Une secrétaire sous la table

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La secrétaire est une employée qui s'occupe de la gestion correcte et ponctuelle des activités de secrétariat , sous ses différents aspects techniques et organisationnels.
C'est une profession qui demande de grandes capacités d'organisation et de précision , afin de coordonner les nombreuses activités de front-office et back-office , en évaluant et gérant les priorités et exigences exprimées par ses supérieurs et collègues .
Parmi les tâches les plus communes confiées à une secrétaire figurent la gestion du front office , la répartition des appels téléphoniques , la gestion du courrier papier et électronique, la rédaction et l'écriture de documents , la gestion et l' archivage des dossiers de nature administrative, la saisie des données comptables dans le système de gestion, la planification du calendrier des rendez-vous de la direction et/ou de ses collègues.
Dans certains cas, la secrétaire est également responsable de l' accueil des clients dans le bureau ou l'entreprise, dans un rôle proche de celui de la réceptionniste : elle surveille les accès, reçoit les visiteurs et les accompagne dans le bâtiment. Elle doit donc toujours faire preuve de gentillesse et cordialité , mais aussi soigner son image et porter une tenue adaptée à sa fonction.
Outre ces activités de secrétariat général ou ordinaire, les fonctions spécifiques de la secrétaire peuvent varier en fonction du contexte dans lequel elle travaille.
Il existe en effet différents profils professionnels spécialisés, dont les principaux sont les suivants :
Le travail d'une secrétaire est généralement effectué dans un bureau ou au front office , selon des heures de travail qui peuvent être celles d'un temps plein ou d'un temps partiel , selon son contrat. Il est souvent demandé aux secrétaires d'être flexibles quant aux heures de travail afin de répondre aux exigences du bureau, du dirigeant ou de l'entreprise. Elle doit aussi avoir de bonnes capacités de travailler en équipe et de gérer le stress , en particulier dans les bureaux où elle a de nombreux collègues, lorsqu'elle travaille pour un dirigeant très occupé ou un cabinet dont la charge de travail est importante.
Une secrétaire trouve du travail dans de nombreux contextes.
Les annonces « recherche secrétaire » sont publiées par tous les types d' entreprises (des petites et moyennes entreprises aux grandes multinationales), bureaux de conseil et cabinets professionnels , organismes publics et bureaux de l' administration publique , les écoles et instituts scolaires, agences de voyages, agences immobilières, hôtels, salles de sport et salons de beauté.
En quoi consiste le travail d'une secrétaire ?
Voici ce qu'elle doit savoir faire et quelques-unes de ses principales fonctions :
Un diplôme d'enseignement secondaire (comme un bac technique ) ou d'autres diplômes, de préférence commerciaux , sont généralement demandés pour devenir secrétaire . L' expérience dans des activités de front-office et/ou back-office dans le domaine administratif, commercial ou comme assistante de secrétariat constitue un titre préférentiel.
Pour les personnes non expérimentées, il existe des cours de formation professionnelle pour « chargé(e) du secrétariat » , ainsi que des possibilités de formations spécifiques qui peuvent enrichir le CV, comme par exemple :
Ces cours traitent de matières telles que l' économie d'entreprise, l'administration, la comptabilité, la gestion de la documentation . Ils permettent en outre d'acquérir des compétences informatiques de base , généralement pour l'utilisation de programmes de traitement de texte et des feuilles de calcul, du courrier électronique et des logiciels de gestion les plus répandus (par exemple les programmes d'archivage numérique ou CMS pour la saisie des commandes).
La formation est complétée par une excellente maîtrise de la langue écrite et parlée, et l'éventuelle bonne connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères .
Certaines compétences et qualités spécifiques sont requises pour exercer efficacement la profession de secrétaire :
La carrière d'une secrétaire compte différentes possibilités, qui changent beaucoup selon le contexte de travail.
Une secrétaire administrative ou comptable employée dans une grande entreprise peut par exemple, au fur et à mesure qu'elle acquiert des compétences dans le secteur de la comptabilité, de la finance et du contrôle, passer à des rôles de coordination et de programmation comme celui de responsable du secrétariat administratif .
Si elle travaille comme secrétaire d'un cabinet médical ou juridique, après quelques années d'expérience une secrétaire peut postuler aux offres d'emploi pour secrétaire dans des cabinets plus grands et prestigieux , qui garantissent de meilleurs salaires .
Une secrétaire qui fait preuve de grande fiabilité et de bonnes capacités d'organisation au poste de secrétaire de direction peut se voir confier le rôle d' executive assistant de manager de niveau de plus en plus élevé, jusqu'à devenir secrétaire de l'administrateur délégué du du PDG.
Les compétences techniques, en organisation, gestion, communication et relations nécessaires pour exercer toutes les fonctions d'une secrétaire peuvent être utilisées pour entamer une carrière dans les domaines de l' administration (par exemple comme employée administrative) ou de l' assistance clientèle , comme chargée du front-office ou réceptionniste.
Le travail de secrétaire est idéal pour les personnes très organisées, précises et ponctuelles . Il s'agit d'un rôle fondamental pour assurer que la routine quotidienne d'un bureau fonctionne bien et sans accrocs, en fournissant de l' aide à toute l'équipe et à la direction dans les fonctions opérationnelles, organisationnelles et administratives.
Les personnes qui souhaitent entreprendre cette profession ont généralement une inclination naturelle pour l'organisation et d'excellentes capacités de planification.
La secrétaire est en effet responsable de nombreuses activités liées à la correspondance, à la gestion administrative, aux archives, à la vérification des échéances, à la gestion des clients et des rendez-vous, ce qui rend son travail très dynamique .
Les compétences administratives, comptables et gestionnaires de la secrétaire lui permettent en outre de travailler dans des contextes très différents, ce qui rend la profession extrêmement versatile .



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Article détaillé : Secrétaire à abattant .
Article détaillé : Secrétaire à pente .
Article détaillé : Bureau cylindre .





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Un secrétaire est un meuble de bureau privé servant à l’écriture de la correspondance, au rangement des documents et courriers.

Le bonheur-du-jour était un meuble de salon qui pouvait servir de secrétaire.

Du style Régence en meuble en bois massif, au début du Mobilier contemporain en panneaux à particules, le secrétaire à abattant a subi, avec plus ou moins de bonheur, tous les styles de mobilier, avec toutes les essences possibles, mais en gardant néanmoins la même structure de base : un tiroir haut, une partie avec l’abattant qui permet d’écrire et la partie basse fermée par deux portes ou avec des tiroirs. Le "billet-doux" était un petit secrétaire à abattant qui servait à écrire des correspondances occasionnelles.

Dit aussi bureau à pente ou à dos-d’âne ,


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