Территории и маршруты в «ST Супервайзер»

Коллеги, добрый день. Меня зовут Марина Иванова, я руководитель центра дистанционного обучения компании «Системные технологии». Сегодня я покажу, как работать с территориями и маршрутами агентов.

Запись вебинара «Территории и маршруты в «ST Супервайзер»

Рабочее место супервайзера

Рабочее место супервайзера состоит из мобильной части, отчетов и веб-приложения.

В мобильной части супервайзер может заполнять анкеты, совершать совместные с агентами визиты, выполнять догоняющий аудит, заменять сотрудников и др.

В отчетах готовится набор отчетности.

В веб-приложении «ST Супервайзер» можно планировать территории и маршруты агентов, управлять задачами, проводить аудит фото, использовать дашборды и так далее.

В прошлый раз мы обсуждали мониторинг агентов: кто работал, а кто нет, какие точки посещали, что делали, какие были отклонения.

Если вы пропустили этот вебинар — вот ссылка на запись: «ST Супервайзер»: мониторинг и пробеги.

Сегодня поговорим о территориях и маршрутах.

Территория агента

Я буду показывать на нашей тестовой среде, возможно где-то понадобится обновить страницу, прошу отнестись с пониманием.

Территория агента — это список торговых точек, с которыми он может работать. Обычно в наших проектах точки загружаются из учетных систем дистрибьюторов или из «ST Чикаго».

Одна из основных возможностей «ST Супервайзер» — это визуализация торговых точек на карте. И чтобы это было возможно, мы должны понимать, где эти точки находятся. Для этого в нашей системе есть механизм распознавания адресов и геокодирования.

Управление данными о точках

Когда точки выгружаются из УС дистрибьюторов, система может выстроить адреса в специальном формате, а потом по адресам определить координаты. Для части точек это происходит автоматически. Если адреса неполные или некорректные, то понадобится участие пользователей.

Точки с распознанными адресами и координатами отображаются на карте.

В территории могут оказаться точки с одинаковыми названиями и адресами. Скорее всего значит, что из учетной системы выгрузили дубли. У нас есть механизмы работы с ними.

Часто карточки точек дополняют полезной информацией. Например, указывают категорию, которая помогает супервайзеру понять, перспективна ли точка, учитывать ли ее при планировании территорий.

Давайте представим, что мы работаем с нормальной клиентской базой: у большинства точек распознаны адреса и координаты, ведется работа с дублями.

И можно работать с территориями.

Формирование территорий

Работа с территориями делится на две глобальные задачи:

1. первичное формирование;
2. ручные корректировки.

Первичное формирования территорий – масштабная задача, для ее решения мы подключаем партнеров. Например, у нас есть интеграция с «Антор», но в принципе это может быть любой маршрутизатор. Некоторые наши клиенты раз в квартал обращаются к «Антор» за перемаршрутизацией.

В остальное время ручные корректировки делаются в «ST Супервайзер». Давайте посмотрим, какие возможности у нас есть в этой части.

Просмотр территорий 

Супервайзер видит территории своих сотрудников. Он может отобразить на карте сразу все территории.

Для каждой территории отображается номер маршрут, имя и фамилия сотрудника, количество точек, которые входят в территорию и площадь, которую эта территория занимает.

Если в территории есть точки, у которых еще не распознаны координаты, их количество тоже будет указано.

Чтобы увидеть список точек территории, нужно нажать на неё. У точек без координат есть особый значок. Эту проблему при желании можно сразу же решить. Для этого нужно открыть карточку точки и распознать её адрес, координаты тогда проставятся автоматически.

Если у точки есть такой значок, значит она входит сразу в несколько территорий. Чтобы увидеть, в какие, нужно на него нажать.

У каждой территории свой цвет, его можно менять.

Поиск и фильтрация

Чтобы найти интересующую точку в территории, можно использовать поиск. Он работает по любой части названия, адреса и кода.

Если супервайзера интересуют точки с каким-то конкретным признаком, он может использовать фильтр. Фильтр влияет и на список точек, и на отображение на карте. И там, и там мы видим только те точки, которые отобрали. А в списке видим количество выбранных точек.

Можно оставить только точки, которые входят в несколько территорий, точки без координат, точки, которые попадают в границы карты или точки, которые сейчас выбраны.

Или отфильтровать точки по какому-то другому признаку. Для этого нужно открыть настройку и отметить поле, например, тип торговой точки.

И оставить в территории, допустим, только супермаркеты. После того, как супервайзер применил изменения, это поле останется и будет доступно при следующих использованиях фильтра.

Если супервайзеру доступны данные нескольких дистрибьюторов, можно оставить для текущей работы только одного.

Если территории и маршруты на проекте формируются из точек клиентской базы ЦО, ему будет полезно оставить только такие точки в списке, чтобы не отвлекаться на точки клиентской базы дистрибьютора.

Фильтры снимаются в один клик.

Признаки точек

Чтобы увидеть больше информации о точке, нужно нажать на неё в списке. Та информация, которую супервайзер видит здесь, тоже настраивается.

Если есть какие-то признаки, по которым супервайзер может сделать вывод, интересует ли его эта точка, нужно ли её оставить в территории или можно удалить, он может их сюда добавить. Всего здесь может отображаться до 15 признаков включительно.

Прямо здесь можно добавить доп. визит и задачу для точки или посмотреть, какие в точке были активности.

Работа с кластерами

Когда супервайзер отображает сразу несколько территорий на карте, он видит их границы, а сами точки отображаются в виде кластеров. При приближении кластеры распадаются на более мелкие и так до конечных точек.

Граница кластера окрашена в цвета территорий, в которые входят точки кластера в процентном соотношении.

Например, в этом кластере примерно половина точек входит в территорию Янчуковского Эдуарда, и чуть меньше в территорию Малиновского Тима.

Если с конечными точками работать удобнее, в меню можно использовать настройку, которая отключает группировку в кластеры.

Поточечная корректировка территории

Например, супервайзеру нужно удалить точку из территории. Он выделяет её (сразу в списке или на карте - неважно), и нажимает кнопку «Действия».

Чтобы удалить точку, нужно, соответственно, нажать «Удалить».

Или другой сценарий: он хочет переместить точку из территории Дятлова Святослава в соседнюю территорию, окрашенную в оранжевый. Тогда в этом же списке нужно выбрать «Переместить».

Тут как раз может пригодиться корректировка цветов территорий, потому что в нашем примере можно задуматься, какая конкретно оранжевая территория нам нужна.

Чтобы переместить точку, нужно выбрать территорию, в которую мы её перемещаем, и нажать на «Переместить».

Если супервайзеру нужно добавить какие-то конкретные точки в территорию, и он знает, какие, он может использовать пункты «Добавить точки ЦО» или «Добавить точки дистрибьютора» (в зависимости от того, точки какой клиентской базы используются для маршрутов на конкретном проекте), найти их по какому-то признаку и выбрать.

Массовая корректировка территории

Но что, если супервайзеру нужно что-то сделать сразу с рядом точек или даже со всей территорией сразу? Выделять по одной - неудобно.

Есть другой способ, рассмотрим его на примере делегирования. Представим, что Дятлов Станислав уходит в отпуск на 2 недели, и точки его территории временно нужно разделить между другими агентами.

Чтобы выбрать сразу часть точек, используют инструмент выделения.

Замыкаем область выделения и видим, что все выбранные точки выделились в списке. Дальше снова идем в «Действия» и выбираем пункт «Делегировать». Выбираем агента, который заменит Дятлова и период, на который эти точки войдут в его территорию.

То же самое с массовым удалением точек из территории, массовым перемещением или даже копированием, если нужно, чтобы точки были сразу в нескольких территориях.

Управление границами территории

Если супервайзеру нужно откорректировать границы территорий, например, немного увеличить одну территорию за счет уменьшения другой и тем самым уравновесить их - он может использовать инструмент «Границы территории».

После нажатия на эту кнопку у каждой территории появляются редактируемые границы, и их можно двигать.

Например, залезем немного синей территорией на оранжевую.

В этом случае мы не видим, какие конкретно точки попадают в эти границы, но видим общее количество точек, которые прибавятся в одной территории и убавятся из другой, если мы сохраним изменения.

При этом нужно, конечно, помнить, что если у нас уже спланированы маршруты, то удаляя точку таким образом из территории, мы удалим её автоматически и из дневного маршрута.

Точки вне территорий

В списке территорий у нас есть еще один пункт, который автоматически не выделяется при выделении всех территорий. Это точки вне территорий.

Здесь может быть точки, которые не входят ни в одну из территорий по разным причинам. Работающие и закрытые, точки клиентской базы дистрибьютора (а в маршруты входят сопоставленные с ними точки клиентской базы ЦО), перспективные и нет.

Супервайзер может работать с ними и добавлять их в территории.

Давайте отобразим эти точки на карте.

Они окрашены в серый цвет и тоже по умолчанию сгруппированы в кластеры

Здесь еще целесообразнее использовать фильтры, потому что таких точек может быть очень много, и нужно как-то подбирать из них те, которые могут представлять для супервайзера интерес.

Если мы выберем кроме точек вне территорий еще и какую-то территорию, то увидим, какие из точек вне территорий находятся географически рядом и могли бы в неё входить, если она еще не донаполнена.

Приемы работы тут такие же, можно выделить конкретную точку и через действия переместить её в территорию агента

Можно, например, с помощью фильтра оставить только супермаркеты вне территорий и автоматически добавить сразу их всех с помощью инструмента границы территории.

Можно выделять области с точками и перемещать их так.

В процессе супервайзеру может быть полезно оценить расстояния между точками, для этого используется линейка.

Планирование территорий

Чтобы супервайзер мог спокойно внести корректировки в территории заранее, используется функционал планирования на будущее.

Интерфейс, приемы работы здесь точно такие же с той лишь разницей, что первым делом здесь нужно указать, с какой даты вступят в силу изменения в территории.

Можно за несколько дней, недель, в зависимости от процессов, распланировать все корректировки, и территории изменятся в указанную дату.

Индикатор загруженности

В стандартном функционале супервайзера оценить загруженность агента можно уже на этапе формирования его дневного маршрута.

Но один из наших клиентов решил дополнить планирование территории индикатором её загруженности.

Он выглядит как батарейка, которая показывает степень наполненности территории с учетом доступного рабочего времени агента, количества точек в территории и других факторов.

Подробно об использовании батарейки мы рассказывали на вебинаре «Где мои sales force: опыт ROUST».

Планирование маршрутов

Итак, мы разобрали, как можно работать с территориями в ST Супервайзер и теперь давайте перейдем к планированию маршрутов.

Маршруты — это списки точек территории, разбитые по дням недели.

Давайте откроем раздел «Маршруты» и выберем маршрут для корректировок.

Мы видим для каждого доступного маршрута сколько точек у него в территории и для скольких из них назначены посещения.

Откроем один из них. Здесь супервайзер видит список точек территории этого агента и то, какие посещения этих точек сейчас назначены.

Но перед тем, как разбираться, как здесь все устроено, при внесении любых корректировок в маршрут нужно в первую очередь учитывать его загруженность.

Нормативная наполненность маршрута

Мы исходим из того, что у агента 40-часовая рабочая неделя и 8-часовой рабочий день. Часть своего рабочего времени он проводит в точках. Длительность визита обычно отличается. Например, в магазине у дома 15 мин, в супермаркете — 20 мин.

Количество посещений разных точек может быть разное. Какую-то достаточно посетить 2 раза в месяц, какую-то раз в неделю, какую-то и чаще.

И часть рабочего времени неизбежно уйдет на перемещение между точками.

Таким образом мы получаем нормативную наполненность маршрута. Простыми словами — сколько времени у агента уйдет на посещение точек с нужной частотой и длительностью визита и перемещение между ними относительно доступных 40 часов.

В примере этого маршрута нормативная наполненность маршрута 85%, маршрут недозагружен на 15%. То есть суммарно получается меньше 8-часового рабочего дня.

Типы точек и длительность визита

У вас может возникнуть вопрос, как система понимает, какую точку нужно посетить 4 раза в месяц, а какую 2, где провести 15 минут, а где 20?

Для этого есть специальная таблица, в которой это настраивается для разных типов торговых точек.

Здесь для примера всем точка задана нормативная частота визитов 4 раза в месяц. И от того, насколько эта частота соблюдена, зависит второй показатель — запланированная наполненность маршрута.

В нашем примере для большей части точек территории задано одно посещение в неделю, что в случае 1-недельного маршрута и есть 4 визита в месяц, но есть точки, для которых посещения не установлены.

Запланированная наполненность у этого маршрута сейчас 95%.

Как наполнить батарейки?

Если мы увеличим только частоту посещений, превышая количество запланированных визитов, то нормативная батарейка не вырастет. Нет смысла добавлять больше посещений, чем требуется, чтобы наполнить маршрут.

А если левая батарейка уже дошла до 100%, а правая еще нет, значит территория перегружена. При условии конечно, что у нас правильно настроены типы точек и длительность визитов.

Теперь давайте посмотрим, как супервайзер может со всем этим работать.

Вот пример практически сформированного маршрута. Посещения назначены 102 точкам из 126. Все точки территории перечислены списком и отсортированы по алфавиту.

Как и в территории, здесь доступна краткая и подробная карточка точки. Причем краткая тоже конфигурируется. Супервайзер может вывести сюда до 12 признаков точки включительно.

Дальше мы видим сами плановые посещения. Это пример маршрута с цикличностью в 1 неделю (цикличность настраивается). Для каждого дня недели отображается итог, число назначенных на этот день визитов.

Номера посещений на карте и в списке совпадают.

Если один раз нажать на установленное посещение в списке, оно пропадает, а на карте меняет цвет на белый. Так помечены точки, которые есть в территории, но еще не добавлены в маршрут. С их помощью удобно ориентироваться и дополнять недозагруженные маршруты.

Как понять, загружен ли маршрут?

Откроем окно «Порядок посещений торговых точек», нажав на номер недели.

Мы видим расчетную длительность каждого рабочего дня. Она складывается из суммарной длительности визитов и общей длительности перемещений. Для расчета используется специальный OSM-сервис.

Здесь супервайзер может сориентироваться по примерной длительности маршрутов и оптимизировать их. Например, чтобы он проходился быстрее или чтобы путь был минимальным.

Можно дать системе перестроить маршрут целиком или оставить существующие точки начала и окончания. Например, выберем «Короткий». Как видите, длительность немного уменьшилась.

Кейс дозагрузки маршрута

Давайте обратим внимание на пятницу. В остальные дни маршрут заполнен на 8 часов, а в пятницу он определенно может быть дозагружен.

Вернемся к графику посещений, отсортируем посещения на пятницу и посмотрим на карту. Мы видим поблизости точки территории, на которые не назначены посещения. Чтобы добавить их в маршрут на пятницу, нужно просто нажимать флажки на карте. Давайте добавим несколько точек.

При этом обращаем внимание на плановую частоту посещений. У всех стоит 4 визита в месяц, это как раз 1 раз в неделю, пока все сходится.

Теперь посмотрим на расчетную длительность рабочего дня агента в пятницу с учетом изменений, которые мы только что внесли.

Получилось чуть больше 8 часов, можно попробовать его оптимизировать.

Выберем «Короткий». И вот мы вышли на 07:51.

Планирование изменений

Супервайзер может планировать корректировку маршрутов на будущее. Заранее внести изменения, которые никак не отразятся на работе агентов, пока не настанет время вступить в силу.

Это могут быть какие-то мелкие правки или более радикальные, для которых можно использовать очистку дня или всего маршрута.

Приемы работы точно такие же: с помощью карты или списка добавляем визиты и оптимизируем получившиеся дни.

При этом история изменений территорий и маршрутов сохраняется, система хранит срез на каждую дату. И если на это завязан, например, расчет KPI, он будет посчитан корректно.

Ну что ж, я показала основные возможности работы с территорией и маршрутами в ST Супервайзер, и мы с коллегами готовы отвечать на ваши вопросы.