнайте какие решения бывают у таких же компаний, посмотрите список похожих продуктов. Знание домена и предметной области поможет разговаривать с клиентом на одном языке, показывать осведомленность и понимание проблемы.

ГЛОССАРИЙ

Чтобы участники проекта понимали, о чем идет речь, первоначальные термины и определения формулируют уже на основе веб-сайта или домена без привязки формата к официальному тону или четкому стилю. В дальнейшем словарь обновляют и расширяют на протяжении работы с клиентом. Глоссарий понадобится и для онбординга новых лиц, приходящих в проект, общая терминология поможет стейкхолдерам и разработчикам быстро влиться в систему и правильно понимать рабочие процессы.

ПРОБЛЕМЫ ИЛИ ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

Для интервью подготовьте костяк основных высокоуровневых вопросов, а уже во время разговора расспрашивайте детально, в зависимости от ответов собеседника. Идите от общего – к деталям. Если сразу начнете с деталей, то рискуете упустить важные запросы клиента.

Для воркшопа и мозгового штурма выберите проблему или список проблем для обсуждения, определитесь с составом участников. Заранее решите, кто будет фасилитировать процесс, какой будет повестка встречи.

Коротко запишите к чему вы хотите прийти в итоге, например, понять общую картину, сгенерировать и сгруппировать идеи, согласовать конфликтные требования определенной группы стейкхолдеров.

Предусмотрите фиксацию результатов: письменные заметки, видео или диктофонная запись. Если заранее предупредить людей, что будет запись, то это воспринимается как должное.

ЧТО ДАЛЬШЕ

Комплексная работа с требованиями нужна не только бизнес-аналитикам, но и другим специалистам в IT. Важно понимать, что на каждом этапе бизнес-аналитик должен фокусироваться на разных активностях:

• На этапе подготовки заранее изучите предметную область, чтобы не краснеть на встрече с заказчиком.
• На стадии выявления, помните, что требования бывают разной степени детализации, поэтому подбирайте правильные техники для сбора.
• Отдавайте себе отчет, какого уровня требования сейчас нужны, к кому идти за информацией и какой ожидаете конечный результат.

Сайт Laba

Оригинал статьи: https://cutt.ly/spXlc8E