Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития

Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития
Глава 1.Методика учёта архивных документов
1.1 Теоретические принципы учёта документов
Глава 2. Учёт документов в государственных архивах РФ
Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации -- исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов.
Государственные архивы -- это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного или же вечного хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в Государственный Архивный Фонд Российской Федерации, определяются Федеральным Архивным агентством.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. На последний момент объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок. Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.
Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, увеличивается в среднем на 1,7 млн единиц хранения. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в Государственный Архивный Фонд Российской Федерации, определяются Федеральным Архивным агентством. Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников.
На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и осуществляется финансирование. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы Архивного Фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях - источниках комплектования. Учет архивных документов - это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; Учётный документ - это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта. Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
Единица учёта архивных документов - это единица измерения количества документов в архиве. Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в одной условной единице хранения. Государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
В данной курсовой работе рассматривается учёт архивных документов в архивах Российской Федерации. Таким образом целью данной курсовой работы является изучение системы учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.
1) Определить понятие «учёт документа».
2) Рассмотреть проведение учёта документов в государственном архиве.
3) Рассмотреть перспективы развития учёта документов.
При написании данной работы были использованы «Архивоведение отечественной истории» А.Г. Голиков А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - 172 с. , «Архивоведение» Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - 132 с. Так же использовался журнал «Отечественные архивы».
Для выполнения работы был привлечен целый ряд электронных ресурсов с законами и нормативно-правовыми актами:
1) Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 123-ФЗ;
2) Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 26 июля 2006 года № 125-ФЗ;
3) Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;
4) Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
5) Правила организации хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук.
Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения и списком литературы. В первой главе рассматривается методика учёта архивных документов. Их теоретические принципы и система учёта. Во второй главе описывается пример учёта документов в Российском Государственном Архиве научно-технической документации, а также перспектива развития системы учёта документов.
Глава 1. Методика учёта архивных документов
учет документ архив государственный
1.1 Теоретические принципы учёта документов
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает:
· создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах;
· соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния;
· выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда;
· обеспечение физико-химической сохранности документов.
Архивы для историка являются прежде всего хранилищами документов (источников информации) о прошлом человеческого общества. Быстро отыскать необходимые документы позволяет система учетно-справочных пособий, которую разработали отечественные архивисты. В ней получили отражение все этапы архивной истории поступивших на хранение материалов. Историк по этим пособиям может определить: когда, откуда, в каком объеме и в каком состоянии (упорядоченном или неупорядоченном) материалы были приняты архивом; какие изменения были произведены в их составе архивистами; где те или иные материалы хранятся в настоящее время.
Государственному учёту подлежат все документы Архивного Фонда Российской Федерации независимо от места хранения, формы собственности, содержания, подлинности, способов воспроизведения. Учёт архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учёт документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Под учётом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Учёт ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учёт, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учёт может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
Государственный учёт документов организуется на основе следующих принципов:
· Централизованный государственный учёт осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги.
· Преемственность учёта достигается путем внедрения системы учётных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности -- опись дел.
· Динамичность учёта достигается оперативным внесением изменений в учётные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в архивные каталоги других архивных учреждений. Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 01.12.2014)
Учёт в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учёта используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация, которая разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учёту. Порядок ведения учёта, внесения изменений в учётные документы, вспомогательные формы учёта, взаимосвязь между учётными документами хранилищ и подразделением централизованного учёта, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов.
На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда, акты, пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.
Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учёт листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.
Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других - реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Но целесообразно иметь ограниченное количество учётных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.
В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода проставляются через букву «Р», отделяемая от номера фонда чертой (Р - 1, Р - 2, Р - 3 и т.д.). О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 90. Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива. Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие важные сведения. После каждой записи в листе фонда в графе «наличие (остаток)» подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.
Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве, в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту.
Государственный учёт в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учётные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учётным формам госархивов, но их меньше по количеству.
Основными учётными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды или архивные коллекции, единицы хранения (дела). Учёт осуществляется по основным и вспомогательным учётным документам. Основные учётные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом.
Основными учётными документами являются:
· книга учета поступления и выбытия документов;
· формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой РФ. Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 01.12.2014)
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд.
Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:
· опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;
· номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;
· акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
· акт о выделении к уничтожению дел;
· акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
· акт о неисправимом повреждении дел;
· акт проверки наличия и состояния дел.
Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаруженном и неисправимом повреждении дел постоянного хранения -- только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.
В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).
Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а, следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.
Как уже было сказано, под учётом архивных документов понимается установление их количества и состава в единицах учета, принятых в архивном деле, и фиксация этих данных в специальных документах. Основными единицами учета в архиве независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивная коллекция и дело.
Для аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов разработаны особые единицы учета.
В отечественных архивах документы хранятся по фондам и коллекциям. Следует различать понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Документальный фонд является совокупностью документальных материалов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя. Этот фонд никогда не существует как целое и никогда не сохраняется полностью. Только часть составляющих его материалов откладывается в архивах, где они хранятся в составе архивных фондов.
Архивный фонд - это совокупность хранящихся в архиве документов, исторически или логически связанных между собой. ФЗ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» / [Электронный ресурс] // Гарант.ру. - http://base.garant.ru/12137300/1/#block_1 (дата обращения 02.12.2014)
Архивные коллекции создаются из отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 54.
Формирование архивных фондов, объединенных архивных фондов, коллекций возможно только после определения фондовой принадлежности документов. Эта операция получила наименование фондирование. Работы по фондированию проводятся в дело производстве и архивах организаций при формировании дел отборе документов для передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, а также в архивах при описании принятой документной «россыпи». В ходе определении фондовой принадлежности документ находит свое место в составе того или иного архивного фонда соответствующего юридического или физического лица.
Книга поступлений документов - учётный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении.
Список фондов - учётный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например, в результате утраты большого количества фондов.
Лист фонда - учётный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист служит первичным источником информации по фонду, раскрывая кратко содержание материалов. Он состоит из трех разделов: 1) общая характеристика материалов; 2) учёт неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов; 3) учёт описанных материалов, включающий характеристику описей.
Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов. Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов. Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 60.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. Так как использование материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.
Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, если опись состоит из нескольких томов, и содержат сведения о количестве дел, внесенных в опись,
При наличии в архиве большого количества описей ведется реестр описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание.
Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных комплексов - дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 92.
В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела. Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут составляться внутренние описи, в которых перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак «+». Там же. С.93.
Дело фонда - дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. Для правильной организации работы с документами необходимо хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется его документальный фонд), но также историю самого фонда. Когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялись его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводились их обработка, экспертиза, использование--все это чрезвычайно важно для организации комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их использования. Эти сведения в виде официально оформленных документов можно подчерпнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве фонд. В дело фонда помещаются:
· историческая справка о фондообразователе;
· рабочая инструкция по обработке материалов;
· акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению;
· акты проверки наличия и состояния материалов;
· акты о неисправимом повреждении материалов;
· копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда;
· справки об использовании материалов фонда и др. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 66
Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в делопроизводстве архива, то в дело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.
Паспорт архива -- учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива.
Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 02.12.2014) Далее составляется сводный паспорт по архивам республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.
В Росархив поступают паспорта центральных, государственных архивов и сводные паспорта. Таким образом, создается сводная статистическая отчетность по комплексам материалов отдельных архивов и групп архивов, объединенных в определенные регионы. Учет архивных материалов ведется не только в государственных архивах, но и в архивных управлениях (отделах). Архивные управления республик, архивные отделы краев и областей создают фондовые каталоги из карточек фондов, которые представляются государственными архивами сразу же после первого поступления документов по каждому фонду и составления на него листа фонда.
Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - С. 66. В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего. Карточки фондов составляются государственными архивами республик, краев и областей в 2-х экземплярах, из которых один направляется в областной архивный отдел республики, края, области, второй - в Росархив.
Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах.
Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и т. п. Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива. Проверка проводится строго по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата.
Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории--раз в 10 лет, фонды II и III категорий--раз в 20 лет. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 98.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, во
Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития курсовая работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Курсовая работа по теме Разработка системы мер по предупреждению конфликтов и стрессов в социальных группах сельскохозяйственных организаций (на примере ОАО 'Пружанское')
Реферат: Природо-економічна характеристика Індії
Отчет по практике по теме История создания единой энергосистемы Республики Коми
Дипломная работа по теме Процесс управления активами банка
Реферат: Хеширование
Правила Оформления Реквизитов Документов Реферат
Реферат: Как преодалеть страх введения полового члена во влагалище. Скачать бесплатно и без регистрации
Реферат по теме Литературоведение и наука
Өркениет Эссе
Курсовая работа по теме Система автоматического регулирование температуры теплоносителя зерносушилки
Реферат: Культурно-історичні об’єкти рекреації
Реферат: Защита информации в Интернете
Реферат На Тему Герои
Режим Курсовой Устойчивости
Отчет По Практике Стенд Диагностики Рулевого Управления
Реферат по теме Достоевский и отцеубийство
Реферат На Тему Здоровый Образ Жизни Физкультура
Курсовая работа по теме Планирование затрат и исчисление себестоимости одного центнера молока в ООО 'Родник' Кезского района Удмуртской Республики
Контрольная работа: Исследование потребительских предпочтений. Скачать бесплатно и без регистрации
Курсовая работа по теме Финансово-экономический анализ деятельности предприятия 'Ангария'
Результаты государственной экспертизы условий труда - Безопасность жизнедеятельности и охрана труда дипломная работа
Теории возникновения человека - Биология и естествознание контрольная работа
Организация бухгалтерского учета - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа