Telegram gestor de información

Esperanza confirmada

Tras el anuncio de 30 de marzo sobre la inclusión de la utilidad de las carpetas en la actualización Telegram 6.0; redacté una pequeña presentación para poder mostrar la nueva utilidad a mis estudiantes, afirmando algo que realmente era más un deseo, por el poco tiempo transcurrido; "Carpetas: la revolución de la gestión".

Transcurridos unos días, en este tiempo atemporal del confinamiento por la pandemia, y habiendo podido experimentar las posibilidades que ofrece el sistema de carpetas de Telegram, esas primeras impresiones positivas, estaban más que justificadas.

Mi percepción en este momento no será general, porque cabe presuponer que la mayoría de los usuarios de Telegram, no tengan todos sus flujos de información concentrados en esta herramienta, dado que mucha de la información que intercambian se hace a través de Whatsapp, pero para quienes como yo, hayan abandonado ese canal y unificado su conexión con el mundo por Telegram, el salto se percibe de manera inmediata, con las dos carpetas que ofrece al activarse la utilidad; Personal y No leídos.

El caos de los chats

Las aplicaciones de chats muestran una tendencia al caos en los flujos de información, que tiene que ver con la forma en la que se nos presenta el acceso a los mismos. La regla general es que el último chat del que hemos recibido, o al que hemos enviado un mensaje, es el primero que se nos presenta en la lista de los que tenemos acceso.

Cuando el número de chats activos es pequeño, ya sean grupos o chats personales, no se plantean muchos problemas y aunque alguno de ellos siempre se muestre más activo, estando más veces en la primera posición de nuestra lista, si esta es reducida, nunca perdemos vista los chats menos activos, pero importantes para nosotros. La extensión de la herramienta a diferentes órdenes de la vida, profesionales, privados, aficiones, relación social, ha hecho que el número de chats privados y el de grupos, por lo general sea muy numerosos, y es muy difícil (especialmente en los grupos numerosos) que algunos usuarios intercambien mensajes de manera permanente, o sea ocupen los puestos superiores de nuestra lista de chats, aunque no sean los más importantes para nosotros, con los cual siempre estamos condenados a una permanente inmersión en la lista de chats, hasta encontrar aquel que nos interesa en cada momento. Provocando además una perturbación de atención permanente. Sólo con escuchar los comentarios sobre los grupos de padres de los colegios, o los grupos de amigos, con el desocupado que está todo el día enviando memes, nos podemos hacer una idea del nivel de perturbación que esto supone.

En el caso de Telegram, además de los chats personales y los grupos, existen los canales y los bots que amplifican el efecto caótico descrito anteriormente, porque muchos de ellos funciona con sistemas de alimentación automática por RSS, muchos de los cuales pueden estar mandando información de manera casi continua hasta varias veces por minuto.

Primeros pasos para superar el caos de la lista de chats

Al final de 2016 la versión 3.15 de Telegram para Android e IOS, y a principio de 2017, la versión 1.o de Telegram Desktop, incorporaron la posibilidad de anclar hasta 5 chats en la parte alta de nuestra lista de chats. No era una solución definitiva, pero por lo menos permitía de que los cinco chats, que siempre queríamos tener presentes, ocuparan de manera permanente la cabecera de nuestra lista de chats.

En mayo de 2019 Telegram ofreció la posibilidad de Archivar chats, es decir un determinado chat, lo podíamos quitar de la lista de chats y guardarlo en Chats archivados, que es una carpeta única presente en la posición superior de nuestra lista de chats, antes de los hasta cinco chats que podíamos anclar. Si los chats que mandábamos al archivo, estaban silenciados, no volvían a aparecer en nuestra lista principal de chats, pudiendo acceder a ellos entrando dentro de la carpeta Chats archivados, que mantenía la misma lógica del último modificado arriba. Si el chat que archivábamos no estaba silenciado, al recibir un mensaje, nos volvía a aparecer en la lista principal (se desarchiva automáticamente). Con esta utilidad, Telegram respondía en primera instancia a una reclamación que venía haciendo desde tiempo atrás su comunidad de usuarios. El problema era evidente, si la actividad en la parte no archivada era muy grande, los chats archivados se convertían en chats olvidados o de difícil acceso por el propio foco de atención de los chats no archivados.

Con estas dos utilidades, el anclado y el archivado, se podía avanzar en una cierta racionalización de los flujos de información, pero todavía estaba muy lejos de ser una verdadera herramienta de gestión de flujos de información.

La actualización de 30 de marzo de 2020, en pleno confinamiento de una buena parte de los usuarios de Telegram en todo el mundo, ha abierto la posibilidad cierta de convertir a Telegram en una herramienta de gestión de flujos de información de gran potencia, con la utilidad de las carpetas. Por defecto se mantiene la carpeta Chats archivados (que como observaremos más adelante abre interesantes posibilidades) y además la limitación en el número de chats anclados sólo mantiene en la carpeta por defecto Todos, el resto de carpetas no tienen límite en el número de chats anclados.

Primeros pasos con las carpetas de Telegram

Una vez actualizadas las versiones de Telegram dentro de los ajustes nos aparece una opción llamada Carpetas, nada más entrar, queda activada y nos aparecen por defecto, tres carpetas que son el punto de partida de las hasta 10 que podemos incluir en nuestra aplicación; Todos, Personal y No Leídos.

Solamente con estas tres carpetas, ya se puede tener una experiencia de gestión de los flujos de información que mejora notablemente la manera de usar la herramienta.

De manera general se pueden crear hasta 10 carpetas en las que es posible INCLUIR y EXCLUIR tipos de chats y chats en particular, según el siguiente procedimiento.

Entrar en la opción CREAR NUEVA CARPETA

Incluir:

Contactos, No contactos, Grupos, Canales, Bots y cualquier chat individual

Excluir:

Silenciados, Leídos, Archivados y cualquier chat individual

La combinación de ambos tipos de acciones, nos dará como resultado una carpeta que realmente es un filtro de total de chats de nuestra cuental, que seleccionando un conjunto de chats de acuerdo con los criterios señalados. Un chat puede aparecer en diferentes carpetas, según cumpla las características de Inclusión y Exclusión fijadas.

Con estas reglas sencillas se abren infinidad de posibilidades, incluso aunque el número de carpetas no sea ilimitado (se pueden crear hasta 10 carpetas)

¿Cómo gestionar información con el uso de carpetas?

Resulta fundamental planificar cuáles son nuestros objetivos de gestión, puesto que podemos hacer convivir distintos niveles en la organización de los chats. De la alternativa dual de Activo o Archivado y 5 Anclados, pasamos ahora a un abanico muy amplio de posible organización de la información que llega a través de los diferentes chats.

Incluir - Presenta todos los chats que cumplan las condiciones generales que se establezcan (Contactos, No contactos, Grupos, Canales o Bots) o cualquier chat en concreto.

Excluir - Permite limitar los chats incluidos mediante características de estado, pudiendo dejar fuera (Silenciados, Archivados y Leídos) o cualquier chat en concreto.

Si nuestros contactos o chats son de diferentes tipos: profesionales, personales, familiares, amistades, etc. podremos crear carpetas específicas en los que incluyamos determinados chats, pudiendo segmentarlos después por otros criterios.

Todos los chats, archivados o no, pueden ser incluidos en las diferentes carpetas, que como ya se ha indicado, son realmente filtros no excluyentes, o lo que es lo mismo, que un chat esté en una carpeta no impide que esté en otra, o en todas.

Pudiendo incluso establecerse dinámicas concurrentes para acceder y gestionar la información.

Podemos usar el criterio de revisar si hemos recibido mensajes de personas, de grupos, de canales o de bots (creando carpetas para cada tipo), y simultáneamente si tenemos mensajes no leídos, independientemente de su tipología.

De igual modo, podemos revisar si hemos recibido mensajes de unos chats concretos, o revisarlos por su estado o pertenencia a algunos de los tipos señalados anteriormente.

El mejor resultado es esa simultaneidad de gestión a la que hemos hecho referencia. Podemos mantener niveles simultáneos de comunicación (personal, profesional, de ocio, etc.) sin que se mezclen o se desorganicen, a través de la lista única de chats, con el más recientemente activo en primer lugar.