Управление проектами и задачами в SberCRM
В последнее время часть привычных решений для управления проектами и задачами исчезла с рынка, оставив бизнес без необходимых инструментов. Еще часть таск-менеджеров, пока остающихся с нами, слишком сложны и дороги для большинства компаний.
SberCRM от ООО «Сбер Бизнес Софт» предоставляет инструменты для управления проектами и задачами любой сложности, не только в продажах, но и в маркетинге и клиентском сервисе. Наше решение позволяет быстро перенести ваши проекты на новую платформу; оно по карману большинству компаний. Кроме того, SberCRM – полностью российское решение от надежного вендора.
Рассмотрим, какие возможности для управления проектами есть в SberCRM, а также в чем разница между ними и функционалом управления задачами.
Проектная деятельность в SberCRM
В начале года в SberCRM появилось приложение «Проектная деятельность» – специальный функционал для удобного управления проектами. Подключить его можно в разделе «Маркетплейс».
Приложение «Проектная деятельность» разработано, чтобы решать сложные задачи, в которых задействовано множество людей и ресурсов. Например, в нем удобно координировать работы по строительству новых объектов, созданию продукта или услуги, внедрению нового ПО, проведению маркетинговой кампании и т. д.
Что позволяет приложение «Проектная деятельность»?
- Получить полную картину проекта: все связанные с ним данные и задачи прикреплены к проекту.
- Управлять задачами в рамках проекта: создавать задачи, отслеживать их выполнение и контролировать сроки.
- Отслеживать ход проекта, корректировать сроки и этапы.
- Проводить анализ задач, выявлять проблемные места и определять направления для улучшения работы команды.
У каждого проекта в SberCRM есть карточка, в которой собрана вся необходимая информация. В карточку можно добавить подробное описание проекта, метки и ожидаемый результат. Здесь же вы сможете отслеживать и контролировать сроки работ по проекту, добавлять к нему подзадачи и чек-листы, задавать и менять ответственного, добавлять связанные с проектом файлы: брифы и техзадания, договора, патенты и т. д.
В карточке удобно управлять этапами проекта – в шапке отображается стадийная модель. Если перейти в менеджер объектов, то ее можно кастомизировать: добавлять дополнительные этапы или полностью менять модель с учетом ваших процессов.
Карточка содержит вкладку «Связи», где вы можете привязать к своему проекту другие объекты SberCRM: задачи, организации, контакты, сделки, продуктовые каталоги. Это позволит не потерять информацию по проекту и мгновенно получать доступ к нужным данным. Например, добавив команду проекта, вы будете видеть список всех, кто задействован в нем, а также их контакты.
Благодаря этому, можно быстро уточнить, почему работы «буксуют» или попросить исполнителя подвинуть сроки, если понадобится.
Чтобы получить доступ к расширенному набору опций управления проектами, необходимо включить режим отображения в виде диаграммы Ганта и настроить маппинг полей. Это можно сделать, следуя пошаговой инструкции → в руководстве пользователя SberCRM.
После подключения режима Ганта настройки маппинга полей вы сможете привязать к основному проекту дочерние. Так вам будет удобно управлять сроками их реализации.
Например, основной проект – редизайн сайта – может включать несколько подпроектов: аудит текущего сайта, разработка и согласование концепции, поиск подрядчика и другие. От сроков их реализации будет зависеть дата завершения редизайна, или, наоборот, длительность проекта по редизайну определит сроки дочерних проектов.
Также в карточке проекта появится вкладка «Зависимости», в которой можно создать и отследить зависимости между разными проектами. Предположим, что вы планируете запуск нового продукта. Это сложный проект, над которым работает несколько команд. Помимо этого, вы планируете рекламную кампанию для продвижения продукта – это отдельный проект, работы по которому не могут начаться раньше, чем продукт будет готов. Если связать оба проекта, назначив рекламной кампании статус «Последователь», вы сможете эффективно управлять их реализацией и переносить сроки, например, если выпуск продукта задержится.
На проекты в SberCRM можно посмотреть под нужным углом благодаря разным режимам отображения. Доступны список, канбан и диаграмма Ганта (после подключения в менеджере объектов). Так, в списке удобно проводить массовые действия. Например, изменить стадию или ответственного сразу в нескольких проектах, отредактировать детали или удалить архивные проекты.
→ Канбан-доска позволяет визуализировать процесс работы над проектом и проконтролировать работы на каждом этапе. В этом режиме можно узнать, на какой стадии находится каждый проект, группировать проекты по стадиям и изменить стадии, просто перетащив карточку проекта.
→ В режиме диаграммы Ганта удобно визуализировать задачи по проекту и сроки их выполнения, а также изменять зависимости между задачами, отображать дедлайны, задачи на сегодня и задачи, от которых зависит срок завершения всего проекта. Как правило, критический путь – это цепочка задач, которые последовательно связаны с задачей с самым поздним сроком завершения.
Проекты состоят из задач так же, как пазл – из кусочков. Задачами тоже необходимо управлять, чтобы добиваться желаемых результатов как в рамках проектов, так и за их пределами. Приложение «Проектная деятельность» может быть слишком сложным для этого. Поэтому в SberCRM есть отдельный функционал для управления более простыми или повторяющимися задачами.
Управление задачами в SberCRM
→ Раздел «Задачи» в SberCRM позволяет эффективно вести отдельные задачи по определенному процессу в компании. Именно он больше всего подходит для управления работой отдела на регулярной основе.
Так же, как и у проектов, у задач в SberCRM есть карточки со всеми деталями: название, описание, стадии выполнения и т.д. У карточек проектов и задач на первый взгляд много общего: можно добавлять связи и зависимости, хранить файлы, менять стадии выполнения.
Однако, часть полей в карточке будет отличаться, поскольку адаптирована специально под управление задачами. Так, в разделе «Контроль сроков» вы найдете поле «крайний срок».
С его помощью удобно следить за тем, укладываются ли задачи в жесткие дедлайны, например, зафиксированные в договорах сроки.
Также в карточке задачи будет храниться вся история коммуникаций по ней, включая звонки (если у вас подключена IP-телефония). Кроме того, в карточку добавлена возможность связаться с кем-либо, не переходя в другую вкладку; написать письмо, совершить звонок или назначить видеовстречу можно прямо в карточке задачи.
В «Задачах» также доступны разные режимы представления: список, канбан-доска, диаграмма Ганта. Последний нужно подключить отдельно, если вы не сделали этого при настройке проектов. Для задач можно использовать еще один режим, которого нет в проектах, – календарь. Он позволяет организовать задачи в хронологическом порядке, чтобы понимать, что именно должно быть сделано в определенную дату и насколько равномерно распределена загрузка по дням.
Одно из важнейших преимуществ SberCRM в сфере управления задачами – это возможность автоматизировать рутину и высвободить время на стратегически важную работу. Для этого используется функционал «Автоматизации» в разделе «Инструменты».
С помощью нашего решения можно автоматически назначать задачи сотруднику, который доступен в данный момент, меньше всего загружен или обладает нужной экспертизой для решения задачи. Например, все задачи по координации проекта можно автоматом назначать на ответственного.
Помимо этого, вы можете настроить создание задач по триггеру. Например, можно автоматически ставить задачу связаться с подрядчиком после того, как будет сформирован договор или проект перейдет на следующую стадию.
Также автоматизации в SberCRM возможно использовать для рассылки уведомлений. Тогда сотрудник получит сообщение, если ему назначат новую задачу, изменится стадия проекта или приблизится крайний срок выполнения задачи.
SberCRM предлагает продуманные инструменты для эффективного управления проектами и задачами. Система содержит все основные функции, необходимые таск-менеджеру. Кроме того, SberCRM легко интегрируется с другими сервисами, что позволяет автоматизировать процессы и улучшить коммуникацию внутри команды. Все это делает наше решение незаменимым инструментом для цифровизации бизнеса.
Реклама. ООО «Сбер Бизнес Софт». ИНН 7730269550. Erid 2RanymGYyLC