แนวปฏิบัติด้านนโยบายการเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย 4 อันดับแรก

ตอนนี้เราเข้าใจแล้วว่า เหตุใดการมีนโยบายการใช้จ่ายจึงมีประโยชน์ เราจะจัดทำนโยบายที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไรในอนาคต เราจะหารือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการเกี่ยวกับนโยบายค่าใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยให้ทีมการเงินสามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วขึ้น มีเวลาตอบสนองที่ดีขึ้น และควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดียิ่งขึ้น มาดำน้ำกันเถอะ!

ร่างขั้นตอนการเบิกค่าใช้จ่ายของคุณให้ชัดเจน

จำเป็นต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนของกระบวนการเบิกคืนค่าใช้จ่าย เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจถึงคุณค่าของนโยบายของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานทำงานตรงเวลา และไม่ต้องทำงานนานโดยไม่ได้รับเงินคืน

พนักงานอาจขอเบิกคืนค่าใช้จ่ายล่าช้า เพราะพวกเขาพบว่าเป็นงานที่สับสน น่าเบื่อหน่าย หรือเป็นงานที่กระตุ้นความวิตกกังวล ซึ่งอาจนำไปสู่การส่งในนาทีสุดท้าย และกลายเป็นงานเพิ่มสำหรับทีมการเงิน

แต่เมื่อพนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป ก็จะนำไปสู่กระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายที่ตรงเวลา และราบรื่นยิ่งขึ้น พนักงานยังมีความมั่นใจมากขึ้นเกี่ยวกับการได้รับเงินคืนในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังกระตุ้นให้พนักงานทำงานที่ต้องเดินทางเพื่อธุรกิจอีกด้วย

กำหนดกฎเกณฑ์และความรับผิดชอบที่ชัดเจน

เมื่อคุณมอบหมายให้พนักงานใช้จ่ายเงินในนามของบริษัท แนวทางการจัดวางที่กำหนดขีดจำกัดเป็นสิ่งสำคัญ ใช้นโยบายกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของทั้งลูกจ้าง และนายจ้าง

การทำเช่นนี้ ช่วยให้ทีมการเงินดำเนินการได้เร็วขึ้นในกรณีที่เกิดปัญหา หรือข้อพิพาทใดๆ นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา ซึ่งจะทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มขึ้น

อัปเดตนโยบายค่าใช้จ่ายของคุณอย่างต่อเนื่อง

นโยบายที่ได้ผลเมื่อปีที่แล้วอาจไม่ได้ผลเหมือนทุกวันนี้

นโยบายค่าใช้จ่ายควรได้รับการปรับปรุง และปรับเปลี่ยนตามความต้องการ และลักษณะของธุรกิจของคุณ กรมสรรพากรยังปรับปรุงอัตรามาตรฐาน และแนวทางการชำระเงินคืนทุกปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณสอดคล้องกับกฎ และกฎหมายใหม่เหล่านี้ เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บภาษีจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ไม่จำเป็น

ใช้เวลาดีในการเบิกค่าใช้จ่าย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือแบบรวมศูนย์ เช่น เวลาดี เพื่อตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเบิกค่าเดินทาง และค่าใช้จ่าย สิ่งนี้ช่วยให้:

• ความชัดแจ้ง เป็นตัวชี้วัดเกี่ยวกับงบประมาณตามหมวดหมู่ และแนวโน้มการใช้จ่ายที่สอดคล้องกันของพนักงานที่เดินทางของคุณ
• เมื่อทีมการเงินเข้าใจรูปแบบการใช้จ่ายแล้ว บริษัทสามารถปรับเปลี่ยน และเปลี่ยนแปลงนโยบายได้ตามความเหมาะสม
• ทั้งพนักงาน และนายจ้างสามารถดูการเปลี่ยนแปลงสถานะการชำระเงินคืนได้ เมื่อมีการกรอกค่าใช้จ่ายแล้ว สิ่งนี้ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับรู้กระบวนการทั้งหมด
• ขอแนะนำให้พนักงานมีความรับผิดชอบมากขึ้น เนื่องจากมีการรายงาน และบันทึกการใช้จ่ายทั้งหมด

This article in English: Top 4 expense reimbursement policy practices