Унификация и стандартизация документов - Бухгалтерский учет и аудит реферат

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Унификация и стандартизация документов

Назначение и состав унифицированной системы документации. Общероссийские унифицированные системы управленческой (организационно-распорядительной) документации. Виды основных классификаторов по кодированию технико-экономической и социальной информации.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.
Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1-88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.
Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.
Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 15.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.
Таким образом, унифицированные системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
* единообразия построения форм документов;
* регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
* исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
* сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
* единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
* определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;
* установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.,2003
К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.
Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
· документация по созданию организации, предприятия;
· документация по реорганизации организации, предприятия;
· документация по ликвидации организации, предприятия;
· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
Глава 2 . Характеристика унифицированной системы документации
Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.
Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.
Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности.
На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.
Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.
Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) - не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.
НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.
В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.
Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.
К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).
К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:
при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
оформлении и учете трудовых книжек;
оформлении документов по учету движения кадров;
составлении статистической отчетности по учету личного состава;
составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
2. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: Издательство стандартов, 1991.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.
5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.
6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.
7. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. - 2001 - №2.
8. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. -- М.: Экономика, 2001. - 271 с.
9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.
Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота. дипломная работа [166,8 K], добавлен 10.12.2012
Унификация: понятие, назначение, объекты. Изучение истории развития российской стандартизации. Современные унифицированные системы документации. Роль правильной организации делопроизводства на предприятиях. Рекомендации по вопросам подготовки документов. контрольная работа [4,6 M], добавлен 16.05.2019
Классификация управленческой документации. Краткая характеристика единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Особенности кода унифицированной формы документа. Сущность претензионно-исковой документации. контрольная работа [33,5 K], добавлен 27.04.2015
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа. реферат [19,7 K], добавлен 19.12.2009
Система документации как совокупность документов, взаимосвязанных по общим признакам назначения, оформления и хранения. Основные функциональные системы документации в РФ. Унифицированные системы документации, классификаторы документированной информации. контрольная работа [26,3 K], добавлен 21.04.2010
Анализ построения системы и характеристика распорядительной документации: постановления, приказы, решения и распоряжения. Порядок организации документооборота предприятия и содержание его основных этапов. Бланки документов: состав и принципы построения. контрольная работа [27,5 K], добавлен 23.04.2011
Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов. реферат [37,1 K], добавлен 26.10.2010
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Унификация и стандартизация документов реферат. Бухгалтерский учет и аудит.
Реферат На Тему Металлы
Реферат: Платежно-расчетные отношения во внешнеэкономической деятельности субъектов хозяйствования
Педагогическая Практика Дневник Студента
Международная Деятельность Таможенных Органов Реферат
Оценивание Практических Работ По Географии
Реферат: Выбор будущего, или между заводом и компанией
Контрольная работа: Методы отбора персонала
Курсовая Работа На Тему Рынок Труда И Занятости, Отечественный И Зарубежный Опыт. Правовой И Экономический Аспекты
Курсовая работа: Преподавание математики в школе
Сочинение Мои Летние Каникулы 9 Класс
Реферат по теме Диагностика и лечение заболеваний печени и поджелудочной железы
Реферат по теме Физические упражнения пилатес
Контрольная работа по теме Стратегічний аналіз підприємства на прикладі ДП 'Донецька залізниця' ВСП Локомотивне депо ст. Красноармійськ
Реферат: English Literature in the Second Half of the 18th Century
Скачать Курсовую Работу По Праву Бесплатно
Реферат: Онтогенез личности
Дипломная работа по теме Геометрическая резьба по дереву на примере ларца
Курсовая Работа На Тему Общие Вопросы Организационной Деятельности Предприятий
Реферат На Тему Социальные Особенности Полиэтнических Регионов
Итоговая Контрольная Работа Экономика Класс
Кожа человека - Биология и естествознание реферат
Аудиторское заключение - Бухгалтерский учет и аудит реферат
Бухгалтерский учет - Бухгалтерский учет и аудит реферат