Уходят к конкурентам и сливают данные. Как расстаться с сотрудником без потерь для бизнеса

Менеджер по продажам уволился и слил клиентскую базу конкурентам — кошмар любого руководителя. Увольнение, будь оно по инициативе работника или компании, — процесс непростой. Рассказываем, как расстаться с сотрудником красиво и обернуть его уход на пользу компании.

Сотрудники могут уйти, нормально не передав дела, из-за чего работа затормозится. Иногда бывшие начинают вредить бизнесу: сливают базы данных, порочат репутацию и пр. Чтобы снизить такие риски, нужно грамотно выстроить процесс оффбординга — увольнения. Как это сделать — рассказываем в статье.

Почему сотрудники уходят

Смена работы — это естественный процесс. Сотрудники уходят и по инициативе работодателя, и по собственному желанию. По данным исследования сервиса Работа.ру, больше половины россиян (57%) готовы перейти в другую компанию, если получат интересное предложение. А треть респондентов по итогам опроса платформы hh.ru даже готовы снизить требования к доходу, если им по-настоящему понравятся компания и позиция.

Самой распространенной мотивацией для смены работы остаются деньги — кто больше платит, тот и работодатель. Однако в последнее время при выборе места работы все чаще обращают внимание и на другие аспекты.

Адекватное руководство и атмосфера в коллективе тоже немаловажны для кандидатов. Данные опроса 2024 года от кадровой компании UTEAM и облачной CRM-системы

При поиске места работы главным критерием выбора служит не только размер оплаты труда и возможные премии. Помимо конкурентной зарплаты в компании должны быть комфортные условия, возможности карьерного роста, нормальный коллектив и дополнительные поощрения — всё то, что называют нематериальной мотивацией.

По опыту своих клиентов мы видим, что многим людям важно чувствовать себя частью сообщества. В некоторых сферах это выражено особенно ярко, например, в спорте. Для кроссфит-клуба Союз Sport мы сделали брендированные толстовки со съемными стикерам, на некоторые добавили NFC метку. Мерч с удовольствием носят и тренеры, и клиенты — это создает в клубе особую, теплую атмосферу. На тренировках брендированные футболки подчеркивают принадлежность к единому сообществу, добавляют несколько пунктов к хорошему настроению и выносливости). А на внешних турнирах мерч с символикой клуба идентифицирует атлетов как единую команду, поднимает общий дух.

NFC метки ведут на сайт клуба, достаточно только поднести к стикерам смартфон

Помимо комфортной атмосферы, все чаще люди обращают внимание на личность руководителя. Ценят обратную связь, умение ставить четкие задачи и уважение к рядовым сотрудникам.

Новое поколение кандидатов на рынке труда точно понимают, чего хотят от работодателя. Они не готовы сталкиваться со стрессом на работе, соблюдают баланс работы и личной жизни, предпочитают удаленку или гибридный формат работы и очень легко меняют работодателя.

Что такое оффбординг и зачем он нужен

Оффбординг — это процесс максимально безболезненного увольнения персонала. При этом не важно, кто инициатор ухода. Даже когда расставание происходит по взаимному согласию и связано с объективными причинами (например, выход на пенсию), это стресс для обеих сторон.

Расставаться с сотрудниками лучше на позитивной ноте, чтобы сократить риски и возможные потери для бизнеса. Бывшие работники могут стать клиентами, рекомендовать своим знакомым продукты и услуги компании. Иногда люди уходят по семейным обстоятельствам или потому что им не хватает возможностей для карьерного роста. Через пару лет в компании могут появиться вакансии, которые интересны бывшему сотруднику. Для руководства выгоднее возобновить контракт с ним, чем нанимать нового специалиста — бывший работник знаком с основными процессами и быстрее включится в работу.

Этапы оффбординга

Оффбординг начинается после того, как принято решение об уходе — неважно, по чьей инициативе. Грамотное увольнение — это не только подписать документы и сдать ключ от кабинета. Есть несколько основных этапов.

1. Провести exit-интервью

Чтобы увольнение прошло без конфликтов, сотрудник остался лояльным к компании или вовсе передумал уходить, проводят выходное интервью. Прощальная беседа с сотрудником, который покидает компанию, поможет узнать проблемные места в бизнес-процессах и корпоративной культуре компании. Например, в ходе интервью можно:

• понять причины ухода и снизить текучку кадров;
• узнать, что не устраивает в условиях работы и при необходимости скорректировать график, пересмотреть условия оплаты, усилить обратную связь и пр.;
• выяснить моменты, о которых в компании часто не догадываются.

Общаются обычно и с теми, кто уходит по собственному желанию, и с теми, кого уволили. Это дает более полное представление о работе компании.

Exit-интервью будет объективным, если его проведет нейтральная сторона — например, специалист HR-отдела, который создаст нужную атмосферу для общения, без предвзятости и давления. Важно показать, что человека никто не осуждает и его мнение важно.

Вопросы для интервью стоит формулировать максимально нейтрально, без ярко выраженных нот осуждения. А ответы должны остаться конфиденциальными и использоваться только в целях развития компании.

Условно вопросы можно разделить на пять блоков:

Про сотрудника. Важно установить, почему работник уходит. Даже если увольнение — инициатива руководства, узнайте, что сам человек думает о причинах такого решения. Они могут не совпадать с теми, которые предполагает эйчар.

Про работу. Выясняем, насколько изменился функционал по сравнению с первыми месяцами в компании, четко ли ставились задачи, какими качествами должен обладать человек на этой должности.

Про культуру компании. Узнаем, как сотрудник определяет культуру компании, чувствовал ли он, что его ценят, что может предложить для улучшения атмосферы в команде.

Про рабочую обстановку. Блок вопросов про условия работы, график.

Про ресурсы/технологии. Уточняем, насколько удобно было пользоваться программным обеспечением, системами коммуникации, хватало ли ресурсов для качественной работы.

Во время интервью не задавайте вопросы о конкретных людях, не нужно вступать в обсуждение сплетен или перемывать кости коллегам. Задача — дать высказаться сотруднику, а не делиться своим мнением.

Проанализировав полученные данные и сопоставив их с ответами других ушедших работников, можно увидеть слабые места в бизнес-процессах. Если многие увольняются из-за слишком высоких KPI, возможно, стоит их пересмотреть. Когда сотрудники уходят после изменения функционала, могут помочь программы повышения квалификации. Персонал переходит к конкретному конкуренту? Присмотритесь, что он предлагает работникам: зарплаты, соцпакеты, программы развития и пр.

Выходное интервью не только помогает увидеть новые возможности для развития бизнеса, но и позволяет попрощаться на дружелюбной ноте. Последнее слово всегда запоминается, и exit-беседа — это то, что сохранится в памяти сотрудников. В конце разговора стоит отметить, какой вклад человек внес в развитие компании, сделать акцент на его сильных сторонах и поблагодарить за работу.

2. Организовать передачу дел

В процессе оффбординга сотрудник возвращает пропуски, ключи, корпоративные телефоны. Ему закрывают доступы к электронной почте и корпоративным ресурсам.

Заранее попросите сотрудника собрать все регламенты, инструкции, коды доступа, расписать рабочие процессы. Если работа связана с общением с клиентами, то понадобится время на представление им нового сотрудника и ознакомление с делами.

Передачу дел лучше организовать в присутствии руководителя и записать встречу, чтоб потом не было недоразумений и обвинений, что какую-то информацию скрыли или забыли передать.

3. Предложить помощь

Это особенно важно, если сотрудник попал под сокращение. Работодатель может написать рекомендательное письмо, подсказать контакты рекрутеров или порекомендовать работника знакомым.

Когда человек уходит по собственному желанию, важно показать, что компания ценит его работу. Рекомендательное письмо будет подтверждением компетентности человека.

С ценными сотрудниками, особенно с руководящим составом, важно поддерживать отношения и после увольнения. Не исключено, что еще не раз будете пересекаться по работе. Можно подписаться на соцсети бывшего коллеги и периодически напоминать о себе лайками и комментариями.

Рассказываем, как с помощью премиум-мерча выразить признание сотруднику. Этот кейс — про поощрение действующих работников, но опыт можно использовать и при оффбординге.

4. Сообщить коллективу об уходе

Но сначала получите согласие уходящего сотрудника. Возможно, он сам хочет рассказать всё коллегам или планирует сообщить им чуть позже. Хороший вариант — устроить прощальный ланч и подписать открытку с пожеланиями. Поддержка команды снижает негативные эмоции из-за увольнения.

Почему удержать проще, чем нанять

Несмотря на то, что увольнения — процесс нормальный, текучка не выгодна бизнесу. Пока новички изучают процессы и адаптируются, они трудятся не в полную силу. Это увеличивает нагрузку на других сотрудников и в целом негативно влияет на эффективность работы. Снизить процент увольнений (особенно тех, что проходят с конфликтами) помогут:

• Грамотный рекрутинг и онбординг персонала. Компетентных специалистов, которые разделяют ценности компании, удержать легче.
• Отслеживание настроений в команде, сбор обратной связи. Вовремя заметив начинающееся выгорание, легче не допустить его прогрессирования.
• Корпоративная культура и нематериальная мотивация. Оцените атмосферу в коллективе и давайте сотрудникам возможности для развития. Есть и более нестандартные способы мотивации сотрудников: от пива в офисе до рабочего дня в стиле «ню».
• Контроффер. Главный инструмент удержания — это заработная плата. Иногда компании выгоднее повысить зарплату сотруднику, который собирается уходить. Особенно если речь о специалисте с уникальной экспертизой. Так не нарушатся бизнес-процессы, не придется тратить ресурсы на поиск и адаптацию нового работника.

Особенности увольнений в разных странах

Фраза «Ты уволен» в разных странах звучит по-разному не только из-за языка, но и из-за национальных особенностей.

В США процесс увольнения происходит быстро и жестко, практически отсутствует регулирование условий прерывания трудовых отношений. Сотрудника могут вызвать в кабинет начальника, объявить ему, что он уволен, велят собрать вещи и немедленно отправляться на все четыре стороны.

Кадр из фильма «Мне бы в небо»

В Испании тоже могут уволить одним днем, но только за нарушение дисциплины. Сюда относят прогулы, опоздания, пьянство, словесную и физическую агрессию. При увольнении работника по экономическим причинам его должны оповестить письменно за 15 дней и выплатить компенсацию. Кроме того, сотруднику предоставят шесть свободных часов в неделю для поиска нового места.

В Швейцарии работодатель также должен предупредить об увольнении заранее и объяснить его причины. А вот в Германии сотрудника со стажем больше 20 лет оповещают об увольнении за семь месяцев. Если человек хочет уйти сам, он должен сообщить за четыре недели. Срочный трудовой договор по своему желанию можно расторгнуть только по веским причинам — например, руководство нарушает условия контракта.

Во Франции компания может подать в суд на сотрудника и его нового нанимателя и взыскать ущерб. Но только если докажет, что новый работодатель повлиял на расторжение договора с предыдущей компанией.

Коротко о главном

• Процесс оффбординга надо выстраивать так же тщательно, как и рекрутинг и адаптацию персонала. От того, как человек увольняется, зависят благополучие и репутация компании. Когда сотрудник уходит, громко хлопнув дверью и не передав никому дела, работа на некоторое время затормозится. А если человек обижен, есть риск, что он будет вредить компании после увольнения.
• При увольнении важно предложить помощь вне зависимости от того, уходит человек по собственной воле или по желанию руководства. Рекомендательное письмо, контакты рекрутеров — всё это снизит уровень стресса, который неизбежно сопровождает любое расставание.
• Exit-интервью — важный HR-инструмент. Беседовать с уходящим сотрудником должна нейтральная сторона — так больше шансов получить действительно ценную обратную связь. Стоит задать вопросы о причинах увольнения, функционале, корпоративной культуре. Ответы подсветят, что в работе компании стоит изменить.
• Проблему легче предотвратить, поэтому бизнесу важно работать на удержание ценных сотрудников. Самый значимый фактор для персонала — это конкурентная заработная плата, но постепенно на первый план выходят и другие аспекты. Люди ценят адекватных руководителей, комфортную атмосферу в команде, возможность развиваться.