Теорія документно-інформаційних потоків - Менеджмент и трудовые отношения курс лекций

Главная

Менеджмент и трудовые отношения
Теорія документно-інформаційних потоків

Документно-інформаційні потоки та масиви: сутність і значення. Методологічні засади вивчення теорії документних потоків. Загальні та специфічні закономірності функціонування документних потоків та масивів. Фрагментарність документованої інформації.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Кафедра документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності
ТЕОРІЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
«Документознавство та інформаційна діяльність»
Проблеми, які в умовах інформатизації мають вирішувати фахівці документно-комунікаційної сфери, зумовлені необхідністю поєднати різноманітні носії інформації та механізми доступу до них у єдину нерозривну систему документних ресурсів та послуг. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документно-інформаційних потоків та масивів (ДІП та М).
Об'єкт курсу - сутність, ознаки, властивості та структуру ДІП та М, закономірності їх розвитку, методи аналізу та оцінки. Курс є логічним продовженням дисципліни "Документознавство", основні положення посібника базуються на ідеях Ю.М. Столярова, Г.Ф. Гордукалової, Н.М. Кушнаренко, Г.М. Швецової-Водки та ін.
Головна мета курсу - надати студентам теоретичні знання про особливості ДІП та М як штучно створеної підсистеми документно-інформаційних комунікацій суспільства, яка набуває у процесі розвитку елементів самоорганізації з власними законами функціонування. Тому структура курсу передбачає такі завдання:
- розкриття основних категорій предметної галузі "документно-інформаційні потоки та масиви";
- надання знань про можливості структурування ДІП та М за різними ознаками;
- набуття навичок виділення однорідних мікропотоків документів та моніторингу їх розвитку;
- орієнтування у характерних проявах закономірностей росту, розсіювання-концентрації, старіння, фрагментарності й дублювання; опанування історико-генетичних підвалин еволюції ДІП та М як елементів соціальних комунікацій суспільства.
Особливості подачі матеріалу зумовлені наявністю тісного зв'язку змісту з курсами «Документознавство», «Документологія», «Соціальні комунікації», «Інформатика», «Книгознавство» та ін.
РОЗДІЛ І. ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ ПОТОКИ ТА МАСИВИ ЯК СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТНОЇ КОМУНІКАЦІЇ
1. Вступ. Документно-інформаційні потоки та масиви: сутність і значення
Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами не можливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, спадкоємність суспільних відносин, збагачення соціальної пам'яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезу доводять, що соціальна комунікація - це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь-якого виду суспільного устрою.
Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. ДК виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.
Існує декілька підходів щодо глобального характеру ДК. Так, закон документаційного супроводу соціальних комунікацій, сформульований Ю.М. Столяровим, доводить, що кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам та ін. Наприклад, органи державної влади - це соціальний інститут по виробленню законодавчих документів, банківська сфера також суто документна інституція, оскільки всі фінансові операції супроводжуються документами та ін.
Тенденції глобального розповсюдження документів знайшли відбиття в новітніх метатеоріях, які вводять до наукового обігу поняття «документне середовище ноосфери (сфери розуму)», «документальна пам'ять ноосфери», «інфосфера» та ін. Автори цих понять доводять, що простір, в якому функціонують документи, постійно розширюється. Документи дедалі активніше "завойовують" не лише наземний простір, але й підземний, водний, навколоземний, космічний. Це відбувається внаслідок постійного розширення масштабів пізнавальної діяльності людей, перш за все на основі інформації, набутої при проведенні інструментальних досліджень поверхні, надр та атмосфери Землі, океанів, космосу, мікросвіту.
Поширенню середовища функціонування ДК сприяє також інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя - виробництво, кредитно-фінансову сферу, постачання, управління, науку, освіту та зумовлює зростання обсягів техніко-економічної, фінансової, технологічної, наукової, іншої документованої інформації, що циркулює в межах підприємств та організацій, між ними та між різними країнами. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюджування інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документі ресурси суспільства.
Функціонування ДК передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів. За А.В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому "рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів - це документоторговельні установи, бібліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак ДП рухається постійно.
Найфундаментальніша дефініція ДП належить Г.Ф. Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.
Термін "документний потік" мав декілька етапів становлення. На початку XX століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до наукового обігу поняття "книжковий потік". Зворот з терміном "документний" вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни "інформаційний потік", "документальний потік", «документально-інформаційний потік». У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття "документ" привели до введення у науковий обіг терміна "документний потік" у широкому його значенні.
Терміни "документний" та "документальний" мають різне змістовне навантаження. За Ю.М. Столяровим, "документний" - тобто "складається з документів", або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об'єкта, а "документальний" означає "підтверджений документом, достовірний". Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники "документний" та "документальний". Наприклад, «Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям» (1995 р.) визначає термін "первинний документальний потік" як організовану чисельність первинних документів, що функціонують (створюються, розповсюджуються та використовуються) у соціальному середовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну «документ ний», саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом, - фондів, масивів, комунікації та ін.
Функціонування ДК у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні {транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документ в, документоторговельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.).
Проходячи через названі документні системи, ДП створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню) - це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди (ДФ). Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних ДС, а документні фонди - в термінальних ДС.
Донедавна поняття "потік" та "масив" документів вивчалися головним чином у контексті інформатики та бібліографознавства. Потік визначався як найрухоміша частина масиву документів або як активна частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву -відносна статика. Поняття "масив" та "фонд" документів використовувалися як синоніми. Документознавчий підхід потребує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.
Фонд - це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття "фонд" означає "основа", "фундамент". Масив - це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд - це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.
Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР) - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства» ДЕ забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюджуванню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні ДП, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними. Особливості функціонування внутрішніх ДП вивчаються в межах документного фондознавства.
На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документ-но-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все - на документне забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.
За роки незалежності України прийнято близько 20 законодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документних ресурсів. Найважливішими з них є закони України "Про інформацію" (1992 р.), "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні" (1992 р.), "Про науково-технічну інформацію" (1993 р.), "Про державну таємницю"(1994 р.), "Про захист інформації в автоматизованих системах" (1994 р.), "Про національний архівний фонд і архівні установи" (1994 р.), "Про бібліотеки і бібліотечну справу" (1995 р.), "Про видавничу справу" (1997 р.), "Про Завдання Національної програми інформатизації до 2000 р." (1998 р.), "Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) та ін.
Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціонування документно-комунікаційних систем впливають багато законодавчих актів опосередкованої дії, а також не лише внутрішні, але й зовнішні економічні та соціально-політичні зміни, перш за все - світові тенденції створення глобальних комп'ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі новітніх інформаційних технологій.
На порозі XXI століття визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням є створення інформаційної інфраструктури суспільства, тобто мережі взаємопов'язаних документно-комунікаційних установ та каналів зв'язку між ними. Організаційна інфраструктура документної комунікації має виробничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належать видавнича, поліграфічна, документоторговельна справи, засоби зв'язку (традиційна та електронна пошта, телекомунікації, спеціальні мережі передачі даних типу Телетекс, Відеотекс та ін.). Невиробничі компоненти інфраструктури - це система підготовки кадрів для організації створення, розповсюджування та користування документними ресурсами, система адміністративного керівництва документними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпечення документних комунікацій (алгоритми та програми функціонування технічних засобів), сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам документованої інформації.
Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність функціонування ДП та М та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв'язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизованого інформаційного пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам
Документні потоки та масиви - це складні явища і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ - послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу.
Відокремлення будь-якої системи з зовнішнього середовища можливе лише теоретично, тобто умовно, оскільки фактично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи - елемент, структура, зв'язок, функція. Згідно з теорією системного підходу будь-яка система конструюється з обмеженої кількості елементів, що пов'язані між собою метою функціонування. Проста система - це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей, то кожна з них набуває ранг підсистеми, а вся система стає складною.
На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття "система" - відносне, як і поняття "елемент". Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.
Система утворюється тоді, коли між елементами виникають зв'язки. Вони створюють структуру системи, забезпечують її цілісність. У ДП та М як системних об'єктах зв'язки характеризуються багатоаспектністю: є елементарні зв'язки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хронологічні, видавничі, територіальні та ін.); зв'язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо); зв'язки між документними потоками й масивами та зовнішнім середовищем.
За напрямом розрізняють прямі й зворотні зв'язки. ДП та М виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.
Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Функції розвиваються на лініях зв'язків між компонентами системи. Так. ДП виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція ДМ - кумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.
Масштаби системного розглядання ДП та М можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. Так, на мікрорівні ДП як систему детально охарактеризувала Г.Ф. Гордукалова, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою - зв'язок документів у потопі за змістом. Цей зв'язок зумовлений тим, що не існує документа, семантично не зв'язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий об'єкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.
На макрорівні ДП із системних позицій розглянув К.Б. Гельман-Виноградов, визначивши його як ту частину документного середовища ноосфери, що рухається.
Основи розгляду ДП та М на мезорівні першим заклав Ю.М. Столяров, запропонувавши класифікацію соціальних інститутів з документознавчих позицій, поділивши їх на генералізаційні, транзитні, термінальні документні системи, визначивши ДП та М як результат виробництва і розповсюдження документів. Цей підхід дозволяє запропонувати таке розуміння системності явищ, що вивчаються:
ДП та М як мезосистема - це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.
Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:
економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;
політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;
науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп'ютеризації та ін.;
соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;
демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;
природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.
Зовнішнє середовище прямого впливу - це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу - це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних науково-статистичного довідника Преса Української РСР: 1918 - 1973 рр. свідчить про вплив на розвиток ДП та М соціально-політичних факторів. У роки Другої Світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшився за обсягом у 5 разів, а в окремі роки складав лише 3 - 4 % від довоєнних років. У періоди політичної стабільності ДП неухильно зростав - у 1970-ті роки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищував аналогічні показники 1950-х років. Стосовно ДП друкованих творів образотворчого мистецтва - його середньорічний обсяг у 1970-ті роки порівняно з 1950-ми роками збільшився утричі.
Нині в Україні, у зв'язку з економічною нестабільністю, кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за назвами та тиражем знаходяться на рівні 1928 - 1929 рр. Але з проголошенням Україною суверенітету кількість загальнодержавних газет у період з 1994 по 1996 рр. зросла у 4 рази. Комерціалізація суспільства наочно виявилася у розвитку ДП реклам-но-інформаційних газет - за період з 1992 по 1996 роки їх ДП зріс у 39 разів. Одночасно ДП приватних газет розвивався не стабільно - у 1992 р. виходило 309 назв, а у 1996 - 136.
Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв'язки з зовнішнім середовищем, які безпосередньо чи опосередковано впливають на їх розвиток.
2. Документні потоки та масиви: ознаки, властивості, параметри та функції. Структурування документних потоків та масивів
Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.
Спільні ознаки документних потоків та масивів:
множинність документів, з яких складається ДП та М;
доцільність функціонування ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;
¦ постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.
Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:
¦ динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;
¦ невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.
Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.
ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.
Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.
До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М,- належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.
Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.
Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.
Дискретність виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них - масиви.
Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність, яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування док рентного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерелом появи наступних документів.
Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.
Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП та М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП - це джерело поповнення та оновлення ДМ, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:
транзитивність - проходження через проміжні документні системи;
нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;
нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.
Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:
термінальність - призначеність для відбору та кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;
скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;
стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.
Прагматичні властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.
Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.
Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.
Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсуум знань людства.
Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.
Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням
Теорія документно-інформаційних потоків курс лекций. Менеджмент и трудовые отношения.
Реферат: Метод Zero Knowledge Proofs (доказательства с нулевым знанием)
Заполнения Дневника По Производственной Практике Сварщика
Курсовая работа по теме Исследование готовности детей к школьному обучению
Отчет По Производственной Практике Повар Кондитер
Напишите Эссе Роль Банков В Рыночной Экономике
Курсовая работа по теме Влияние мышления на развитие восприятия у детей дошкольного возраста
Реферат по теме Смутное время в России
Сочинение по теме Роль русского языка в современном мире
Курсовая работа по теме Порядок разрешения коллективных трудовых споров
Сочинение: Размышления над рассказом М. Горького Старуха Изергиль
Реферат: Зачетная система при обучении математике
Курсовая работа: Деятельность рекламных агентств
Эссе О Плавании Короткое
Реферат: Русский язык на Северном Кавказе. Скачать бесплатно и без регистрации
Доклад: Знак в культуре. Семиотика рекламы
Реферат: Логика разрешения конфликтов
Корпоративные Системы Реферат
Реферат: «Обзор процессоров amd»
Курсовая Работа На Тему Формы Санации В Условиях Банкротства И Оценка Их Эффективности
Реферат по теме Геоэкологические особенности высотной поясности Южных Анд
Зайцеобразные - Биология и естествознание презентация
Загальна характеристика телекомунікаційних мереж - Коммуникации, связь, цифровые приборы и радиоэлектроника лекция
Геологические породы - Геология, гидрология и геодезия реферат