Уничтожение Конфиденциальных Документов Реферат
Уничтожение Конфиденциальных Документов Реферат
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Марта 2012 в 10:37, контрольная работа
Целью данной работы является изучение основ архивного хранения конфиденциальных документов.
Основными задачами данной работы является:
- изучение подготовки хранения конфиденциальных документов,
- изучение процесса уничтожения конфиденциальных документов,
- изучение условий хранения конфиденциальных документов.
Введение
1.ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНО-МУ ХРАНЕНИЮ
2.ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.ХРАНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Заключение
Список использованных источников и литературы
Контр. работа №1.doc
— 78.00 Кб (Скачать файл)
Введение………………………………………………………………………….....3
1.ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНО-МУ ХРАНЕНИЮ…………………………………………………………...4
2.ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ…8
3.ХРАНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ………………...10
Заключение………………………………………………………………………...14
Список использованных источников и литературы…………………………….15
На сегодняшний день насчитывается примерно тридцать разновидностей секретной информации, это:
Специалистами в сфере обеспечения информационной безопасности говориться, что примерно восемьдесят процентов всей секретной информации находится в бумагах делопроизводства. Поэтому считается, что все вопросы, касаемые конфиденциального производства чрезвычайно важны и играют не последнюю роль в организации всей деятельности фирмы, а так в достижении ей успехов в области экономики.
Законодательством РФ установлен режим секретности и порядок хранения документов в архиве. Так же законом установлено, что весь порядок работы с конфиденциальной документацией диктуется ее обладателем. Это может быть лицо физическое или юридическое, которое создало данный вид информации на законных основаниях и которым получено право устанавливать порядки к доступу данной информации.
Целью данной работы является изучение основ архивного хранения конфиденциальных документов.
Основными задачами данной работы является:
- изучение подготовки хранения конфиденциальных документов,
- изучение процесса уничтожения конфиденциальных документов,
- изучение условий хранения конфиденциальных документов.
1.ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государственную и негосударственную. К государственной части Архивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.
Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им предприятия обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке и в установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы.
Негосударственные предприятия обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.
Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хранения или часть из них), определяются Государственной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками документов и оформляется договором. Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их предприятия, а также негосударственные предприятия, в деятельности которых образуются документы, составляющие служебную или коммерческую тайну. Документы, составляющие коммерческую тайну государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников, но на практике такая передача осуществляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности, т.е. после того, как они перестают быть носителями коммерческой тайны.
Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих предприятий такие документы могут передаваться в архивы этих предприятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации.
С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК. Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно доку-менты, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.
Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу). Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.
Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения, отдельных документов дела или с дела в целом.
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
- какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение;
- какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
- какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
- с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.
Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия
В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:
- изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительнои надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре;
- изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;
- зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);
- изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей;
- передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения;
- корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов);
- проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.
Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК (постоянная действующая экзаменационная комиссия), то вместо статей перечня проставляется отметка ПДЭК. После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела" с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. На дела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи.
2.ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕН-ТОВ
При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобных материалов угрозы их безопасности реализуются за счет: подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей); ошибочного или умышленного выделения документов для уничтожения или фиктивное “уничтожение” ценных документов и дел; неполного уничтожения документов, дел и носителей, дающего возможность восстановить их текст; утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.
Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми, если соблюдаются следующие условия уничтожения документов, дел и носителей информации: коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения; документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожение документов и дел; внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.
Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД.
Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы.
Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.
Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.
Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов. При выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.
3. ХРАНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Вход в архивные помещения должен быть строго регламентированным. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обслуживающие их. Уборка помещений, ремонт находящегося в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства.
© 2009 — 2020 Turboreferat — тысячи рефератов, курсовых и дипломных работ
Реферат : "Уничтожение документов и дел", Делопроизводство
Курсовая работа по делопроизводству и режиму секретности на...
Подготовка конфиденциальных документов для архивного...
Уничтожение конфиденциальных документов
Уничтожение конфиденциальных документов
Американский Футбол Реферат
Понятие Трудового Права Курсовая
Сочинение 9.3 Огэ 2021 Цыбулько
Интересный Русский Язык Сочинение
Сочинение На Тему Васнецова