Тайм-менеджмент: методики по организации рабочего дня

Ввод новой системы управления – повод задуматься о личной эффективности. Используйте свое время рационально, чтобы все успевать и делать даже больше. Вам помогут техники тайм-менеджмента. Сегодня мы предложим несколько на выбор – попробуйте все и решите, какая подходит вам больше остальных.

• «Метод помидора», или «система 25 минут»

Эта техника тайм-менеджмента получила свое название из-за таймера, сделанного в виде помидора. Франческо Чирилло использовал этот прибор, чтобы засекать 25 минут для напряженной работы. После этого он делал перерыв на 5 минут, и снова приступал к задачам. Это универсальный метод, который особенно подходит для офисной работы. С помощью «системы 25 минут» легко настроить себя на уборку, подготовку отчетов, написание статей, исследовательскую работу. Чтобы легко отслеживать время, можно использовать одно из множества приложений для Windows, iOS и Android.

• «Метод 90 на 30»

Писатель и блогер Тони Шварц придумал способ организовать время так, чтобы усиленно работать полтора часа и после этого отдыхать 30 минут. Весь рабочий день в этом случае делится на двухчасовые циклы. Первые рекомендуется отводить под самые важные и сложные дела, а последние, когда концентрация теряется, – под мелкие задачи. У этого метода есть разновидность с меньшей продолжительностью цикла: 52 минуты работы на 17 минут отдыха. Лучше всего попробовать оба варианта и выбрать наиболее удобный.

• «Принцип 1–3–5»

Этот подход может охватывать рабочие вопросы или задачи на весь день. Он позволяет решать задачи и при этом не уставать слишком сильно. Суть «принципа 1–3–5» заключается в разделении всех дел на важные, средние и мелкие. К первым можно отнести сложную встречу с клиентом или руководством, написание важных проектных бумаг. Ко вторым – подготовку отчетов и другой документации. К третьим – уборку дома, очистку рабочего стола и упорядочивание файлов. Такой подход не привязан ко времени, поэтому вместе с ним можно использовать метод «90 на 30», чтобы добавить дисциплинирующий фактор.

• «Техника временных блоков»

Этот принцип подходит людям, которые могут укладываться в строго заданные временные рамки. «Временные блоки» похожи на расписание, но вы не прописываете каждое свое действие. Вместо этого вы выделяете отрезки дня под определенные задачи. Например, с 12:00 до 12:30 – разобрать почту, с 14:30 до 15:30 – созвониться с заказчиком, с 16:00 до 17:00 – написать отчет. За отведенное время вы должны справиться с этой задачей. Не успели – заканчиваете. Техника учит правильно оценивать свои силы и выделять ровно столько времени, сколько нужно.

• «Матрица Эйзенхауэра»

Подход разработал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Разделите все дела на 4 группы: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. После этого можно приступать к задачам, которые требуют внимания немедленно. «Матрица» помогает наглядно увидеть все, с чем нужно разобраться, но нуждается в помощи с точки зрения организации времени. Совмещайте ее с «временными блоками» и «методом помидора».

Как видите, не обязательно использовать только одну методику – комбинируйте, пока не найдете оптимальный вариант.