Une secrétaire efficace

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Une secrétaire efficace


22 septembre 2020
Super Cagibi
Formation et emploi

Dans le pôle administratif de toute structure, il existe des postes qui exigent des qualités et des compétences avérées. Les secrétaires assurent la veille administrative de leur entreprise. C’est un poste multitâche qui repose sur une approche méthodique et organisée des différents travaux. Nous avons regroupé une sélection de points sur lesquels se focalisent les recruteurs pour dénicher des secrétaires efficaces. 
Le profil d’un secrétaire efficace exige des compétences techniques et générales. On demandera toujours pour ce poste une maîtrise optimale des outils bureautiques de base, et par conséquent l’usage parfait d’un ordinateur. Les connaissances en grammaire et orthographe doivent être excellentes. Pour rédiger des rapports et des notes de synthèse, ces compétences sont des atouts notoires. Dans le cursus pédagogique, des tests de rapidité sont courants pour estimer le niveau de prise de notes dictées.
Le poste de secrétaire a beaucoup évolué de nos jours, il se confond et se complète avec les fonctions d’assistant de direction. Dans cette fonction polyvalente, les secrétaires animent des équipes de travail pour actualiser les données de bord de la structure. Si ces aptitudes professionnelles vous décrivent bien, veuillez trouver un emploi en vous rendant sur cette plateforme dédiée au recrutement de secrétaire.
Outre une constante habileté professionnelle, d’autres réflexes vous seront utiles. Les secrétaires doivent faire montre de qualités personnelles exemplaires. L’une des premières est la capacité d’accueil, suivie d’une bonne présentation. 
Pour des qualités spécifiques au poste, un sens de l’organisation et une bonne gestion du temps sont de mise. Toutefois, la rigueur dans l’exécution des tâches démontrera toute sa motivation à bien faire le travail. Les conflits font partie de la vie en entreprise . Compte tenu des nombreux échanges téléphoniques et physiques qu’implique son travail, ses capacités relationnelles seront sans cesse éprouvées. Garder la tête haute en toute circonstance, révélera une bonne maîtrise de soi. 
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Être une bonne secrétaire signifie être préparée, efficace et bien organisée. En améliorant et en perfectionnant vos compétences en communication et en organisation, vous pouvez devenir une secrétaire experte et un élément indispensable d’une équipe, ce qui rend votre travail plus attrayant, sûr et agréable.
Donnez-vous suffisamment de temps pour vous rendre au bureau et assister à des réunions ou à d’autres rendez-vous. Arrivez tôt pour vous donner le temps de vous préparer ou mettez tout simplement à jour vos courriels ou d’autres tâches. Essayez de suivre le temps qu’il vous faut pour aller au travail tous les jours pour voir quelle est la vraie moyenne et ajuster votre timing en conséquence. Ajoutez un temps de mise en mémoire tampon de 15 ou 20 minutes à une heure donnée et testez même le temps nécessaire pour vous rendre quelque part avant de vous y rendre pour la première fois.
Prenez beaucoup de repos pour que votre esprit reste vif et réfléchisse efficacement. Prenez une tasse de café ou de thé le matin si vous le souhaitez ou chaque fois que vous avez besoin d’un coup de pouce. Faites des pauses et faites une pause pour réorganiser votre bureau périodiquement. Levez-vous de votre bureau ou faites une pause de ce que vous faites 10 minutes toutes les 2 heures, pour une productivité optimale. Faites quelques exercices simples, parlez à des collègues ou faites une promenade dans le bureau pendant ce temps.
Familiarisez-vous avec l’horaire de votre supérieur, de vous-même ou de tout autre employé dont vous devez tenir compte au début de chaque journée. Parcourez régulièrement l’horaire pour gagner du temps lors de la prise de rendez-vous et éviter les erreurs de double réservation ou autres. Gardez les horaires et les calendriers ouverts et disponibles pour pouvoir les consulter à tout moment sur votre ordinateur ou votre téléphone, de sorte que vous puissiez les consulter et ajouter des rendez-vous immédiatement.
Présentez-vous à tout rendez-vous avec du matériel, des notes claires des réunions précédentes et un périphérique ou un bloc-notes pour rédiger les procès-verbaux et autres notes de la réunion en cours. Demandez à votre supérieur hiérarchique de tout ce qui concerne votre rôle dans la réunion, y compris tout matériel spécial tel que des formulaires ou des documents que vous pouvez vous préparer pour gagner du temps lors de la préparation ou de l’impression ultérieure. Essayez d’envoyer un ordre du jour pour la réunion à venir, un compte rendu de la dernière réunion ou tout autre document pertinent à tous les participants le matin ou le soir précédent. https://www.keytoform.com/ vous offre plus de conseils sur le sujet.

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Le temps maîtrisé ou la secrétaire efficace

Pouvez-vous vous présenter brièvement ?
Je m’appelle Jonathan Paszt, j’ai 34 ans et cela fait 6 ans que je travaille avec le...
Peux-tu te présenter en quelques mots et nous dire d’où tu viens ?
Bonjour je m’appelle Mélissa Borval, Demosienne depuis...
Pouvez-vous vous présenter ?
Je m’appelle Alexandre Osorio de Abreu Vasconcelos et depuis le 1er janvier j’ai évolué au sein du...
Comment définiriez-vous le stress ?
Le stress !!!! Notre compagnon de vie, enfin pour certain. On le déteste, et parfois il nous...
(Article mis à jour le 08/02/2022)
C’est quoi ?
Cette contractualisation entre l'Etat (DIRECCTE*) et l'entreprise permet de...
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Nous avons lu pour vous pendant les vacances l’ouvrage de Josette Dubost, notre experte en formation assistante, « Le temps maîtrisé ou la secrétaire efficace ». Ce guide pratique fourmille d’idées et s’adresse aussi bien aux secrétaires débutantes qu’aux personnes déjà en poste et qui souhaitent optimiser leurs performances. Alors si vous avez décidé, en cette rentrée, de prendre de bonnes résolutions et de commencer l’année de façon efficace, un seul conseil, plongez-vous dans cet ouvrage !

Gérer son temps dans un secrétariat ne s’improvise pas : dans cette nouvelle édition, chaque secrétaire, chaque assistant(e), comprend qu’il convient de passer par des points chronologiques qui constituent pour chaque journée de travail, des balises incontournables. Evaluation de la durée de réalisation des tâches, anticipation du long terme, prévision de l’imprévisible, hiérarchisation des activités, classement approprié,… autant de trucs et astuces éprouvés qu’une «routière du secrétariat» livre, non sans humour, à ses cadet(te)s, débutant(e)s ou confirmé(e)s.
Vous trouverez dans chaque chapitre, l’histoire de Claudia, 42 ans, mariée, 2 enfants, assistante de direction chevronnée et reconnue comme une professionnelle par tous. Elle a traversé une petite crise sans gravité mais déstabilisante pour elle et pouvant faire douter les autres quant à son célèbre et reconnu professionnalisme. Allez également à la rencontre de Louise, collègue attentive à l’esprit de partage. Enfin, prenez connaissance des préconisations de Josette Dubost, notre experte en formation assistante , appropriez-vous les outils, méditez sur les phrases pilotes, puis, à votre tour, partez sur la route du temps maîtrisé !
 
Après avoir franchi en dix ans tous les échelons du secrétariat, Josette Dubost possède son propre cabinet et anime stages, séminaires et conférences, principalement sur la gestion du temps pour les secrétaires/assistant(e)s et les Managers. Sa maîtrise du métier l’amène également à piloter des formations sur la synergie pour le binôme Manager/Assistant(e). Membre affilié de EUMA (EUropean Management Assistants) elle est l’expert métier de la FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat). Elle participe activement à la valorisation du métier à travers le monde associatif national et international.
 
Vous pouvez également suivre Carole de Demos , notre experte en formation assistante sur les réseaux sociaux.

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