Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Федеральное агентство по образованию
Белгородский государственный университет
Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области
студента дневного отделения 5 курса группы 070404
доктор исторических наук, профессор
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
§1. Организация документационного обеспечения управления
§2. Современные проблемы документационного обеспечения управления
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
§1. Организация документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области
§2. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области
§3. Существующие проблемы документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области и пути их решения
Актуальность дипломного исследования заключается в том, что наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Современные компьютерные системы позволяют не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляют разнообразные возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Многие функции бумажного документооборота могут быть полностью автоматизированы, что позволяет повысить скорость принятия решений и, соответственно, эффективность управления.
Нужно учитывать, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.
Кроме того, устраняя одни проблемы, процесс информатизации общества ставит перед нами новые - появляются неизвестные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Именно в связи с этим новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов, а анализ всех возможных проблем и выработка путей их преодоления представляется очень важным и актуальным.
Целью дипломной работы является выявление основных проблем современного делопроизводства и выработка путей их решения.
Задачи перед дипломной работой были поставлены следующие:
-- дать характеристику документационному обеспечению управления на современном этапе;
-- проанализировать функции и задачи служб документационного обеспечения управления;
-- выявить современные проблемы документационного обеспечения управления;
-- проанализировать организацию документационного обеспечения управления в Управлении Федеральной Регистрационной Службе по Белгородской области;
-- дать практические рекомендации по устранению существующих и возможных проблем и угроз.
Объектом дипломного исследования является организация документационного обеспечения управления.
Предметом дипломной работы стало рассмотрение проблем документационного обеспечения управления на примере Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области.
Источниковая база. Источниковая база дипломной работы состоит из нормативных актов, регулирующих организацию современного документационного обеспечения управления. Федеральное законодательство в данной работе представлено такими законодательными актами, как: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/help/normative_documents/., «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.termika.ru., «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. (Одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива 3 июля 2000 г.) (ред. от 27.10.2003) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/help/normative_documents/., Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Альбом форм [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/help/normative_documents/., ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/help/normative_documents/., ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения» ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/help/normative_documents/.; Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов» и т.д. Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов» [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/help/normative_documents/.
Для второй главы в ходе пройденной мною производственной практики была собрана справочная и регламентирующая документация по УФРС по Белгородской области, проведен анализ документационного обеспечения этой организации и ее документов.
В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области нами было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения в организации на текущий момент и рассматривается во втором параграфе второй главы.
Историография исследования. Среди опубликованных работ отечественных специалистов по делопроизводству можно отметить труды В.Э. Баласаняна, М.П. Бобылевой, М.В. Ларина, Г.Ю. Максимовича и ряда других Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Секретарское дело. - 2002.- №2. - С. 46-48; Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М., 2004; Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 15-17; Витин Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55; Ларин М.В. Управление документацией в организации. - М., 2002; Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 51-56; Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней // Секретарское дело. - 2005. - №1. - С. 34.. В большинстве своем они рассматривают современное состояние отечественного делопроизводства и пути его развития в век информационных технологий. Часть авторов принадлежит к советскому периоду (К.Г. Митяев, например) и касается исключительно вопросов документационного обеспечения работы учреждений, другая часть авторов напротив, сконцентрирована на вопросах современных технологий и внедрения систем электронного документооборота (Л.А. Доронина, В.К. Саблин и др.) Митяев К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве // Вестник архивоведения. - 1993. - № 4. - С. 81-83; Митяев К.Г. Документы и их назначение // Вопросы архивоведения. - 1990. - № 5. - С. 88-102; Митяев К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений // Вестник архивиста. - 1991. - № 1. - С. 59-61; Митяев К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве // Вестник архивоведения. - 1993. - № 4. - С. 81-83; Доронина Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) // Управление персоналом. - 2002. - №2. - С. 39-43; Саблин В.К. О внедрении электронного документооборота // Аудит. - 2004. - №5. - С. 6.. В целом эти и другие авторы позволяют дать характеристику как состоянию современного традиционного делопроизводства, так и его трансформациям в условиях всеобщей информатизации и автоматизации рабочих процессов. В работе Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления» изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических актов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы федеральных органов исполнительной власти (2005 года) и «Типовой инструкции по делопроизводству...» (2006 года). В специальную главу выделены особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006. Источник предназначен работникам делопроизводственных и кадровых служб, руководителям учреждений, фирм и предприятий и всем обучающимся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - М., 2007.. Работа Ю.М. Михайлова «Делопроизводство для негосударственных организаций» -- одно из первых отечественных изданий, подробно освещающих организацию корпоративного делопроизводства в контексте Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал пособия излагается с опорой на актуальную практику документационного обеспечения управления. Помимо развернутого практического комментария к Национальному стандарту «Управление документами» пособие содержит примерный текст инструкции по делопроизводству для негосударственных компаний и индивидуальных предпринимателей. Вместе с текстом публикуется более 50 приложений к инструкции: усовершенствованные формы наиболее важных управленческих документов, рекомендации по подготовке их содержания - словом, все для правильной и быстрой организации делопроизводства небольшой компании или у индивидуального предпринимателя. При подготовке пособия были также учтены предписания, содержащиеся в Методических рекомендациях ВНИИДАД (2007 г.) Михайлов Ю.М. Делопроизводство для негосударственных организаций. - М., 2008..
При подготовке дипломной работы использовались источники и публикации, размещенные в сети Internet и посвященные роли электронного документооборота в процессе документационного обеспечения управления. Тут можно отметить сайты «Консалтинговая группа «ТЕРМИКА» (http://www.termika.ru), «DOConline: независимый портал о СЭД «(http://www.doc-online.ru/analytics/) и «ЭОС: электронные офисные системы» (http://www.eos.ru/).
Практическая значимость данной дипломной работы состоит в том, что путем анализа всех известных к настоящему времени проблем и угроз, связанных с документационным обеспечением управления, можно разработать меры по их преодолению или недопущению и тем самым повысить эффективность работы отечественных предприятий и учреждений. В отношении УФРС по Белгородской области практическая значимость дипломной работы проявилась в обследовании делопроизводства организации и выработки практических рекомендаций совершенствования ее документационного обеспечения с учетом пожеланий специалистов самого УФРС по Белгородской области.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложения.
Г ЛАВА 1 . Д ОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
§1. Организация документа ционного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления -- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей. - М., 1994. - С. 3..
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управления (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33) [Электронный ресурс]. -- Электрон. дан. -- Режим доступа: http://www.directum.ru/gsdou.htm..
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления. -- Волгоград, 2002. -- С. 8.. При этом основными задачами службы ДОУ являются:
- внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
- осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
- обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
- совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации. -- М., 1998. -- С. 23..
1. В министерствах и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;
3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
4. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;
5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица, секретарь-референт Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации. -- М., 1998. -- С. 23..
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления Ларин М.В. Управление документацией в организации. -- М., 2002. - С. 27.. Служба ДОУ решает следующие задачи:
- Совершенствование форм и методов работы с документами.
- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
- Сокращение документооборота, количества форм документов.
- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии -- основа совершенствования ДОУ // Секретарское дело. - 2005. - № 2. - С. 24..
Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием.
Служба ДОУ осуществляет следующие функции:
- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;
- организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;
- регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;
- разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел;
- организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;
- организация работы по заявлениям граждан;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;
- контроль сдачи дел, организация работы архива;
- проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;
- организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации. -- М., 1998. -- С. 25..
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М., 2001. - С. 21..
Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты.
Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов - четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М., 2001. - С. 21..
Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:
1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория - до 10 000 документов в год Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. -- Р-на-Д, 2002. - С. 57..
В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.
Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 52..
С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового Ларин М.В. Управление документацией в организации. -- М., 2002. -- С. 45..
В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ -- техническую и организационную Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17.. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии -- основа совершенствования ДОУ // Секретарское дело. - 2005. - № 2. - С. 24..
Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, 2000. - С. 3-10..
Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М., 2004. -- С. 17..
Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока -- порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место Доронина Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) // Управление персоналом. - 2002. - №2. - С. 41..
Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами // Секретарское дело. - 2006. - № 7 - С. 30-35.. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение Гельман-Виноградов К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» - М., 2005. - С. 85..
Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства Стенюков М.Ю. Составление документов на компьютере / Учеб.-метод. пособие. - М., 1998. - С. 132.. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 16..
Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы типа «система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту -- сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется «электронным архивом», не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». -- М., 2003. -- С. 23..
Как на российском, так и на рынке СНГ сейчас предлагается большой выбор программных средств для создания систем ДОУ второго уровня. Некоторые из них разработаны известными российскими или совместными фирмами относительно самостоятельно. Наиболее известны и популярны среди них системы «Дело» (разработчик - ЗАО «Электронные офисные системы») и «Евфрат» (разработка фирмы «Cognitive Technologies Ltd») Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе // Секретарское дело. - 2005. - №10. - С. 34..
Однако в процессе эксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что их оригинальность является скорее ми
Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области дипломная работа. Бухгалтерский учет и аудит.
Реферат: Рентгендиагностика очагового туберкулеза
Курсовая работа: Анализ и совершенствование организационной структуры и структуры управления в СПК "Поиск"
Бюджетная Политика Государства Реферат
Дипломная работа: Изнасилование как преступление, его расследование
Реферат по теме Метаболизм бактериальной клетки
Контрольная работа по теме Современные деструктивные культы и тоталитарные секты. Нормы российского права в области регулирования религиозных отношений
Скачать Пример Реферата Оформленного По Госту
Правила Составления Эссе
Русский Язык 5 Класс Сочинение Летние Радости
Реферат: Есептеу б лімі. Шо ырландырыл ан аржылы есеп жасау
Курсовая Работа На Тему Проектирование Комплекса Машин Для Возделывания И Уборки Перца Сладкого В Условиях Нечернозёмной Зоны России
Контрольная Работа По Теме Строение Атомов
Реферат На Тему Прикладное Значение Гимнастики
Курсовая работа: Автоматизація реферування
Курсовая работа по теме Учетное отражение консолидации предприятий Республики Казахстан
Реферат: Особенности управления действиями сил гражданской защиты по снижению экологических ущербов в процессе ликвидации последствий чрезвычайной ситуации
Реферат по теме Развитие внешней торговли между странами в истории экономических учений
Контрольная работа по теме Теоретические аспекты развития профсоюзов в России
Значение биологии
Реферат по теме Структура ораторской речи
Учение о биосфере - Биология и естествознание презентация
Аудиторская проверка - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа
Порядок ведения учета затрат в основном и вспомогательных производствах хозяйства - Бухгалтерский учет и аудит курсовая работа