Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота - Военное дело и гражданская оборона реферат

Главная

Военное дело и гражданская оборона
Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота

Регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления. Проблема совершенствования документооборота, его развитие и нормативно-методическая регламентация. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Нужна помощь с учёбой? Наши эксперты готовы помочь!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
политикой обработки персональных данных

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным задачам феде-ральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «раз-витие и совершенствование совместно с федеральными орга-нами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соот-ветствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ве-домственной подчиненности требований законодательства в области ... организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопро-сам организации документов в делопроизводстве, разрабаты-вать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в дело-производстве.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-мето-дические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку-ментам и службам документационного обеспечения.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ -- сис-темы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до-кументов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор-мационно-справочная работа, оперативное хранение докумен-тов, поиск документов и информации; защита информацион-но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря-док проведения экспертизы ценности документов; организа-ция хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизирован-ного документирования на базе современных текстовых редак-торов, автоматизированного документооборота (включая элек-тронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).*
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформ-ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, по-строение поисковых систем для справочной работы, органи-зация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведе-ние экспертизы ценности документов, оформление дел, со-ставление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтоже-нию, описей и др. Как видно из краткого перечисления со-держания Инструкции, она отражает практически все вопро-сы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут вос-пользоваться и найдут много полезного для себя службы де-лопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть
* Банасюкевич В.Д; Ларин М.В. Разработка государственной системы документа-ционного обеспечения управления -- актуальная задача // Делопроизводство. -- 1998. - № 1.
положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
3. ГОСТ Р 6.30--97 УСД Унифицированная система органи-зационно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).
Стандарт распространяется на «организационно-распоряди-тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…., используемые в деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов го-сударственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на-ряду с русским языком в качестве государственного на-циональный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».
4. Основные правила работы ведомственных архивов:
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2--4) детально освещены делопроизводственные вопросы:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со-ставления, заполнения, ведения;
порядок формирования дел в делопроизводстве;
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
порядок выделения документов к уничтожению;
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (ну-мерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), со-ставление описей, передача в архив.
В другой части правил (разд. 5--14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типо-вой или ведомственный)*.
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по пред-ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по орга-низации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категори-ей документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра-жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.
При работе с кадровой документацией необходима Инструк-ция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч-реждениях и организациях (утверждена постановлением Госком-труда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.
Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или вы-работки, существующих на эти виды работ.
Центральным бюро нормативов по труду разработано доста-точно большое количество нормативных документов, содержа-щих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:
* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Рос-сийской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);
* Нормы времени на работы по автоматизированной архив-ной технологии и документационному обеспечению орга-нов управления (утверждены постановлением Министер-ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);
* Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11--64);
* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по комплектованию и учету кадров.
Последний нормативный документ нужен для работы с кад-ровой документацией.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ-ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Пакет общегосударственных нормативно-методических доку-ментов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструк-ция по делопроизводству конкретной организации.
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотно-ситься, субординироваться с общими целями делопроизводства -- информационным обеспечением деятельности аппарата управ-ления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимае-мого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); доку-ментирование решения (создание распорядительного
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М., Госстандарт России, 1998, с.З.
докумен-та); контроль за его выполнением (организация работы, выпол-нения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информа-ции, подготовки проекта документа, его редактирования, согла-сования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопро-вождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем -- к руково-дителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управлен-ческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулирова-ны основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государст-венного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов -- распределение документов по исполни-телям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована ме-тодика обследования маршрутов движения документов, разрабо-тана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»).
Первая попытка нормативной регламентации единых прин-ципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки до-кументов. В этом документе даны единые рекомендации по орга-низации рационального документооборота, включающие центра-лизацию операций по приему и отправке, разработке рациональ-ных маршрутов движения, сокращению видов документов.
Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами -- Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) -- не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документо-оборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им поня-тие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заме-няли термином «организация переписки». Термин «документо-оборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество)*, поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдель-ным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.
 С середины 1970-х годов понятие «документооборот» стано-вится однозначным, чему способствовало закрепление опреде-ления термина в государственном стандарте на терминологию.*
В этот период во всех прикладных разработках и исследова-ниях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается мето-дика обследования документооборота, его количественных и ка-чественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением
* Малитиков АС., Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству. -- М., 1969, с. 109.
* ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М.: Изд-во стандартов, 1970.
автомати-зированных систем управления (АСУ). При разработке инфор-мационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов. Ком-плексное исследование делопроизводства в аппаратах управле-ния различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:
* отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;
* наличие множества инстанций на пути прохождения до-кументов в аппарате управления;
* неоднократные возвратные движения документа (в про-цессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
* несовершенство технологии обработки документов, приво-дящее к повторным операциям, к передаче документа раз-ным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;
* отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.
Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:
* единообразный порядок прохождения однотипных катего-рий документов;
* однократность операций одинакового целевого назначения;
* исключение лишних инстанций (каждое перемещение до-кумента оправдывается только деловой необходимостью).*
в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.
Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота -- оперативное движение доку-ментов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреж-дениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по де-лопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ-ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности органи-зации). В период разработки Основных положений ЕГСД ис-следователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра-боты с машиночитаемыми документами проводилось незави-симо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с
* Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. -- М., 1974, с.23-24.
созданием АСУ, целью изучения до-кументопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе* и у нас в ЦЭМИ АН СССР.
Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значи-тельных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документа-ции, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами -- совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:
* объединение различных источников документной информации в единую сеть;
* организацию документов с различными носителями на ос-нове общей классификационной схемы;
* устранение дублирования информационных и документационных потоков;
* унификацию приемов работы с документами.
В Основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их пере-дачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или от-дельных категорий документов (например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются
* Брандон Д.Х. Организация работы на вычислительном центре: Пер. с англ, -- М.: Статистика, 1970, с.295.
службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.
Изначальную основу, документооборота отражают такие ор-ганизационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреж-дения, а в инструкции по работе с документами они закрепля-ются вторично (см. гл. 8).
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
* обращений граждан -- предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, созда-ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись-менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле-ниями деятельности организации и ее информационными за-просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас-порядительных документов (при условии, что организация име-ет подведомственные организации) и информационных (комму-никативных) -- письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Внутренний документопоток составляют документы, созда-ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо-дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа-дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од-ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга-низационные документы, определяющие задачи, функции орга-низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком-петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы-полнения отдельных видов деятельности -- положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре-гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди-тельные документы, издаваемые руководством, -- приказы, ука-зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут-реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано-вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю пере-писку между должностными лицами и структурными подраз-делениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распро-странена. Она оформляется докладными (служебными) и объ-яснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар-шрут движения, который зависит от состава и содержания доку-ментов, степени регламентации функций руководителей и струк-турных подразделений, распределения обязанностей между руко-водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе-ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руко-водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион-ные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количест-во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по-терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от при-нятой в учреждении технологии работы с документами. Напри-мер, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолю-цией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и дру-гим после рассмотрения руководителем. Таким образом, техно-логия регистрации документов увеличивает время движения до-кумента от получения до исполнителя. Если в организации при-нято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне струк-турных подразделений, то потери времени из-за нерациональ-ных остановок в движении документа еще более ощутимы.
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа-ционные документы готовят специалисты в структурных подраз-делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до-кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви-жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро-ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо-образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли-графии и оргтехники.
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистраци-онным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдель-ных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документообо-рота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота преду-сматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе -- количество копий. Однако при этом полученный результат будет не-корректным -- многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем резуль-тате. Основное правило подсчета документов -- однократность.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборо-та, где помимо количественных данных приводится анализ объ-ема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документо-оборота, его изменений. Установлено, что плотность документо-оборота существенно меняется в пределах года, квартала, меся-ца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце -- отправляемых.
Кроме того, учет документооборота позволяет:
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М., Госстандарт России, 1998, с.З.
* определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
* определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных под-разделений или должностных лиц;
* разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
* установить оптимальное количество информации, необ-ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
* рассчитать численность службы делопроизводства.
Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структу-ры и формы работы с документами, принятой технологии обра-ботки документов. Работа с документами состоит из ряда после-довательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизо-ванно. В структуре службы делопроизводства крупных организа-ций для этого предусматривают создание специализированного участка -- экспедиции, как одного из структурных подразделе-ний службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается уча-сток по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводст-ва, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Рекомендации по приему и отправке, если они централизо-ваны, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее ко-роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-кументы исполнителям, механизировать первоначальную обра-ботку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об-работку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курье-рами. В современных условиях наряду с этими способами дос-тавки поступление документов осуществляется через компью-терные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значи-тельная часть документов поступает путем передачи их коман-дированными сотрудниками других учреждений.
Задача службы делопроизводства -- организовать учет посту-пления документов из всех источников, их первичную обработ-ку, координировать их движение.
В нормативных документах регламентированы правила пер-вичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:
1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав-ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран-ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от-сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку-ментов и приложений об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты-вается только сопроводительная документация, машинные но-сители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до-кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере-даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов -- на документе проставляется штамп об их получении, где указыва-ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме-сто для последующего проставления входящего регистрацион-ного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки -- адресование документов. Обычно докумен-ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад-ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю
Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота реферат. Военное дело и гражданская оборона.
Контрольная работа по теме Основные учения о праве
Реферат по теме Религии народов мира: буддизм
Понятие информационной безопасности
Отчет по практике по теме Шляхи підвищення економічної ефективності виробництва зерна (на прикладі ТОВ 'ЯНУС')
Сбалансированный Бюджет Эссе
Сочинение Про Осень Страдательного Времени Настоящего Времени
Историческое Сочинение По Периоду 862 945
Реферат На Тему Страхування Відповідальності
Пожар Дипломная Работы
Реферат На Тему Инвентаризация
Реферат: Yet Another Romeo And Juliet Essay Research
Реферат: Внутриличностный конфликт. Скачать бесплатно и без регистрации
Правила Использования Спортивного Инвентаря Реферат
Реферат: Стратегический менеджмент на автотранспортном предприятии
Контрольная работа по теме Регистрация и контроль технического состояния автомобиля
Курсовая работа по теме Пластинчатые аппараты для тепловой обработки
Маленькое Сочинение На Тему Какова Фамусовская Москва
Сочинение по теме "Просветитель" преподобного Иосифа Волоцкого
Курсовая Работа Оао
Дневник Практики Банковского Дела
Нормальна мікрофлора людини - Биология и естествознание курсовая работа
Учет, анализ и аудит материально-производственных запасов в организации (на примере ООО УК "Попат") - Бухгалтерский учет и аудит отчет по практике
Уровни организации живого - Биология и естествознание реферат