Составление и оформление информационно-справочных документов - Бухгалтерский учет и аудит реферат

Главная

Бухгалтерский учет и аудит
Составление и оформление информационно-справочных документов

Виды и функции информационно-справочных документов. Порядок ведения протокола во время заседания, его обязательные реквизиты. Правила оформления объяснительных записок и предъявляемые к ним требования. Классификация актов, составные части их текста.


посмотреть текст работы


скачать работу можно здесь


полная информация о работе


весь список подобных работ


Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ
2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.
В моей работе будут рассмотрены правила составления таких информационно-справочных документов, как акт и объяснительная записка, а так же правила оформления информационно-справочного документа - протокола.
1. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФ ОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ
Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.10.
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:
Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).
О перспективах развития завода. Доклад директора... (фамилия, инициалы).
Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие - таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:
Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»
Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:
СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается.
Старостин Е.В. - краткая запись выступления.
Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.
1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное... до 15.05.2011 г.
1.2 Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
Директору центра «Кадры» Н.И. Иванову
10.04.2010№34 О срыве занятий в группе секретарей-референтов 09.04.2010 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.
Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 12.01.2011№46
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2010 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин
Производственное объединение по добыче железной руды «Крымчермет» шахта «Юзовская»
24.01.2011 №87 О нарушении производственной дисциплины.
11 января 2011 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков. Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.
Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов:
- акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
- приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);
- уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;
- инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 №89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Председатель___________________________________
Члены комиссии: 1. _____________________________
Присутствовали: 1. ______________________________
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
1-й экз. направлен в Минэкономики России.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения.
Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации ___________________________
председатель комитета Н.И. Петров___________________
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 №102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров
Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, правильное составление документов позволит не допустить недостоверности информации и будет способствовать эффективному развитию деятельности предприятия или организации.
В соответствии с поставленными задачами в моей работе были рассмотрены правила составление таких информационно-справочных документов, как акт и объяснительная записка, а так же правила оформления информационно-справочного документа - протокола. Которые так же являются неотъемлемой частью механизма, позволяющего достичь эффективности в функционировании организации.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Унифицированная система информационно-справочной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
Правила заполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке. Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов. Оформление информационно-справочных документов. контрольная работа [27,7 K], добавлен 07.06.2010
Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Первичная обработка документов. Регистрационные формы, их заполнение. Номенклатура дел, порядок работы с ней. курсовая работа [56,5 K], добавлен 05.02.2011
Классификация информационно-справочных документов (письма, докладные и объяснительные записки) и правила их заполнения. Практическое применение знаний делопроизводства на примере составления доверенности, заявления на отпуск, подтверждающей справки. контрольная работа [25,7 K], добавлен 10.07.2010
Акт как документ, составленный группой лиц для подтверждения установленного факта, события, действия. Особенности и разновидности актов. Реквизиты документа, их значение и оформление. Обязательные реквизиты. Требования к бланкам документов. Образцы актов. контрольная работа [30,3 K], добавлен 24.02.2016
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка. контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009
Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97. контрольная работа [17,3 K], добавлен 27.03.2009
Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление. контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу .

© 2000 — 2021



Составление и оформление информационно-справочных документов реферат. Бухгалтерский учет и аудит.
Экологические Проблемы Связанные С Современной Энергетикой Реферат
Реферат По Физкультуре 8 Класс Баскетбол
Воспитание Митрофанушки В Комедии Недоросль Сочинение
Реферат На Тему Этнические Гендерные Стереотипы
Итоговое Сочинение Коронавирус
Реферат по теме Виды внешнеторговых контрактов
Русская Философия Права 19 20 Вв Эссе
Курсовая работа по теме Автоматизация журнала учета документации учебной части отделения архитектуры ГБОУ СПО ПО ПМПК
Отчёт о прохождении практики в Следственном Комитете при прокуратуре
Реферат: Экспериментальные исследования динамики смещений в разломных зонах. Скачать бесплатно и без регистрации
Реферат по теме Життя і науково-педагогічна діяльність Дмитра Івановича Менделеєва
Цифровой Отчет По Производственной Практике Медсестры
Реферат по теме Жизнь и подвиг Александра Матросова
Книга: Введение в психологию Петровского
Реферат по теме Учение о церкви у святых отцов и учителей церкви
Реферат: «История развития математики на Земле»
Веранда После Дождя Картина Сочинение
Готовые Сочинения Егэ 2022 Цыбулько
Реферат: Проблема международно-правового режима регулирования водных ресурсов Нила
Реферат: Партии Великобритании
Предмет и содержание бухгалтерского учета - Бухгалтерский учет и аудит контрольная работа
Система безопасности труда. Понятие чрезвычайных ситуаций - Безопасность жизнедеятельности и охрана труда контрольная работа
Облік та аудит - Бухгалтерский учет и аудит дипломная работа