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Les qualités essentielles d’une assistante personnelle
Publié le 26 Jan. 2016 , par Therese Garceau.
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Vous souhaitez sortir de votre zone de confort, explorer de nouveaux horizons, chasser la monotonie… Pourquoi ne pas devenir assistante personnelle ? En plus d’exercer le métier d’adjointe, vous serez en charge de trouver une baby-sitter à votre patron pour ses enfants ou encore de déclarer ses impôts à sa place… Bref, vous aurez pour mission de traiter aussi bien des dossiers professionnels que personnels!
Devenir assistante personnelle pourrait bien venir combler vos aspirations professionnelles et donner un réel tournant à votre carrière. À condition, bien sûr, de posséder véritablement la tête de l’emploi. Voici selon secsinthecity.co.uk les conditions sine qua none pour y aspirer :
Garder le sourire. Être positive et calme en tout temps est l’une des qualités importantes que doit avoir toute assistante personnelle. Il faut surtout éviter de prendre les choses trop à cœur. Pour être en mesure de vous acquitter de vos tâches avec brio vous devrez savoir garder votre sang-froid. En gardant la tête froide, vous serez en mesure de performer et surtout de marquer des points auprès de votre patron. Souvenez-vous que vous n’êtes surtout pas engagée pour gâcher l’atmosphère du bureau.
F-l-e-x-i-b-i-l-i-t-é . Vous devrez essentiellement ajuster votre horaire en fonction de l’agenda de votre patron. Et cela n’est absolument pas négociable. Certes, vous ne serez pas toujours appelée à travailler en dehors des heures normales de bureau, mais vous devrez être prête à le faire quand votre patron vous en fera la demande. Pour parer aux surprises et aux changements de dernière minute, mieux vaut rester à l’affût des courriels, et ce, même la fin de semaine.
Faire preuve d’organisation . L’assistante personnelle doit être organisée, savoir structurer son travail et son environnement. Il lui est donc impératif de toujours garder sa zone de travail propre et dégagée, pour demeurer concentrée sur ses tâches. Rien ne doit lui échapper ! Elle doit faire un suivi serré des affaires courantes et savoir gérer efficacement sa liste de priorités.
Savoir communiquer . La communication entre le patron et son assistante personnelle doit être assidue et constante. Vous devrez pouvoir relayer les informations de façon claire et précise, de façon à éviter toute erreur d’interprétation qui pourrait avoir de sérieuses répercussions. En réunion, il faut vous assurer de prendre des notes pour rester sur la même longueur d’ondes que votre patron.
Une longueur d’avance . Savoir anticiper et demeurer proactive s’avère aussi essentiel, si vous souhaitez garder la tête au-dessus de l’eau. Tentez de prévoir et d’organiser les réunions à l’avance en pensant aux exigences de votre patron. Au moment de ses vacances annuelles, vous serez le seul point de contact pour les clients de votre patron et les collègues. Tenez-vous donc prête à répondre à toutes les questions qui pourraient vous être posées.
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Le métier d’assistant n’est pas à la portée de tout le monde, c’est bien ce qu’affirment de nombreux responsables du recrutement et managers. Alors pourquoi est-il si peu souvent valorisé ? Pour vous aider en entretien d'embauche, ou même à parler de votre job, voici les 10 qualités essentielle d'un.e assistant.e.
Un.e assistant.e est au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux collègues, partenaires, clients… Sollicité.e.s en permanence, vous vous devez d’être organisé.e.s. Vous devez faire à la fois preuve de méthode tout en étant à la pointe sur les outils qui faciliteront vos tâches et celles de votre manager . Les nouvelles technologies ont fait irruption dans votre binôme assistant.e/manager, assistant.e/équipe et bouleversé les modes de fonctionnement.
Ce qui frappe lorsque l’on discute avec vous, de votre métier, de votre fonction, de vos missions, rôles ou responsabilités, pas une n’a la même réponse.
Sous ce terme d’assistant, des réalités bien différentes se cachent. Ainsi, que vous démarriez dans le métier ou que vous preniez un nouveau poste, vous devez d’abord vous adapter à ce qu’il recouvre. De nouvelles tâches, de nouvelles missions sont ajoutées élargissant encore votre champ d’action. Quand ce n’est pas le facteur de réduction de coût qui conduit les entreprises à demander plus de polyvalence
Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs : c’est un de vos points clefs, marque de votre efficacité !
Méticuleux.se, pas un détail ne vous échappe ! Et c’est bien là-dessus que l’on compte justement pour s’appuyer sans réserve sur vous.
Vous êtes fier.e.s des détails qui passent inaperçus aux yeux des autres ! C’est ce qui vous permet de ne rien laisser au hasard , de mesurer, évaluer chaque information à sa juste valeur. Un vrai plus quand il s’agit ensuite de restituer l’essentiel à votre manager.
C’est souvent à partir de bribes d’informations ou d’idées partielles que vous arrivez à monter de véritables projets , à apporter une contribution efficace. Vous utilisez vos connaissances des rouages et de l’histoire de l’entreprise.
Vous connaissez les facteurs politiques, culturels, propres à l’entreprise, et les modes de prise de décision. A partir de là vous faites le lien avec les besoins exprimés (clairement ou non) de vos interlocuteurs.
Vous savez tenir compte des façons de fonctionner des parties prenantes . Vous vous assurez tout au long du process, d’obtenir les validations nécessaires pour faire avancer les projets dans les meilleures conditions.
A votre bon sens, il faut ajouter votre curiosité naturelle. Un curiosité qui permet d' être au courant de ce qui se passe dans l’entreprise mais aussi dans votre environnement . Un.e assistant.e lit généralement beaucoup et rassemble des informations de toute nature. Ainsi il/elle fait le lien avec les dossiers en cours ou à venir.
On apprécie vos qualités de recherche et de synthèse pour restituer l’essence de ce travail de fond. Celles-ci, couplées à vos compétences rédactionnelles, font de vous le pivot de la production des documents importants pour l’entreprise.
Pratiquer l’écoute active , c’est apprendre, recevoir les informations pertinentes et utiles à court et long terme.
Vous êtes celle ou celui qui pose les questions, qui permet de combler le manque d’éléments au départ ou de les préciser. Et quand vous comprenez parfaitement dans quelle direction votre manager veut aller, vous êtes capables d’anticiper ses demandes, ses besoins, d’être une véritable aide à la décision, d’être proactive . Vous établissez alors une solide relation de collaboration !
La communication, c’est la clef ! Comprendre et relayer les informations sont sans doute les qualités les plus recherchées tant l’impact peut être considérable . Il n’y a rien de plus précieux pour un client, un partenaire, un collaborateur que d’être compris et de comprendre les messages transmis.
Vous savez vous exprimer aussi bien à l’oral qu’à l’écrit et l’on sait combien le message est délicat tant il perd en information quand il s’agit de l’écrit. Et que dire aussi de l’orthographe ou des langues de plus en plus requises.
Vous communiquez tout en tenant compte de la confidentialité de certaines informations et en sachant rester discrèt.e.s !
Métier transverse par excellence, il vous faut aussi obtenir des informations, des données de tous les services sans aucune relation hiérarchique avec les personnes .
Enfin, vous avez aussi un rôle t
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