Удаленный ассистент: что за зверь, что делает и почему нужен каждому
Ассистент — это кто такой вообще?
Помощник, сотрудничать с которым можно без привязки к городу, адресу, офису. У целеустремленного и активного человека всегда много дел — от бизнеса до быта и досуга. Часто, чтобы сделать запланированное, не хватает времени. Ассистент — это дополнительные руки, чтобы успевать больше, а уставать меньше.
Чем он отличается от секретаря?
Секретарь разгребает и координирует инфопоток фирмы. А еще он работает по инструкциям и скриптам: позвонили — переключил. Ассистент же повышает производительность своего босса, принимая самостоятельные решения. Его основная задача в компании — так организовать работу, чтобы получился эффективный результат.
В резюме многие пишут: «На связи 24/7». Это общее требование?
Да, если вам нужна история не про долгосрочное и успешное сотрудничество. Профессионал не должен и не может работать в таком режиме. Ассистент который пытается эволюционировать в робота, со временем начнет крупно косячить либо выгорит и уйдет.
Личный ассистент — для богатых бизнесменов?
Нет. Записав все дела за неделю, увидите любопытное: часть самых нудных, но обязательных пунктов можно отдать кому-то другому. Это касается и крупного босса, который устал быть «многоруким многоногом» и все контролировать. И мамы, которая тратит много сил на ребенка, но не хочет махнуть рукой на себя. И даже фрилансера, которому привалило больше заказов, чем обычно, а терять клиентов — чревато.
То есть он умеет делать все?
Не совсем. Ассистент рад бы дом построить, дерево посадить и сына родить (даже если он мужчина), да только невозможно делать качественно все и сразу. А если работник утверждает, что освоил 100500 специальностей, он лукавит. И на самом деле глубоко не вникал ни в одну из них.
Тем не менее ассистент — профессия с набором скиллов. От брони столика и работы в Notion, Excel и Битрикс24 до расшифровки аудио и знания английского на уровне Advanced (выше только у носителя), чтобы искать информацию в любых источниках.
Гуглить и сам могу. Неужели такое поручают ассистенту?
Одно дело найти первые три попавшиеся ссылки. Совсем другое — дать готовое решение проблемы. Хороший ассистент за вас:
▪проанализирует информацию;
▪посмотрит обзоры;
▪почитает отзывы;
▪проверит наличие;
▪уточнит условия доставки;
▪выберет оптимальный вариант (для каждого босса он свой).
По нашему опыту ссылки часто ведут на неактуальную информацию. А еще никто не застрахован от тупиковых задач, что высасывают энергию, но требуют решения. Работая с такими, ассистент особенно выручает, поскольку умеет сравнивать, делать выводы и мыслить нестандартно.
Значит, хороший ассистент понимает с полуслова?
Было бы круто владеть телепатией! Но верно поставленная задача, от которой зависит половина успеха, — зона ответственности босса.
Проблема в том, что нас никто и никогда не учил делегированию. Оттого в голове две крайности: либо делаю сам, либо все делают за меня. Наша следующая статья будет как раз об этом.
А что тогда я могу поручить?
Задача ассистента — облегчить вам жизнь, под любой запрос. Вот конкретные примеры:
✔Заказать цветы на юбилей. Вроде бы — ну что может пойти не так? Но даже если выбрать букет из каталога, ожидание и реальность не всегда совпадают. Нужно запрашивать у салона фото готовой работы «в реальном времени», а потом снять цветы после доставки, чтобы убедиться, что они не помялись. Кстати, 7 из 10 курьеров не приезжают вовремя и туда, куда нужно. Приходится объяснять, где поворачивать и в какой подъезд заходить. Ассистент возьмет хлопоты на себя, чтобы вам не воевать за возврат или обмен и портить себе настроение.
✔Позаботиться о доме и своем комфорте. Вы купили участок, и на нем устраивают классные afterparty сорняки. Заниматься им сил и навыков нет, а красивых пикников хочется уже в этом сезоне. Ассистент продвинет дело дальше скринов из Пинтереста: найдет ландшафтного дизайнера за адекватную стоимость, подберет садовника или толковый гайд.
✔Держаться подальше от сервисов, которые хотят вас надуть и обуть. Ноут, стиралка, телефон всегда ломаются не вовремя, но это не повод терять время и деньги. Правда, порядочных сервисов меньше, чем хотелось бы. Первые называют одну сумму, а после ремонта требуют в два раза больше. Другие подменяют новые детали на старые. Третьи отказываются ремонтировать по гарантии. Особо наглые хамят, угрожают и не отдают технику, пока не заплатите за диагностику, хотя уверяли, что она бесплатная. Хороший ассистент знает, как проверить мастера на порядочность, и не отстанет, пока не получит от специалиста нужный результат в строго обозначенные сроки.
✔Отдать рабочий геморрой. Есть копирайтер, пишет, как вам надо, но косячит с дедлайнами. Вам надоело тратить время, напоминать и ругаться? Ассистент возьмет контроль на себя: ежедневно будет пинать копирайтера и оптимизирует ваш бизнес-процесс по контролю сотрудников.
✔Не возиться с бумажками. Наверняка вы не раз хотели подать документы на налоговый вычет. Или наконец-то оформить визу. А может, получить положенные льготы на коммуналку для многодетных. Только при мысли, что со всем этим придется разбираться, энтузиазм остывает. С вас — сканы документов, с удаленного помощника — все остальное.
✔Вспомнить о здоровье. Полгода ищете вменяемую стоматологию, чтобы сделать выравнивание. То ценник конский с кучей ненужных допов, то врач некомпетентный, то хамит персонал да и как-то там неуютно. Ассистент за пару дней найдет лучшую клинику, запишет, а в день Х напомнит о приеме.
✔Избавиться от хвостов. Даже пункт, занесенный в wishlist, вроде записи на йогу, выкачивает энергию, если не делать. Потому что в пятницу хочется лечь и чтобы не трогали, а тут — рой мыслей. Добавьте домашние хлопоты и то, что проще забросить в дальний угол, чем разгрести. Об эти камни и камушки можно споткнуться много раз и в итоге свалиться в тревогу, вину и стресс. Даже если вы поручите ассистенту найти клининг на два раза в неделю и доставку веганского кафе, у вас освободится пару часов на ванну с масками и прогулку — и станет полегче.
✔Успевать учиться. Марафон длится 3 часа, записи не будет, а вы сейчас не можете. Делегируйте и поручите сделать тезисный конспект.
Другой способ экономить время — еженедельные дайджесты. По вашим пожеланиям ассистент соберет качественные источники и будет регулярно присылать актуальные статьи. Не придется смотреть рекламу, прыгать с канала на канал. Читайте только то, что помогает в саморазвитии.
✔Заниматься ребенком. Было бы здорово ходить в бассейн вместе с дочкой! Научите плавать, а сами укрепите спину и подкачаете фигуру. Решительно садитесь за комп — и открываются врата в ад: здесь можно только с семи лет, и то если ребенок сам проплывет 25 метров. Тут надо регистрироваться через навигатор дополнительного образования, потом собирать справки и с этим идти к заведующей. Здесь доступны только индивидуальные занятия: без присутствия родителя и по цене похода в баню на полдня со всеми друзьями. Пока искали — бассейны закончились. Можно забить и приуныть, а можно делегировать ассистенту, чтобы тот задолбал придирчивыми вопросами администратора фитнес-центра.
Чем больше делегируете, тем меньше придется жертвовать: временем на себя и близких, здоровьем, крепким сном, нервами и карьерой. Ассистент не волшебник, все проблемы за вас не решит. Но подниматься в гору проще, когда кто-то купил вам эргономичный рюкзак и вовремя забронировал билеты.