เคล็ดลับที่จะช่วยคุณจัดการวันหยุดของพนักงาน

เคล็ดลับที่จะช่วยคุณจัดการวันหยุดของพนักงาน

Weladee
คำขอลางาน


วันหยุด เป็นช่วงเวลาของปีที่ทุ่มเทให้กับการใช้เวลาร่วมกับครอบครัว ท่องเที่ยว มีส่วนร่วมในประเพณีอันเป็นที่รัก และเพลิดเพลินกับอาหารอร่อยๆ หากคุณเป็นนายจ้าง วันหยุดอาจหมายถึงการจัดการกับคำขอวันหยุดที่ท่วมท้นในคราวเดียว

เห็นได้ชัดว่าหากคุณเป็นบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลาง พนักงานทั้งหมดของคุณจะไม่สามารถออกไปพร้อมกันได้ ธุรกิจของคุณต้องสามารถทำงานได้ และต้องครอบคลุมหน้าที่หลัก แต่คุณไม่ต้องการให้พนักงานรู้สึกผิดหวัง และราวกับว่าพวกเขาได้รับการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรม

คุณอาจสงสัยว่าจะจัดการกับคำขอวันหยุดในช่วงวันหยุดได้อย่างไร คุณจะตัดสินใจได้อย่างไรว่าใครได้รับเวลาว่าง และใครต้องอยู่ในสำนักงาน?

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณผ่านพ้นสิ่งที่มักจะเป็นงานที่ไม่พึงประสงค์ - และแม้แต่หลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ตั้งแต่แรก

1. เริ่มต้นด้วยนโยบายวันหยุด

นโยบายการลาพักผ่อนประจำปีตามความต้องการของคุณ ซึ่งกำหนดแนวทางของคุณในการลาพักผ่อนประจำปี และกำหนดข้อจำกัดใดๆ เกี่ยวกับเวลาที่พนักงานของคุณสามารถขอลาหยุดได้ และไม่สามารถขอลาได้ และวิธีที่พวกเขาควรขอเป็นขั้นตอนแรกที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความปวดหัวในการจัดการวันหยุด

นโยบายวันหยุดจะแจ้งให้พนักงานของคุณทราบ ว่าจะเกิดอะไรขึ้น เมื่อขอลาพัก และจะแสดงให้เห็นขั้นตอนที่คุณมีเพื่อรักษาความเป็นธรรม

หากคุณเลือกที่จะดำเนินการตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้ คุณควรจัดทำเอกสารเหล่านี้ไว้ในนโยบายวันหยุดของคุณ

2. จัดสรรการลาตามลำดับก่อนหลัง

การดำเนินนโยบายมาก่อนได้ก่อน ตามคำขอในวันหยุดมักเป็นวิธีที่ยุติธรรมที่สุดในการจัดการสถานการณ์ที่พนักงานหลายคนอาจต้องการหยุดพักผ่อนในเวลาเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณจ้างผู้ปกครองจำนวนมาก คุณอาจเห็นพวกเขาหลายคนขอวันหยุดให้ตรงกับวันหยุดของโรงเรียน

หากคุณใช้แนวทางนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุอย่างชัดเจนในนโยบายวันหยุดของคุณเพื่อให้พนักงานของคุณทุกคนรู้ว่าพวกเขาจำเป็นต้องขอวันลาล่วงหน้าให้มากที่สุด

3. กำหนดจำนวนพนักงานที่สามารถลาได้ในเวลาเดียวกัน

สำหรับแผนกที่ต้องเผชิญกับลูกค้าโดยเฉพาะ คุณอาจต้องมีพนักงานจำนวนขั้นต่ำที่ทำงานในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

ในกรณีนี้ คุณสามารถกำหนดจำนวนคนในวันหยุดจากแผนกใดแผนกหนึ่งได้ในคราวเดียว ดังนั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่าจะได้รับทรัพยากรอย่างเพียงพอเสมอ

อีกครั้ง คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าเป็นกรณีนี้ และพวกเขาอาจต้องทำงานในวันหยุดประจำปีร่วมกับเพื่อนร่วมงานของพวกเขา

4. ระบุกรอบเวลาที่ไม่อนุญาตให้ลา

หากคุณมีช่วงเวลาที่ยุ่งเป็นพิเศษ เช่น สงกรานต์ - เมื่อคุณต้องการพนักงานเต็มจำนวนจริงๆคุณสามารถจำกัดพนักงานไม่ให้จองลาพักในช่วงเวลานี้ได้

เช่นเดียวกับประเด็นก่อนหน้านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทราบว่านี่เป็นแนวทางของคุณในนโยบายของคุณ

5. ระบุวันที่จะต้องมีวันหยุด

หรืออีกทางหนึ่งบางทีธุรกิจของคุณจะปิดตัวลงระหว่างคริสต์มาสและปีใหม่และคุณต้องการให้พนักงานของคุณทุกคนหยุดพักผ่อนในช่วงเวลาดังกล่าว

คราวนี้คุณจะต้องใช้นโยบายวันหยุดของคุณเพื่อระบุให้พนักงานทราบว่าพวกเขาจะต้องสำรองค่าใช้จ่ายในการลาพักผ่อนประจำปีไว้บางส่วนในช่วงเวลานี้

6. ขอให้พนักงานแจ้งให้ทราบเมื่อขอลา

การทราบล่วงหน้าว่าพนักงานจะหยุดงานก็จะยิ่งดีขึ้น และคุณสามารถระบุได้ว่าพวกเขาควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าอย่างน้อยสองเท่าของระยะเวลาการลาที่พวกเขาต้องการจะลา

ตัวอย่างเช่น หากพวกเขาต้องการลางานหนึ่งสัปดาห์พวกเขาควรขอสิ่งนี้ไม่เกินสองสัปดาห์ก่อนที่พวกเขาต้องการจะลา

7. แจ้งให้ทราบหากคุณต้องปฏิเสธคำขอวันหยุด

นายจ้างสามารถปฏิเสธคำขอลาได้ แต่ควรแจ้งระยะเวลาให้เท่ากับจำนวนวันลาที่ร้องขอ

ตัวอย่างเช่น หากมีการขอลาหนึ่งสัปดาห์คุณต้องปฏิเสธสิ่งนี้อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนระยะเวลาที่ขอ

8. ตรวจสอบการจองวันหยุดในเชิงรุก

เป็นความคิดที่ดี ที่จะตรวจสอบการจองวันหยุดในช่วงเวลาปกติตลอดทั้งปี วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบได้ว่าคุณมีพนักงานที่มีสิทธิ์ในการขอลางานของพวกเขามากเกินไปหรือไม่ ซึ่งอาจส่งผลให้มีคำขอปะทะกันจำนวนมากในช่วงปลายปี

การแจ้งเตือนพนักงานของคุณว่าพวกเขาเหลือเวลาอีกกี่วันตลอดทั้งปี และกระตุ้นให้พวกเขาใช้ประโยชน์จากสิทธิ์วันลาคงเหลือของพวกเขา หวังว่าข้อความนี้จะช่วยกระจายคำขอของพวกเขาอย่างเท่าเทียมกันมากขึ้นตลอดทั้งปี

9. ประเมินคำขอสำหรับวันหยุดเพิ่มเติมอย่างรอบคอบ

แม้ว่าพนักงานจะจำกัดการจองวันลาประจำปีไว้ที่สิบวันทำการ แต่ก็มีบางครั้งที่พนักงานขอลาหยุดนานกว่านี้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

สิ่งสำคัญคือ ต้องทราบว่าการห้ามแบบครอบคลุมสำหรับคำขอให้ใช้ช่วงวันหยุดขยายออกไปจะมีความเสี่ยงต่อการเลือกปฏิบัติทางอ้อม

ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานของคุณมีครอบครัวอยู่อีกฟากหนึ่งของโลก และพวกเขากระตือรือร้นที่จะใช้เวลาร่วมกับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในโอกาสที่หาได้ยากนี้ ในสถานการณ์เช่นนี้คุณควรตรวจสอบคำขอ และประเมินอย่างเหมาะสมว่าการอนุญาตให้ลาพักเป็นระยะเวลานานขึ้นจะเป็นไปได้สำหรับธุรกิจหรือไม่

10. จัดการวันหยุดของพนักงานด้วยซอฟต์แวร์ HR

ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคลที่มีฟังก์ชั่นการจัดการวันหยุด อาจช่วยลดความเจ็บปวดอย่างมากในการจัดการวันหยุดของพนักงาน ด้วยการทำให้คำขอ และขั้นตอนการอนุมัติมีความคล่องตัว

นอกจากนี้ยังสามารถให้มุมมองที่เป็นประโยชน์แก่คุณว่า ใครจะลางานเมื่อใด และช่วยให้คุณเห็นคำขอลาหยุด หรือพนักงานที่ไม่ได้ใช้สิทธิ์การลาประจำปีจนหมด

เราแนะนำให้คุณลองใช้ Weladee HRMS ซึ่งมีฟังก์ชั่นพื้นฐานในวันหยุดทั้งหมดที่คุณต้องการซึ่งจะทำให้การจัดการวันหยุดในบริษัทของคุณง่ายขึ้น


This article in English: Tips to help you manage employee's holidays

Report Page