Учет архивных документов - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Учет архивных документов

Основные этапы и принципы учета, его виды (централизованный и внутренний). Проверка наличия и состояния документов как основной тип работы в архивах. Автоматизированная система учета уникальных документов Архивного фонда РФ и обеспечения их сохранности.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Глава 1. Основные этапы, принципы и виды учета
1.1 Централизованный и внутренний учет
1.2 Проверка наличия и состояния документов - важнейший этап учета документов
Глава 2. Автоматизированные технологии в области учета обеспечения сохранности документов
2.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы
2.2 Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности
Вопросы учета документов Архивного фонда Российской Федерации имеют огромное значение, этим и обуславливается выбор темы курсовой работы «Учет архивных документов».
Данная тема актуальна, так как исключительно важен учет исторических и культурных ценностей в деле обеспечения их сохранности. Во-первых, архивист должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Во-вторых, обществу в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.
В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей… Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов». Алексеева Е.В. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. - 2004.- №3.-С.89-91.
Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету. См: ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации. №125 - ФЗ от 22 октября 2004г.
Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.
Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения. ГОСТ Р51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Режим доступа www.DIS.ru
При изучении темы курсовой работы мною был использован Регламент государственного учета документов АФ РФ, ФЗ Об архивном деле в РФ от 13 октября 2004 года. Основные правила работы государственных архивов РФ. Статьи доцентов РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А., опубликованные в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» в рубрике архивное дело. На сайте «Архивы России», указаны справки о развитии системы автоматизированного центрального государственного учета документов.
Цель курсовой работы изучить научные основы и этапы учета архивных документов, и способы учета автоматизированных технологий.
Цель достигается по средство решения следующих задач:
- изучить основные этапы, принципы и виды учета:
- охарактеризовать централизованный и внутренний учет;
- рассмотреть автоматизированные технологии в области учета и обеспечения сохранности документов;
-изучить автоматизация учета документов в 1990-е годы.
Объект исследования: учет документов в архивах.
Предмет курсового исследования: процесс развития учета документов
учет архив документ автоматизированный
Глава 1. Основные этапы, принципы и виды учета
1.1 Централизованный и внутренний учет
Под учетным документом понимается, документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.
Учет складывается из четырех этапов:
1. Подсчет количества документов в архиве.
2. Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива.
3. Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Прежде чем приступить к рассмотрению учетных форм, необходимо указать, что научной основной учета документов являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности, которые реализуются на:
- установление общих для всех хранилищ документов Архивного фонда страны единиц учета;
- единства организации хранения и учета документов;
- сопоставимости учетных показателей;
- строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
- оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов АФ РФ, отражающих их фактическое количество и состав.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел и др. полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа - заверителя дела.Алексеева Е.В. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. - 2004.- №3.-С.89-91.
Рассмотрим поподробнее виды учетных документов.
Книга учета поступления документов - очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.
В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик - фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет - на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондов - представляет перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.
Указывается официально принятое название учреждения - фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование.
Главная цель списков фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, и его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.
Лист фонда - включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличие описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытия документов:
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
2. сведения о местонахождения фонда и его номере;
3. сведения о движении документов фонда.
Сведения о движение документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов.
При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов - только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.
Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет, путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда.
Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.
В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.
Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:
О дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Документы централизованного государственного учета составляется на основе суммирования данных, извлеченных из документов «Внутреннего учета». Основным документом, в котором зафиксированы правила его ведения, является Регламент государственного учета документов АФ РФ.Регламент государственного учета документов АФ РФ от 8 июля 1997 года. Основным документом централизованного учета является паспорт архива. Паспорт государственного архива составляется на 1 января каждого года и состоит из разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы, страховой фонд копий, НСА, условия хранения документов.
Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации Центрального фондового каталога, Федеральной Архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН.
В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года. Они включают данные о количестве источников комплектования:
- а также о наличии в ведомственных архивах номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, помещений и штатов.
Для того чтобы механизм централизованного учета четко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учетных документов в вышестоящие органы.
1.2 Проверка наличия и состояния документов - важнейший этап учета документов
Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.
Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления:
- фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по описям (книга учета и описания).
- выявление документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.
Таким образом, в ходе проверки наличия комплексно решается ряд важных задач по сохранности и учету документов.
К ее целевому назначению относятся:
1. определение фактического количества дел, находящихся на хранении;
2. выявление и устранение недостатков в учете документов;
3. выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;
4. выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.
Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).
Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.
В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) - один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове - один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).
В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.
Методически и практически проверка наличия - это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами - описью или книгой учета и описания.
Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:
- установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды;
- сверку и сопоставимых показателей;
- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;
- проверку правильности составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента описи.
Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.
Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:
- сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;
- изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;
- изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.
Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.
Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.
Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.
Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ - акт проверки наличия и состояния документов.
Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составлять и другие акты - о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.
Одна из задач проверки наличия - выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.
В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.
Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.
На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.
Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.
Таким образом, учёт архивных документов - отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации. Выдача любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге. Из всего вышесказанного явно следует, что учёт архивных документов - одно из наиболее важных действий в работе с архивом. Он не только является необходимой нормой, но и позволяет отслеживать состояние дел в архиве и, при необходимости, корректировать его работу.
Глава 2. Автоматизированные технологии в области учета обеспечения сохранности документов
2.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы
Учет документов - это направление работы архивов, которое подверглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов практически все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причина в том, что учет документов весьма трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому целесообразно переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х годов систему управления базы данных (СУБД) легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.
Так, например в РГАЭ еще в 1988 году были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет документов, комплектование документами, учет использования документов, научно-справочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалисты ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории учреждений» и «Сведения о картотеках по личному составу». Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ// Отечественные архивы.-1994.-№2.-С.104-106.
Количество учетных баз увеличилось. В конце 1990-х годов учет стал первым направлением работы архивов, которое подвергалось полной автоматизации в масштабах отрасли.
Первоначально учетные программы создавались для целее внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга. В архиве, по прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного архива и др.) реестры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области,) книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища БД «Контроль за организацией размещения, хранения движения фонодокументов» в РГАФД; топографические указатели (Национальном архиве Республике Татарстан и др.). по данным Росархива, к середине 1990-х годов в государственных архивах функционировало около 15 БД, «форматно несовместимых между собой». Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. (сайт «Архивы России»
Первоначально учетные базы данных создавались в архивах изолированно, на основе различных СУБД. Однако уже в первой половине 1990-х архивистами был поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана, прежде всего, с необходимостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата представления данных, а значит, единство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.
Создание системы автоматизированного централизованного учета началась в 1994 году. Типовое программное обеспечение для внутреннего и централизованного учета документов были разработаны ВНИИДАД. В середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива».
Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям как типовые. И хотя они до сих пор продаются ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы постепенно отказались от данного учетного программного обеспечения. Причиной были как устаревшее программное обеспечение, для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы.
ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета - «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.) «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.
Одновременно в 1995 году по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд». Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.). Она же получила широкое распространение в архивах. «Архивный фонд» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдении единства традиционной и автоматизированной систем учета.
«Архивный фонд» представляет собой интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для решения следующих задач:
- контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;
- поиск документов (во второй версии программы на уровне фонда и описи; в третьей версии - на уровне фонда, дела, документа, документной информации);
- ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги). Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве.// Делопроизводство. -2005.- №1.-C.76-85.
Учетная часть программы ориентирована прежде всего на ведение централизованного учета, а именно на создание массивов данных на формирование и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.
Начальник отдела учета, сверив данные с помощью пункта меню «Подсчет сводных» в режиме администратора, мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов; 43 вида перечней реестров (описей); состав фондов и документов по категориям; список фондов.
«Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат, она распространялась бесплатно. К достоинствам можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с ведением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998-2001 год вторая версия «Архивный фонд» распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.
В 2009 г. в архивных учреждениях началось внедрение программной версии «Архивный фонд 4.0», которая была усовершенствована по сравнению с предыдущими. Охват, автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край и т.д.) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов АФ РФ. Появилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов, а также распечатывания описи и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд». Справка о развитии системы автоматизированного централизованно
Учет архивных документов курсовая работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Реферат: Северный Кавказ. Скачать бесплатно и без регистрации
Вывод К Сочинению На Тему Взаимовыручка
Доклад: Организация функции ПОИСК в Tmemo
Реферат: Кредитная политика банка 2
I поколение прав человека, история появления, характеристика
Реферат по теме Лекции по статистике промышленности
Реферат по теме Рынок ценных бумаг в России, его особенности
Реферат На Тему Особенности Девиантного Поведения И Преступности Несовершеннолетних
Инвестиционные Стратегии Сущность И Виды Курсовая Работа
Реферат: The Trip To The New England Colonies
Егэ Сочинение Нового Формата
Дипломная работа по теме Геологическое строение территории листа №М-58–40 (Васино)
Относительность Движения 9 Класс Реферат
Сочинение: Экспрессионизм в рок-поэзии
Реферат: Применение электронных таблиц Excel 97
Сочинение На Тему Идеалы Фамусова И Чацкого
Контрольная работа по теме Книги о природе для детей и особенности работы с ними
Сочинение На Тему Дождливый День Осени
Танец Дипломная Работа
Курсовая работа: Статистика занятости и безработицы
Облік операцій основних господарських процесів - Бухгалтерский учет и аудит практическая работа
Организация документооборота на предприятии - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа
Оформление конструкторской документации - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа