Составление и оформление инструкции по делопроизводству
Составление и оформление инструкции по делопроизводствуСкачать файл - Составление и оформление инструкции по делопроизводству
Процесс управления документацией отражается в разных документах положениях, инструкциях, регламентах. В частности, в инструкции по делопроизводству. Весь процесс управления документацией в организации может быть отражен в разных документах положениях, инструкциях, регламентах , в их числе, например:. Если компания внедряет систему менеджмента качества, вносить много изменений в инструкцию по делопроизводству не придется. Порядок работы со служебными документами в большинстве организаций строго определен. Основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является инструкция по делопроизводству. Ее назначением является регламентация всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации. Установленные инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы ДОУ, но и для всех специалистов, работающих с документацией. Поэтому ее размножают в нужном количестве экземпляров, чтобы каждый сотрудник в случае необходимости мог ознакомиться с правилами составления, оформления документов и т. Текст инструкции по делопроизводству, как и других организационных документов, состоит из пронумерованных разделов, имеющих заголовки для удобства пользования содержащейся в ней информацией. Кроме того, должно быть определено подразделение или работники , которое отвечает за делопроизводство в организации в целом и в ее структурных подразделениях. Важной составляющей данного блока информации являются государственные нормативные акты и методические документы межотраслевого или отраслевого действия, на которых основаны нормы и правила конкретной инструкции по делопроизводству. Любая инструкция, в том числе и инструкция по делопроизводству, является документом длительного действия. Тематические разделы составляют правила, которые охватывают всю последовательность работы с документами. Можно выделить три основные части содержания инструкции. Первая часть — это документирование управленческой деятельности организации. Вторую часть текста инструкции по делопроизводству составляют разделы, посвященные организации документооборота. В это понятие входит следующее: Отдельными разделами закрепляются правила регистрации документов, порядок ведения справочной работы и контроля исполнения документов. Другими словами, инструкцией по делопроизводству должен быть определен детальный порядок обработки документов при их движении с момента создания или получения до окончания исполнения или отправки из организации. Важнейшим направлением деятельности по документационному обслуживанию является организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством, и их подготовка к передаче на дальнейшее архивное хранение. Порядок проведения такой работы закрепляется в третьей части инструкции по делопроизводству. В соответствующих разделах устанавливаются правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел, систематизации и индексации дел; правила хранения документов в службе ДОУ и структурных подразделениях. Отдельными разделами закрепляются вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов для установления сроков их хранения, отбора для уничтожения или передачи на дальнейшее хранение; устанавливаются требования к составлению описей дел, подготовке и оформлению самих передаваемых дел. В их состав включают необходимые справочные материалы; образцы бланков и оттисков печатей, штампов; образцы заполнения форм документов, оформления видов документов, применяемых в управленческой деятельности конкретной организации; перечни документов, требующих утверждения или проставления оттисков печатей и т. Так, например, если в организацию поступает значительное количество обращений граждан, она может включить в свою инструкцию соответствующий раздел. Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы ДОУ, которая ее разрабатывает. Являясь локальным нормативным актом, инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер. О регламентах и других видах внутренних организационных документов: Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту! После регистрации вы сможете: Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Подписка на рассылки По вопросам подписки: Читайте в электронном журнале Все краски офисного лета для секретаря! Ввести код доступа О журнале. Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Все 59 тем. Высшая Школа Секретаря Вебинары Архив вебинаров Документы Образцы. Делопроизводство Организация делопроизводства Карьера секретаря. Локальные нормативные акты составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками. О таких документах, как устав и положения об организации, структурном подразделении, коллегиальном органе и определенной сфере деятельности , должностная инструкция, вы уже знаете. В этой статье мы расскажем вам об инструкции по делопроизводству. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Почему важно соблюдать правила оформления документов Как развить творческий интеллект Как подготовить руководителя и коллег к своему отпуску: Читайте в электронном журнале Секреты эффективного взаимодействия с руководителем Вам поручили создать архив: Диаграммы в MS Excel: Новости партнеров В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал 'Справочник секретаря и офис-менеджера' Подписка со скидкой! Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. При клике отсылаем событие GA Click jQuery ' yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Всего один шаг - и документ Ваш!
Инструкция по делопроизводству
Как составить инструкцию по делопроизводству?
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Инструкция в управленческой деятельности от лат instructio - наставление, устройство - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкция оформляется на общем бланк организации. Титульный лист включает в себя следующие реквизиты:. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования, например: Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В тексте Инструкции используются слова: Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим её. Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом приказом, распоряжением в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения инструкции в тексте распорядительного документа не указан, им считается день подписания и регистрации документа. Разновидностями инструкции являются инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления и должностная инструкция. Инструкция по делопроизводству ДОУ - это правовой акт, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными, словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности 9. Разрабатывается Инструкция на основе соответствующих законодательных актов РФ, общегосударственных нормативных документов: Основных правил работы ведомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, нормативно-методических материалов Росархива, ведомственных правил. В настоящее время ведомства сами составляют типовые инструкции по делопроизводству в целом или по какой-либо его части для всей группы однородных предприятий или учреждений отрасли. Типовые инструкции разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенных отраслей народного хозяйства. Примерная инструкция составляется с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации. На основе типовой и примерной инструкций организация разрабатывает индивидуальные инструкции применительно к условиям своей деятельности. В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции. Основная часть Инструкции состоит из двух тематических разделов: Приложения к инструкциидолжны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:. Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку Инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре предприятия, содержится полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, условия оплаты труда, а также оговаривается объем прав и ответственности работника, занимающего данную конкретную должность Правильно составленные должностные инструкции позволяют каждому работнику четко представить себе круг должностных обязанностей, необходимые внутри- и внеорганизационные функциональные связи, помогают им более эффективно планировать рабочее время, способствуют более равномерному распределению нагрузки между работниками подразделения. В масштабах всей организации должностные инструкции служат для рационального распределения полномочий и ответственности среди всего персонала, ликвидации дублирования работ. Они используются при определении критериев оценки результативности труда аттестации работников, для разработки систем продвижения по службе и программ развития персонала. В них содержится четкая информация, необходимая для эффективного отбора претендентов на ту или иную должность. Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых и производственных конфликтов, определения правомерности тех или иных форм административных взысканий и т. Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, то разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующий их фактическому распределению между работниками. Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, а также может быть отражено в заголовке, например: Должностная инструкция секретаря руководителя; В должностной инструкции должна быть оформлена виза ознакомления с документом тех работников, на чью деятельность распространяется ее действие. Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время жестко не регламентируются, что позволяет создавать ее индивидуально для каждого предприятия с учетом его специфики. Функции работника всегда формулируются как перечень видов работ или решаемых вопросов. Именно функции работника определяют состав должностных обязанностей. Этот разделможет представлять собой перечень конкретных операций, выполняемых работником при реализации возложенных на него функций. В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников а не только права по должности:. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, материальной, административной или уголовной. Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, - возложить на работника обязанности, но не предоставить ему права для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Правила в форме множ. Правила внутреннего распорядка - локальный нормативный акт, детально регламентирующий организацию повседневной деятельности учреждения, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ ст. Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается заместителем руководителя, утверждается руководителем организации. Главная Случайная страница Контакты Заказать. Титульный лист включает в себя следующие реквизиты: Инструкции по ДОУ делятся на типовые, примерные, индивидуальные. Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения. В разделе Документирование определяются: В разделе Организация работы с документами устанавливаются: В приложениях должны быть обязательно помещены: Должностная инструкция может состоять их следующих разделов: В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников а не только права по должности: В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за: К числу общих показателей относятся: Правила как вид организационного документа Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент оформляется на общем бланке организации. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа. По сфере применения правила можно разделить на 1 имеющие общее значение для всех отраслей, правила по технике безопасности; основные правила работы архивов организации , 2 отраслевые, относящиеся только к одной отрасли правила приема в высшие учебные заведения; правила бытового обслуживания населения. Каждого работника, принятого в организацию, касаются Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы:
Нарцисс оригами из бумаги своими руками
Сколько километров от оренбурга до абдулино