Тематические дни

«Сосредоточьте все мысли на стоящей перед вами задаче. Солнечные лучи не обжигают, пока их не соберут в фокус» (с) Александр Грэм Белл, американский и канадский ученый, изобретатель телефона

Что такое тематические дни

Тематические дни — это метод, при котором каждому дню недели присваивается одна тема. Дни перестают состоять из смеси встреч, писем, работы над проектом, чтения профессиональной литературы и бытовых задач, а позволяют сосредоточиться на одном направлении. Например, можно посвящать понедельники встречам, вторники — работе над продуктом, а среды — маркетингу.

Тема — это не обязательно тип работы. Ею может быть проект, компания, зона ответственности или сфера жизни. День для семьи, день для крупных бытовых дел, день для восстановления — такие же валидные темы.

От тайм-боксинга тематические дни отличаются масштабом: они работают на уровне дня, а не часа. От пакетной обработки — тем, что группируют не задачи внутри дня, а целые типы деятельности внутри недели.

Откуда взялась идея

Метод стал широко известен благодаря Джеку Дорси, сооснователю и бывшему CEO Twitter и Square. В 2011 году на конференции Techonomy Дорси рассказал, как он одновременно руководит двумя компаниями с помощью тематизации дней.

Он рассказал про недельную структуру, в которой понедельники посвящены менеджменту и операционным задачам, вторники — продукту и инженерным задачам, среды — маркетингу и коммуникации, четверги — партнерам и разработчикам, пятницы — культуре компании, субботы и воскресенья были выходными, наполненными прогулками и рефлексией. После этого интервью метод разошелся по медиа и стал одним из самых цитируемых подходов к организации времени.

Периодически бизнес-медиа пишут о том, Илон Маск использует ту же логику. У него темой дня становится не тип работы, а компания: понедельники, вторники и пятницы — SpaceX, среды и четверги — Tesla. Надеюсь, выходные были посвящены отдыху.

Почему это работает?

Вы могли замечать, что если в течение дня вы делали много задач внутри одного проекта, это ощущалось не так тяжело, как такое же количество задач из самых разных проектов и сфер.

Когнитивные психологи собрали много данных и описали много феноменов на эту тему. Например, остаточное внимание (attention residue), стоимость переключения (switch cost), усталость от принятия решений (decision fatigue).

Когда мы переключаемся между задачами, нам приходится «подгружать» контекст новой задачи и перенастраиваться на другой вид деятельности. Это само по себе требует ресурса. Но ещё часть ресурса будто «прилипает» к предыдущему контексту — его тоже непросто выбросить из головы. У меня к концу перенасыщенных дней есть ощущение полной опустошённости, даже если объём работы был вполне посильный.

Переключения также не дают нам возможности глубоко погрузиться в работу, тем более войти в состояние потока. Зачастую, когда мы только начинаем разбираться в задаче, приходит следующая, и мы снова оказываемся на поверхности.

Плюс тематические дни создают ритм. И это работает не только на нас самих, но и на окружающих. И мы сами, и наши коллеги, клиенты, близкие постепенно начинаем доверять нашему расписанию. Мы всегда знаем, в какой день вернемся к тому или иному вопросу.

Вариации метода

Метод существует в разных форматах, его легко кастомизировать.

Полная версия. Каждый день недели имеет свою тему, как у Дорси. Пять-семь тем на неделю, все дни распланированы. Такой формат хорошо работает, когда у человека много разных зон ответственности и их нужно все удерживать в фокусе. При этом каждой сфере достаточно внимания раз в неделю.

Частичная версия. Несколько дней в неделе тематические, остальные свободные (для реактивной работы, переработок, спонтанных задач). Это позволяет создать баланс между структурой и творческим беспорядком.

Theme-stacking (объединение близких тем на одном дне). Например, «день контента» может включать написание постов, монтаж видео и работу с соцсетями. Или «административный день» — финансы, документы, рутинные письма. Логика та же, что и в основе метода: похожие, пусть и не одинаковые, задачи вместе требуют меньше переключений.

Тематические спринты, тематические десятидневки, тематические трехдневки... Необязательно задавать цикл вокруг недели. Можно использовать любой, который подходит вашей ситуации и потребностям.

У меня в последний учебный год была частичная версия: четверг для студентов и контента, понедельник, среда и пятница — клиентские дни, суббота бытовая, воскресенье выходной. Работало неплохо, пока сфер деятельности и проектов не стало заметно больше. Сейчас один четверг уже не вмещает контент, а воркшопы, клуб и инстаграм* требуют всё больше внимания. Клиентские дни я, наоборот, хочу сокращать, чтобы освободить время под другие проекты. Поэтому я думаю перейти от частичной версии с несколькими «сборными» днями к более жесткому разделению, где у каждой значимой темы будет свой день или хотя бы своя половина дня.

*meta признана экстремистской организацией

Когда использовать?

Тематические дни полезны в нескольких типичных ситуациях.

Когда у вас много разноплановой работы, проектов или сфер жизни. Если день состоит из десяти разных типов активности, вы платите цену переключения снова и снова. Тематизация уменьшает количество этих переключений и, что важнее, объём контекста, который нужно единовременно держать в уме.

Когда вам сложно переключаться между разными типами деятельности. У некоторых людей переход, например, от аналитической работы к встречам

Когда важные, но не срочные сферы регулярно выпадают из внимания. Если вы месяцами не находите времени на стратегическое планирование, обучение, восстановление или семью, назначенный день для этих тем помогает их защитить.

Когда не работает?

Есть ситуации, где метод бесполезен или вреден.

Реактивная работа. Если ваша роль устроена так, что вы отвечаете на входящие запросы в реальном времени (техподдержка, дежурный врач, экстренный сервис и др.), тематизация почти невозможна. В таком случае переключение — суть работы.

Жесткий внешний график. Если ваше расписание составляют другие (сменная работа, плотный корпоративный календарь, обязательные многочисленные встречи), внедрить метод трудно. Он требует хотя бы частичного контроля над своим временем.

Изматывающая деятельность. Иногда наши задачи могут быть тяжелыми эмоционально или требовать высочайшего уровня концентрации. Для таких ситуаций полезнее короткие интенсивные блоки в разные дни, чем один длинный день.

Тематические дни — это способ ввести структуру, а не жесткое правило. Если вы отказываетесь ответить на важный звонок в среду, потому что «сегодня день контента», мы не можем сказать, что метод вам помогает. Смысл в том, чтобы уменьшить количество спонтанных переключений, а не в том, чтобы полностью исключить гибкость.